Definition: Was bedeutet Personalbeschaffung?
Die Personalbeschaffung ist als Teil der Personalplanung der Vorgang, in dem ein auftretender personeller Bedarf im Unternehmen gedeckt wird. Sie startet mit dem gemeldeten Bedarf und endet mit einem unterschriebenen Arbeitsvertrag.
Grob unterteilt wird die Personalbeschaffung in Personalwerbung und Personalauswahl. Zuständig für die Beschaffung von neuem Personal ist zumeist das Recruiting. Dieses arbeitet dabei eng mit den Personen im Unternehmen, die Bedarf gemeldet haben.
Die 4 Schritte im Personalbeschaffungsprozess
Methoden der Personalbeschaffung
Einflussfaktoren auf die Personalbeschaffung
Die 4 Schritte im Personalbeschaffungsprozess
Die Personalbeschaffung lässt sich in 4 Prozessschritte unterteilen. Jeder einzelne Prozessschritt hat eigene Aufgaben, welche sich je nach Unternehmen und je nach Anforderungsprofil unterscheiden.
1. Schritt: Planung
Im Planungsprozess wird die Beschaffung von Personal durch die Führungskraft initiiert, die Bedarf anmeldet. Als Erstes wird dabei das Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle definiert. Im persönlichen Gespräch kann auch in Erfahrung gebracht werden, welche Umstände die Beschaffung notwendig machen und wie dringend die neue Besetzung ist.
Aufgrund der vorliegenden Informationen und Anforderungen wird sich für den passenden Beschaffungsweg entschieden. In vielen Fällen werden von beiden Beschaffungswegen sowohl von der internen als auch von der externen Personalbeschaffung Gebrauch gemacht.
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2. Schritt: Suche
Ist die Planung abgeschlossen, so wird aktiv nach einer neuen Besetzung gesucht. Die Art der Suche unterscheidet sich stark, abhängig von interner oder externer Personalbeschaffung sowie deren verschiedener Beschaffungswege.
Bei allen Suchen und Kontaktaufnahmen wird darauf geachtet, dass die Kandidat:innen eine möglichst hohe Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil haben. Mit dem Bereitstellen einer guten Stellenanzeige können die Kandidat:innen sich bereits mit der Stelle vertraut machen.
3. Schritt: Auswahl
Haben sich passende Kandidat:innen gefunden, so ist der nächste Schritt die Selektierung mit dem Ziel der Neubesetzung. Die Vorauswahl der Bewerber:innen findet meist per Telefon statt und darauffolgende Gespräche vor Ort oder per Videointerview im Beisein der Führungskraft oder der zukünftigen Kolleg:innen. Je nach Unternehmen und Position ist entweder ein Assessment-Center bzw. eAssessment oder eine Probeaufgabe Teil des Auswahlprozesses.
Der Auswahlprozess endet mit der endgültigen Entscheidung für die passende Person.
4. Schritt: Abschluss
Den Abschluss des Personalbeschaffungsprozesses bildet die Vertragsunterzeichnung, die Organisation des Onboardings, die allgemeine Terminplanung für die ersten Arbeitstage.
Methoden der Personalbeschaffung
Für die Beschaffung von Personal gibt es zwei Methoden, in die sich alle folgenden Beschaffungswege zuordnen lassen:
Interne Personalbeschaffung
Die interne Personalbeschaffung ist ein Prozess, der ausschließlich innerhalb des Unternehmens stattfindet. Die Bewerbung kann hierbei entweder von eine:r bestehenden Mitarbeiter:in kommen, welche:r sich für die ausgeschriebene Position begeistert, oder aber über eine Empfehlung, etwa durch die Führungskraft.
Beschaffungswege in der internen Personalbeschaffung
Typische Instrumente der internen Personalbeschaffung sind
- Interne Stellenausschreibung
- Job Enrichment
- Job Enlargement
- Verlängerung der bisherigen Anstellung
- Versetzung
- Beförderung
- Personalentwicklung
- Social Media Recruiting
Was sind die Vorteile interner Personalbeschaffung?
Es gibt viele Vorteile, welche die interne Personalbeschaffung als Maßnahme zur Mitarbeitergewinnung rechtfertigen. Dazu zählen unter anderem:
Geringe Kosten: Besonders die direkten Kosten sind bei der internen Beschaffung deutlich geringer als die einer externen Beschaffung, da es keine Werbekosten braucht. Einzig ein Stellenangebot und dessen interne Ausschreibung sind notwendig.
Vorhandenes Know-how: Während eines Arbeitslebens investieren Firmen sehr viel in Mitarbeiterbindung und Weiterbildung. Diese Aufwendung müssen bei interner Beschaffung nicht neu getätigt werden.
Kurze Einarbeitungszeit: Da sich die Person bereits gut im Unternehmen auskennt, fällt das Onboarding deutlich kürzer aus, was ebenso geringere Kosten bedeutet.
Motivationsschub: Eine interne Rekrutierung bedeutet für die betreffenden Arbeitnehmer:innen in den allermeisten Fällen eine höherwertige Beschäftigung, was sich auch in Dankbarkeit gegenüber dem Unternehmen und einer stärkeren Motivation auszeichnet.
Nachteile der internen Personalbeschaffung
Doppelte Arbeit: In den meisten Fällen entstehen durch die interne Beschaffung höhere indirekte Kosten, da auf eine erste Beschaffung oft eine zweite Beschaffung folgt. Die Person, die die Stelle übernimmt, verlässt wiederum eine andere Position im Unternehmen, die es zu besetzt gilt.
Neid anderer Kolleg:innen: Falls sich mehrere Mitarbeiter:innen einer Abteilung auf die gleiche ausgeschriebene Stelle bewerben, so kann nach interner Zusage und Absagen schnell Neid und Missgunst entstehen, was im schlimmsten Fall eine geringere Motivation oder sogar die Kündigung enttäuschter Kolleg:innen zur Folge hat.
Betriebsrat und interne Personalbeschaffung
Im Sinne der Arbeitnehmer:innen hat bei der internen Personalbeschaffung der Betriebsrat, sofern vorhanden, Mitspracherecht. Dieser bezieht sein Drängen auf § 93 Betriebsverfassungsgesetz – Einzelnorm und dessen Auswahlrichtlinien.
Externe Personalbeschaffung
Die meistgenutzte Art ist die externe Personalbeschaffung, also die Rekrutierung von außerhalb. Als Bewerberquelle dient der Arbeitsmarkt, welcher aufgrund von Fachkräftemangel hart umkämpft ist. Auf den Erfolg der externen Beschaffung haben verschiedene HR-Maßnahmen, wie etwa das Employer Branding, direkten Einfluss. Den größten Einfluss hat aber sicher die Wahl der richtigen Beschaffungswege, die sich je nach Anforderungsprofil unterscheiden.
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Beschaffungswege in der externen Personalbeschaffung
Typische Instrumente der externen Personalbeschaffung sind
- Talentpool
- Karrieremessen
- Personalberatungen
- Active Sourcing
- Programmatic Job Advertising mit dem Jobspreader
- Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit
- Printanzeigen
- Online-Jobbörsen
- Zeitarbeitsfirmen
- Stellenanzeige auf Firmenwebseite
Was sind die Vorteile externer Personalbeschaffung?
Frischer Wind: Neue Mitarbeiter bringen neue Ansätze und Ideen in die jeweilige Abteilung, die aufgrund von Betriebsblindheit nicht gesehen werden.
Große Auswahl: Im Vergleich bietet die externe Personalbeschaffung eine deutlich größere Auswahl an Beschaffungswegen und an Bewerber:innen.
Nachteile der externen Personalbeschaffung
Höhere Beschaffungskosten: Eine externe Personalbeschaffung ist im Vergleich zur internen Lösung deutlich kostenintensiver.
Schlechtes Betriebsklima: Eine externe Neueinstellung kann das Betriebsklima nachhaltig stören, da interne Aufstiegsmöglichkeiten blockiert werden und sich Kolleg:innen somit weniger wertgeschätzt fühlen. Den Frust laden Kolleg:innen auch auf die neue Person im Unternehmen ab.
Höhere Gehaltsvorstellung: Eine externe Besetzung hat in den meisten Fällen eine höhere Gehaltsvorstellung als ein interner Aufstieg.
Einflussfaktoren auf die Personalbeschaffung
Auch die Personalbeschaffung wandelt sich über die Zeit. Dabei spielen folgende Faktoren eine entscheidende Rolle:
Digitalisierung
Die Digitalisierung hat in der Personalbeschaffung keinen Stein auf dem anderen gelassen. Inzwischen wird der gesamte Prozess mit spezieller Software für die Personalbeschaffung digital organisiert. Die Erstellung des Anforderungsprofils geschieht rein digital und lässt sich dadurch in einem Zug direkt in das digitale Stellenangebot einfügen.
Weiter sind die Beschaffungswege fast ausschließlich digitaler Natur – einzig bei wenigen Zielgruppen wie etwa dem Handwerk ist das Inserieren des Stellenangebots in gedruckten Zeitungen noch gängig. Und natürlich ist auch das Interview heutzutage in vielen Fällen digital, was aufgrund von Corona und dem Trend zu Remote Work nochmal mehr an Beliebtheit gewonnen hat.
Die Digitalisierung birgt bei Mitarbeiter:innen, die nicht digital-affin sind, mehr Nach- als Vorteile, da diese sich schnell abgehängt fühlen. Abhilfe schaffen Fortbildungen für die digitale Personalbeschaffung.
Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel ist für Personalabteilungen Fluch und Segen zugleich. Einerseits beweist der War for Talents nochmal mehr, wie wichtig die Personalplanung in Unternehmen ist und welche entscheidende Rolle diese am Erfolg einnimmt. Andererseits erschwert der Fachkräftemangel die Arbeit zunehmend, da der Markt für bestimmtes Fachpersonal leergefegt scheint und sich Erfolge in der Beschaffung nur schwer erreichen lassen.
Zuwanderung
Durch die Zunahme an Immigration in Deutschland wird der zuvor genannte Fachkräftemangel zumindest verlangsamt. Gleichzeitig bringt die Zuwanderung eine Herausforderung für die Personalbeschaffung, da viele Einwander:innen kein oder nur gebrochenes Deutsch sprechen. Fremdsprachenkenntnisse sind daher mehr und mehr von Vorteil für Recruiter:innen.
