Offboarding / Exit Management

Definition: Was ist Offboarding?

Offboarding ist das Gegenteil von Onboarding, also das erfolgreiche und koordinierte Ausscheiden von Mitarbeiter:innen aus einem Unternehmen.

Erfolgreich praktiziert wird das Exit Management seit jeher bei Universitäten, welche auch noch lange nach Studienende den Kontakt mit Alumni pflegen und das Fachwissen noch weiter nutzen, etwa in Gastvorlesungen.

Zu einem professionellen Exit Management in Unternehmen gehört mehr als nur ein Laufzettel – das Ziel ist ein würdevoller Abschied und eine gute Erinnerung an den ehemaligen Arbeitgeber. Ähnlich wie der Ouzo beim Besuch des Griechen um die Ecke bleibt das Offboarding ein gutes Andenken und beeinflusst die gesamte gemeinsame Laufbahn.

Bei Firmen hat das Onboarding zwar über die Jahre stark an Beachtung gewonnen, das Offboarding wird aber weiterhin stiefmütterlich behandelt und scheidende Mitarbeiter:innen ihrem Schicksal selbst überlassen. Dabei hat das Exit Management viele direkte und indirekte Vorteile für Unternehmen, welche eine Investition wert sind.

1. Vorteile des Offboardings

2. Wer ist für Offboarding verantwortlich?

3. Prozessschritte im Offboarding

4. Offboarding Checkliste für Personaler

5. Hürden und Herausforderungen im Offboarding

Vorteile des Offboardings

Das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen geschieht nicht lautlos und dauert oft mehrere Monate. Daher bringt ein Exit Management nicht nur Vorteile für betroffene Mitarbeiter:innen, sondern auch für die aktiven Kolleg:innen und schlussfolgernd für das gesamte Unternehmen. Erwähnenswerte Vorteile sind:

  • Ehrliches Feedback, wie sich das Unternehmen verbessern kann um die Fluktuationsrate zu verringern und interne Missstände zu beheben.
  • Angenehme Zeit der Kündigungsfrist, was sich auch auf Kolleg:innen im Team positiv auswirkt.
  • Gute Erinnerung an den Ex-Arbeitgeber und somit auch die Verbreitung eines positiven Images an zukünftige Mitarbeiter:innen sowie einer positiven Bewertung auf Arbeitgeberbewertungsplattformen. Im besten Fall sogar eine nochmalige Einstellung zu einem späteren Zeitpunkt. Zusammengefasst stärkt das Exit Management das Employer Branding.
  • Professionelle Übergabe aller Verantwortlichkeiten plus Wissenstransfer.
  • IT Sicherheit wird gewährleistet, besonders falls Mitarbeiter:innen zu einem konkurrierenden Unternehmen wechseln.

Wer ist für Offboarding verantwortlich?

Für das Offboarding ist in erster Linie die Personalabteilung verantwortlich. In großen Unternehmen macht es Sinn, dass sich eine Person ausschließlich mit dem Exit Management beschäftigt. Die Verantwortlichkeit beinhaltet auch die Absprache und Koordination mit anderen Abteilungen wie etwa der direkten Führungskraft, der IT und Verwaltung.

Wichtig ist ein strukturierter Prozess ausgehend von der Personalabteilung, welcher ab dem Tag der Kündigung greift und erst nach dem letzten Tag der Arbeitnehmer:innen endet. Der Prozess muss einmalig definiert werden und kann im nachhinein agil angepasst werden.

Prozessschritte im Offboarding

Schritt 1: Am ersten Tag müssen die Termine an die scheidenden Mitarbeiter:innen geschickt werden. Die Anzahl der Termine und zeitliche Koordination hängt ab von der Position sowie der Dauer der Kündigungsfrist im Unternehmen.

Schritt 2: In einem persönlichen Gespräch mit den Mitarbeiter:innen wird über die Gründe des Ausscheidens gesprochen, Feedback eingeholt, offene Fragen beantwortet und die Mitarbeiter:innen über die nächsten Schritte des Offboardings in Kenntnis gesetzt.

Schritt 3: Die Mitarbeiter:innen erhalten eine digitale Liste mit Stationen, welche innerhalb der verbleibenden Zeit abgearbeitet werden müssen. Dazu gehört u.a. die Rückgabe aller Arbeitsmaterialen und Zugangsschlüssel.

Schritt 4: In einem Gespräch zwischen Führungskraft und Personalmanagement werden Dinge besprochen, welche sich aus dem Feedbackgespräch mit den scheidenden Mitarbeiter:innen ergeben haben sowie das weitere Vorgehen, auch im Hinblick auf eine Nachbesetzung. Es ist wichtig die Führungskraft zu sensibilisieren und eine würdevolle Verabschiedung einzuleiten.

Schritt 5: Nach der Vollendung aller notwendigen Schritte seitens der scheidenden Mitarbeiter:innen und kurz vor dem letzten offiziellen Arbeitstag wird noch einmal das Gespräch gesucht, Feedback zum Offboarding eingeholt, das Arbeitszeugnis überreicht und im besten Fall den Mitarbeiter:innen gedankt und ein Abschiedsgeschenk mitgegeben.

Schritt 6: Nach dem Ausscheiden der Mitarbeiter:innen wird kontrolliert, ob alle Prozessschritte beachtet wurden.

Schritt 7: In regelmäßigen Abständen wird mit den ehemaligen Kolleg:innen kommuniziert und dieser über Neuigkeiten des Unternehmens und passende offene Stellenangebote informiert sofern gewünscht. Dies lässt sich an einfachsten mit einem Trigger-Newsletter realisieren.

Offboarding Checkliste für Personaler

Folgende Checkliste hilft bei der Erstellung einer Offboarding-Strategie:

✅   Gespräch mit Mitarbeiter:in – Feedback einholen, Offboarding vorbereiten und Mitarbeiter:in in Kenntnis setzen

✅   Digitale Liste (Laufzettel) an Mitarbeiter:in – Online-Checkliste an Mitarbeiter:in durchgeben mit Stationen wie Rückgabe der Arbeitsmittel und Schlüssel

✅   Übergabe koordinieren – Wie wird das Fachwissen weitergegeben und eine neue Person angelernt?

✅   Gespräch mit Führungskraft – Feedback einholen und weitergeben, Neueinstellung planen, Exit Management vorbereiten, sensibilisieren

✅   IT und Verwaltung informieren – Andere betroffene Abteilungen über das Ausscheiden rechtzeitig in Kenntnis setzen

✅   Arbeitszeugnis erstellen – Arbeitszeugnis selbst erstellen oder Erstellung koordinieren

✅   Abschlussgespräch mit Mitarbeiter:in – Feedback zu Offboarding einholen, Arbeitszeugnis und Abschiedsgeschenk überreichen

✅   Kontakt mit Mitarbeiter:in nach Austritt beibehalten – Sicherstellen, dass auch weiterhin Kontakt besteht, etwa durch Catch-Up E-Mails oder Trigger-Newsletter

✅   Offboarding-Prozess final prüfen – Sind alle Schritte erledigt? Ist die Person nicht mehr zu finden (auf Website, im System)? Braucht der Offboarding-Prozess eine Anpassung?

Für unsere treuen Leser gibt es die Offboarding Checkliste als Download und zum ausdrucken.

Hürden und Herausforderungen im Offboarding

Trotz vieler Vorteile gibt es auch Hürden bei der Erstellung einer Offboarding Strategie.

Der Datenschutz ist ein wichtiges und sensibles Thema, weshalb bei der Vorbereitung auch die IT und Datenschutzverantwortliche einbezogen werden müssen. Es gilt zu definieren, welche Daten der ehemaligen Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben dürfen und ab wann man den scheidenden Mitarbeiter:innen den Zugriff auf interne Dokumente einschränken soll.

Des weiteren muss die Vorstellung des firmeninternen Exit Managements definiert werden. Für manche Verantwortliche genügt rein der standardisierte Prozess des Ausscheidens während andere selbst die Unterstützung der Ex-Mitarbeiter:innen bei der kommenden Jobsuche (Outplacement) anbieten.

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