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Die Kunst des erfolgreichen Onboardings: Die Bedeutung und Phasen der Mitarbeiterintegration

Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, atmen die meisten Unternehmen erst einmal auf. Bei vielen kommt danach lange nichts, dabei ist die Candidate Journey an diesem Punkt noch nicht vorbei. Es folgt der Onboarding-Prozess und die Bindung ans Unternehmen, was beides vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger wird.

Definition & Bedeutung von Onboarding

Die Phasen im Onboarding-Prozess

          Preboarding-Phase

          Orientierungs- & Einarbeitungsphase

          Integrationsphase

4 Tipps zum Onboarding

Onboarding vs. Offboarding

Good Practice: Onboarding bei der Wollmilchsau

Unser Fazit zum Onboarding-Prozess

Definition und Bedeutung von effektivem Onboarding

Ja, ja, früher haben wir es einfach „Einarbeitung“ genannt. Unter Onboarding fällt jedoch mittlerweile mehr, als das deutsche Wort „Einarbeitung“ abdecken würde.

Der Begriff Onboarding bezieht sich auf den Prozess, mit dem neue Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen eingeführt und auf ihre neue Rolle vorbereitet werden. Der Onboarding-Prozess beginnt im besten Fall noch vor dem ersten Arbeitstag und umfasst nicht nur die fachlichen Bereiche, sondern ebenso die Kultur und die Werte.

In vielen Unternehmen läuft das Onboarding so nebenbei. Quasi „Learning by doing“. Ziel sollte es allerdings sein, dafür zu sorgen, dass sich neue Mitarbeiter:innen in den ersten Tagen und Wochen nicht verloren oder alleingelassen fühlen. Vor allem in Zeiten von Remote-Arbeit. Diese Bindung sollte sogar schon nach der Vertragsunterzeichnung und vor dem ersten Arbeitstag gestärkt werden: Regelmäßiger Kontakt, Bereitstellung von Ansprechpartner:innen für Rückfragen oder eventuell bereits ein Willkommensschreiben und ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag können ein positives Verhältnis bereits vorweg aufbauen.

Ein strukturierter und effektiver Onboarding-Prozess trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter:innen schneller in ihrem neuen Job zurechtfinden, sich aber gleichzeitig auch mit der Unternehmenskultur und den Werten des Unternehmens vertraut machen und sich schneller in das Team integrieren können. Hierbei unterscheidet man zwischen drei Ebenen des Onboardings:

1. Fachliche Integration: Es geht darum, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen mit ihrem neuen Arbeitsbereich vertraut machen.

2. Soziale Integration: Dies umfasst alle sozialen Kontakte innerhalb des Unternehmens. Von den direkten Kolleg:innen bis hin zum Vorgesetzten.

3. Werteorientierte Integration: Bezieht sich auf die Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie, damit die neuen Kolleg:innen wissen, was das Unternehmen eigentlich vorhat und wie es arbeitet.

Fühlen sich neue Kolleg:innen direkt abgeholt, erhöht das die Mitarbeiterbindung und reduziert die Fluktuationsrate.
Als Unternehmen ist es natürlich auch wichtig, dass ein guter Onboarding-Prozess dazu beiträgt, die Produktivität der neuen Mitarbeiter:innen zu steigern, damit sie schneller in der Lage sind, ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen und effektiver zu arbeiten.

Um von einem guten Onboarding-Prozess zu profitieren, sollte das Unternehmen sicherstellen, dass neue Kolleg:innen von Anfang an eine klare Vorstellung von ihrer Rolle und den Erwartungen an sie haben. Hierzu gehört natürlich auch die Unternehmenskultur sowie die Werte. Dafür ist ein frühzeitiger Kontakt zu den Kolleg:innen besonders wichtig: Ohne Kontakt keine Integration!

Die verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses

Onboarding Prozess Beispiel: Software einrichten

Preboarding-Phase:

Diese Phase beginnt, sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist und endet am ersten Arbeitstag. In dieser Vorarbeitsphase erhalten neue Mitarbeiter:innen Unterlagen und Informationen, die er oder sie vor dem ersten Arbeitstag benötigt. Dazu zählen der Arbeitsvertrag, Formulare für die Sozialversicherungen, Informationen rund ums Unternehmen, die Kultur und Struktur. Dazu können eventuell auch schon Einladungen zu Schulungen oder Veranstaltungen gehören.

Nach Vertragsunterzeichnung können die direkten Teammitglieder auch schon vorm ersten Arbeitstag Kontakt aufnehmen. Eine Kontaktanfrage bei LinkedIn oder XING mit einem netten Willkommensgruß ist eine super Möglichkeit, um zu zeigen, dass das Team sich auf die neuen Kolleg:innen freut und bereits jetzt für Fragen oder Smalltalk offen sind.

Orientierungs- und Einarbeitungsphase:

Am ersten Arbeitstag startet die Einarbeitungsphase und es erfolgt im besten Fall eine Einführung in das Unternehmen und die gesamte Arbeitsumgebung. Aufgabe des Arbeitgebers ist es, den neuen Kolleg:innen den Einstieg in den Job so einfach wie möglich zu machen. Dazu gehört, dass Verantwortliche den neuen Mitarbeitenden eine erste Orientierung geben und alle wichtigen Infos zur Verfügung stellen.
Bei Remote-Arbeitsplätzen beinhaltet dieser Abschnitt natürlich viel technische Einarbeitung – wir wissen alle, wie zickig Rechner sein können.

Neue Mitarbeiter:innen werden begrüßt und mit den Arbeitsabläufen und -prozessen vertraut gemacht. Es ist wichtig, bereits an dieser Stelle die Aufgaben und Ziele klar zu kommunizieren. Im besten Fall werden die kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ziele ausformuliert, damit neue Kolleg:innen ihren Weg im Unternehmen besser verstehen und anschließend ohne Stützräder gehen können.

Integrationsphase:

Wie der Name schon sagt, liegt in dieser Phase der Schwerpunkt darauf, die neuen Kolleg:innen in das Team zu integrieren. Egal ob Teammeetings, kurzer Kaffeeklatsch, Monitoring-Programme oder Buddy-Systeme: Einarbeitungstermine und auch Fortbildungsprogramme sind sinnvoll, damit neue Kolleg:innen sich wohlfühlen und schneller eigenständig an Projekten mitarbeiten können.

Zu Beginn der Reise im Unternehmen ist Feedback ganz besonders wichtig und trägt zur Integration bei. Mitarbeiter:innen fühlen sich dadurch gesehen und die Entwicklung und Fortschritte können besser nachvollzogen werden. Die Ziele und Erwartungen der Mitarbeiter:innen können besprochen werden und vielleicht sogar mit denen anfänglichen Zielen verglichen werden. Normalerweise dauert die Phase ungefähr bis zu sechs Monate nach Einstellung.

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4 Tipps zum Onboarding abseits der Hygiene-Faktoren

Einen groben Onboarding-Rahmen gibt es in vielen Unternehmen. Vor allem weil die meisten Firmen es sehr eilig haben, neue Mitarbeiter:innen so schnell wie möglich im Einsatz zu sehen. Dabei geht es bei einem guten Onboarding um viel mehr als um Arbeitsfortschritt. Es geht darum, die Bindung von Anfang an zu stärken und dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter:innen sich wohlfühlen und gerne zur Arbeit kommen – und das am besten über einen längeren Zeitraum hinweg.

Neue Lebensabschnitte wie der erste Tag im neuen Büro sind oft aufregend und können sehr prägend sein. Die Anspannung ist groß und je mehr einem diese Anspannung genommen wird, desto dankbarer ist man. Aus diesem Grund möchten wir noch ein paar Tipps mitgeben, die wir persönlich als sehr wichtig empfinden.

1. Persönlichkeit und Authentizität: Bitte nutzt kein Copy-and-paste oder einen schnell zusammengeflickten Einarbeitungsplan vom Vorgänger. Macht den Onboarding-Prozess so persönlich und individuell wie möglich! Nennt immer den Namen, geht explizit auf die Position ein und teilt im direkten Austausch Erfahrungen, fragt nach und seid kommunikativ. Ein freundliches und passendes Willkommensgeschenk kann ebenfalls eine gute Idee sein.

2. Die Bedeutung des Prozesses verstehen und ernst nehmen: Das Onboarding wird von vielen Unternehmen nicht ernst genommen oder abgetan. Im schlimmsten Fall wird nicht einmal darüber nachgedacht. Das ist ein großer Fehler, denn wer nicht zufrieden ist, geht auch schnell wieder. Das Unternehmen oder das Team sollte sich allerdings gut vorbereiten, um den neuen Mitarbeitenden am ersten Tag einen angenehmen Start zu ermöglichen. Klärt direkt vor Start die wichtigsten organisatorischen Punkte und sorgt dafür, dass notwendiger Papierkram bereits am ersten Tag erledigt ist.

3. Anerkennung und Belohnung: Durch die eben genannten Faktoren werden sich neue Mitarbeiter:innen gesehen fühlen. Aber Kleinigkeiten, wie eine persönliche Vorstellung im Intranet oder im Teams-Channel, können zusätzlich dafür sorgen, dass neue Kolleg:innen das Gefühl von Anerkennung bekommen.

4. Kommunikation: Der Wert von Kommunikation zieht sich wie ein roter Faden durch die gesamte Candidate Journey. Sie startet nach der Bewerbung und endet… Naja. Eigentlich im besten Fall nie. Bei Onboarding ist es vor allem wichtig, immer erreichbar zu sein. Egal, ob im Teams-Meeting oder einem Offline-Kaffeeklatscht: Mach deutlich, dass du ansprechbar bist und zur Klärung von eventuellen Fragen immer zur Verfügung stehst. Um den Prozess noch weiter auszubauen und zu verbessern, fragt doch auch gerne einfach mal bei kürzlich eingestellten Mitarbeiter:innen nach, wie sie das Onboarding empfunden haben und ob es nicht eventuell Verbesserungsvorschläge gibt. Hier sollte auch offen mit Kritik und Fehlern umgegangen werden, um sich zu verbessern.

Onboarding vs. Offboarding

Vielleicht ist dir auch schon mal der Begriff „Offboarding“ über den Weg gelaufen. Offboarding bezeichnet den Prozess, der in Gang kommt, wenn Mitarbeiter:innen ein Unternehmen verlassen, egal aus welchem Grund. Ein strukturiertes Offboarding kann dabei helfen, den Übergang für ausscheidende Kolleg:innen und das Unternehmen reibungslos zu gestalten und mögliche negative Gefühle und Auswirkungen zu minimieren.

Ein schlecht durchgeführtes Offboarding kann durchaus negative Auswirkungen auf das Image des Unternehmens haben. Außerdem wäre es doch schade, wenn ausgerechnet an diesem Punkt die Mitarbeiterbindung endet. Auch wenn es den einen oder anderen weiterzieht, heißt das noch lange nicht, dass es böses Blut geben muss. Möglicherweise führt es bei einem guten Offboarding und einem netten Abschied dazu, dass der- oder diejenige zu einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal ins Unternehmen zurückkehrt.

Auch die Sicherstellung von Unternehmensinformationen ist in vielen Firmen nicht gerade unwichtig. Hinzu kommt, dass ein strukturierter Offboarding-Prozess helfen kann, das Wissen und die Erfahrungen ausscheidender Mitarbeiter:innen auf die verbleibenden Kolleg:innen zu übertragen und Wissenslücken zu minimieren.

Achtung! Hierbei bitte nicht voraussetzen, dass ausscheidende Mitarbeiter:innen auch noch nach Ablauf des Arbeitsvertrages mit Rat und Tat zur Seite stehen und eventuell aufkommende Fragen beantworten. Leider selber erlebt.

Good Practice Onboarding-Prozess: Einblicke in die Wollmilchsau

Ja, wir wissen es… Eigenlob stinkt. Aber man kennt seinen eigenen Onboarding-Prozess einfach am besten und wir können guten Gewissens sagen, dass wir viel Liebe, Zeit und Gedanken in diesen Prozess gesteckt haben. Dabei ist, wie wir finden, ein Onboarding-Plan entstanden, der vielleicht noch nicht perfekt ist, aber unseren neuen Wollmilchsäuen einen sehr guten und erfolgreichen Start ermöglicht.

Unser Beispiel für ein gelungenes Preboarding

Wie bereits im Artikel erläutert, ist der erste wichtige Schritt die Bereitstellung von einem Arbeitsplatz, Material und den benötigten Zugängen. Wir senden unseren neuen Kolleg:innen die notwendige Hard- und Software zusammen mit einem kleinen Willkommenspaket zu und zeigen im nächsten Schritt, welche Tools und Zugänge von nun an nötig sein werden:

Onboarding Prozess Beispiel: Software einrichten

Um den Überblick zu behalten, kann eine Checkliste oder ähnliches sinnvoll sein. So weiß die neue Mitarbeiter:in immer, was bereits erledigt wurde und wie weit im Prozess er oder sie mittlerweile ist.

Onboarding-Prozess Beispiel: Zugänge

Die soziale & werteorientiere Integration

Soziale Integration und Werteorientierte Integration lassen sich natürlich nicht in einem kurzen Briefing abdecken. Aber eine Einführung und Auflistung wie unsere ist ein guter Start und kann dabei helfen, der neuen Wollmilchsau die ersten Fragen zu beantworten und zu vermitteln, dass Kommunikation jederzeit erwünscht ist.

Onboarding Prozess Beispiel: Wichtige Infos

Last but not least: Die fachliche Integration.

Hier erklären wir noch einmal genau, welche Aufgaben zu der jeweiligen Position gehören und was alles in den ersten paar Tagen so passiert.

Onboarding-Prozess Beispiel: Fachliche Integration

Auch der persönliche Fahrplan für das nächste halbe Jahr wir hier genauer erläutert: Welche Erwartungen sind an diese Stelle geknüpft und wie bauen sich die ganz persönlichen Verantwortungen nach und nach auf? Vor allem die Unterteilung nach Wochen und Monaten haben mir persönlich bei meinem damaligen Einstieg sehr geholfen. Wenn man als Neueinsteigerin weiß, was wann und wie und warum von einem erwartet wird, kann man wesentlich sicherer starten und selber besser einschätzen, wie gut man sich in dieser Position entwickelt.

Onboarding-Prozess Beispiel: Erwartungen

Unser Fazit zum Onboarding-Prozess

Onboarding ist ein sehr individueller Prozess. Nicht nur für die jeweiligen Neuankömmlinge, sondern auch für jedes Unternehmen. Egal ob Tonalität, Aufbau, Inhalte – jede Firma muss hier ihren Weg finden, die neuen Kolleg:innen bestmöglich mit ins Boot zu holen. Das ist wichtig, um schnell und sicher gemeinsam lossegeln zu können. Das Allerwichtigste ist hierbei allerdings: Fangt an, den Onboarding-Prozess ernst zu nehmen. Jeder Onboarding-Prozess ist besser als kein Onboarding-Prozess und auch wenn er am Anfang noch nicht perfekt ist: Besser kann er immer noch werden.

Um nichts dem Zufall zu überlassen, haben wir Dir zusätzlich eine Checkliste erstellt, mit der Du dein Onboarding Schritt für Schritt planen kannst. Hier geht’s zum kostenlosen Download:

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