Recruiting-Benchmark-Studie: Kennzahlen und Organisationstrukturen in HR

Ihr habt euch auch schon immer gefragt, wie andere Unternehmen im Recruiting aufgestellt sind? Mit welchen Strukturen und Kennzahlen die Anderen arbeiten? Wir uns auch! Deswegen haben wir das Recruiting in Deutschland etwas genauer unter die Lupe genommen und mit der Studie eine Recruiting Benchmark geschaffen, damit ihr wisst, wie ihr euer Recruiting optimieren könnt.

Um eine repräsentative Basis dafür zu ermitteln, haben die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK), die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) und wir, die Wollmilchsau GmbH, von Juni bis August 2022 eine Befragung mit 1.373 Teilnehmenden aus dem HR-Management durchgeführt.

RECRUITING-STRUKTUREN-BENCHMARK-STUDIE 2022
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Recruiting Benchmark Studie 2022: Die wichtigsten Erkenntnisse

Der deutsche Arbeitsmarkt hat sich von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt und das Rekordausschreibungsvolumen von 2019 wurde schon im laufenden Jahr 2022 übertroffen. Für Unternehmen wird es von Jahr zu Jahr in jeglichen Fachbereichen immer schwieriger, geeignetes (Fach-)Personal zu finden.

Nicht selten sind es bestehende Recruitingstrukturen und Personalkapazitäten, die eine professionelle Anpassung an die neue Situation verhindern. Um zu verstehen, was da gerade im eigenen Recruiting passiert, benötigt es sinnvolle Strukturen, Recruiting-Kennzahlen und Benchmarks.Im Mittelpunkt unserer Analyse stehen daher die Organisation und Struktur, die Recruiting-Prozesse, die Hiring-Cluster und -volumina, Recruiting-Methoden, Personalschlüssel sowie angewandte HR-Metrics zur Steuerung des Recruitings. Dabei wurden auch die Unternehmensgrößen der Befragten berücksichtigt.

Die Ergebnisse unserer Recruiting-Benchmark-Studie erlauben einen umfassenden Blick auf die gegenwärtige Recruitingpraxis in deutschen Unternehmen und können dabei helfen, das eigene Recruiting besser zu verorten und zu bewerten. In diesem Artikel möchten wir Dir einen kleinen Einblick in unsere Ergebnisse geben. Die komplette Studie steht hier zum kostenlosen Download für Dich bereit.

Organisationsstrukturen in deutschen HR-Abteilungen?

Recruiting-Methoden und -Kennzahlen in Unternehmen

Wie lässt sich Dein Recruiting optimieren?

Organisationsstrukturen in deutschen HR-Abteilungen

Die Befragung zeigte, dass ein Großteil (61 Prozent) der teilnehmenden Unternehmen mit einer eigenen Recruiting-Organisation arbeiten. 47 Prozent arbeiten in ihrem Recruiting mit einem HR-Generalisten wie dem Personalreferenten oder einem HR-Business-Partner. Outsourcing ist bei den allerwenigsten Firmen eine Alternative, außer bei einzelnen sehr schwer zu besetzenden Berufsgruppen wie den IT-Fachkräften. Von den Teilnehmer:innen wollten wir außerdem wissen, nach welchem HR-Organisationsmodell das Recruiting im Allgemeinen in ihrem Unternehmen organisiert ist. Hierfür haben wir drei mögliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung gestellt:

– das Personalreferentenmodell
– das HR-3-Säulen-Modell
– eine Mischform

Beim Personalreferentenmodell ist der Personalreferent generalistischer Ansprechpartner für die Fachabteilung in allen Personalfragen. Das 3-Säulen-Modell ist ebenfalls eine weit verbreitete Organisationslösung für Personalbereiche. Dabei wird zwischen Shared Service Centern (Einheiten für administrative HR-Prozesse), den HR Business Partnern (Beratung der Kunden der Personalbereiche) und den Centern of Expertise (Einheiten mit Experten v.a. für komplexe und strategische HR-Projekte) differenziert.

Je höher die Mitarbeiterzahl, desto höher die Verbreitung des HR-3-Säulen-Modells

Schaut man sich die HR-Organisationsmodelle genauer an, stellt man fest, dass mit steigender Mitarbeiterzahl die Verbreitung des Personalreferentenmodells abnimmt, während die Verbreitung des HR-3-Säulen-Modells steigt. Bei einer Mitarbeiteranzahl zwischen 50 und 249 arbeiten beispielsweise 39 Prozent mit dem Personalreferentenmodell, während es bei 5.000 bis 9.999 Mitarbeiter:innen nur noch 23 Prozent sind. Das HR-3-Säulen-Modell steigt von 16 Prozent bei einer Unternehmensgröße zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden auf 39 Prozent in den betrachteten Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl zwischen 5.000 und 9.999.

Organisationsstruktur in HR Unternehmen

Die Nutzung der Mischform schwankt unabhängig von der Mitarbeiterzahl zwischen 34 und 46 Prozent. Ebenfalls auffällig ist, dass bei der Organisationslösung des 3-Säulen-Modells Recruiter:innen am stärksten beansprucht werden: Sie betreuen mehr Stellen gleichzeitig, vor allem aber mehr im ganzen Jahr. Die genauen Zahlen kannst du der Studie auf Seite 14 entnehmen.

Recruiting-Methoden und -Kennzahlen in Unternehmen

Die Frage nach den besten Recruiting-Methoden treibt jedes Unternehmen um. Wir haben uns gefragt, welche von den Unternehmen tatsächlich regelmäßig genutzt werden. Klarer Gewinner ist immer noch die klassische Jobbörse mit 97 Prozent, dicht gefolgt von Mitarbeiter-Empfehlungsprogrammen und der Direktvermittlung, auch Active Sourcing ist weiterhin sehr beliebt. Hierbei ist es egal, ob nach Fachkräften oder Spezialist:innen gesucht wird: Für viele gilt immer noch das Gießkannenprinzip.

Die Personalschlüssel für Personalmarketing und Employer Branding legen allerdings nahe, dass die methodische Einfalt häufig auch fehlenden Kapazitäten geschuldet ist. „Unterbewertet“ sind vor allem Performance Marketing in Websuchmaschinen und Programmatic Job Advertising. Wenn Ihr dazu mehr erfahren wollt, bucht Euch gerne eine Demo bei uns 😊.

Recruiting Methoden Benchmark Struktur Studie

Noch interessanter ist der Blick in die Befragung rund um Recruiting-Metrics. Hier hat uns interessiert, welche Recruiting-KPI bereits erhoben und genutzt werden und welche gewünscht sind. Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Channel Effectiveness (hinsichtlich der Zahl der Bewerbungen) zählen zu den beliebtesten KPI im Recruiting. Wirklich erhoben werden sie allerdings bisher weitaus seltener. Während zum Beispiel 67 Prozent der Befragten den Cost-per-Hire gerne nutzen würden, wird er nur von 47 Prozent tatsächlich regelmäßig zur Recruitingsteuerung genutzt.

Die Zeit bis zur Einstellung ist die einzige Kennzahl, bei der Nutzung und Wunsch nahezu deckungsgleich sind. Bei den restlichen KPIs klaffen zwischen Wunsch und der wirklichen Nutzung große Lücken.

Wie lässt sich Dein Recruiting optimieren?

In vielen Bereichen bekommst du als Recruiter:in oder Personaler:in berufliche Einblicke auf Fachkonferenzen, in Webinaren, im persönlichen Gespräch mit Kolleg:innen oder im LinkedIn-Feed. Nackte Zahlen, die die Strukturen in anderen Unternehmen aufdecken, haben bisher allerdings gefehlt. Doch um den eigenen Talent Acquisition Prozess optimieren zu können, ist es hilfreich, das Recruiting anderer Unternehmen zu kennen.

Viele Fragen, die im Recruitingprozess entstehen, lassen sich schnell und einfach beantworten, wenn es Vergleichszahlen gibt. Mit den Ergebnissen dieser Studie möchten wir zur Professionalisierung des Recruiting Prozesses in Unternehmen beitragen und Grundlagen schaffen, mit denen bessere Organisationsentwicklungen möglich sind. Die gesamte Studie mit allen Ergebnissen gibt es hier zum kostenlosen Download.

RECRUITING-STRUKTUREN-BENCHMARK-STUDIE 2022
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