Personalplanung

Was ist Personalplanung?

Unter der Personalplanung versteht man eine kurz, -mittel und langfristige Vorausplanung für das Personalmanagement. Dazu zählt die frühzeitige Erkennung von Notwendigkeiten und Problemen im Personalwesen, damit es möglich ist, die quantitativen und qualitativen Unternehmensziele zu erreichen. Diese Ziele können durch die Einleitung entsprechender Maßnahmen, wie zum Beispiel durch die Beschaffung von Personal, Mitarbeiterentwicklung oder der Personalfreisetzung, erreicht werden.

Personalplanung Aufgaben und Teilbereiche

Damit die Personalplanung funktioniert, sind die Aufgaben in verschiedene Teilbereiche aufgeteilt, dessen Funktionen wir Dir in folgender Übersicht erklären:

    • Personalbestandsplanung: Der aktuelle Personalbestand eines Unternehmens wird ermittelt. Mögliche Zu- und Abgänge vom Humankapital werden berücksichtigt und es werden Prognosen zum erwarteten Personalbestand erstellt. Die Personalbestandsplanung dient als Grundlage für die Personalbedarfsplanung.

 

    • Personalbedarfsplanung: Anhand des aktuellen Personalbestands wird der Bedarf an Personal nach zukünftigen Bedürfnissen geplant. Dabei wird je nach dem, ob es einen Mangel oder Überfluss an Arbeitskräften gibt, der Bedarf abgeleitet. Die daraus resultierenden Maßnahmen werden an andere Teilbereiche, z.B. Personalbeschaffung oder Personalentwicklung, weiter verteilt.

 

    • Personalbeschaffung: Dieser Aufgabenbereich konzentriert sich auf die Beschaffung von Humankapital. Unterschieden wird zwischen externem Recruiting und interner Personalbeschaffung, wobei die interne Vermittlung kostengünstiger ist. Der aktuelle Bedarf soll gedeckt und vorausblickend nach qualifizierten Fachkräften gesourct werden.

 

    • Personaleinsatzplanung: Die Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter nach Hierarchie und Qualifikation den passenden Stellen zugewiesen werden.

 

    • Personalentwicklung: Hier steht die Förderung der Qualifikation der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Demnach wird der Bedarf an Fort- und Weiterbildungen ermittelt und eingeschätzt, inwiefern diese die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens steigern können.

 

    • Personalfreisetzung: Die Personalfreisetzung ist für den Abbau des Personalüberhangs zuständig. Um überschüssige Kosten zu vermeiden, müssen ungenutzte Stunden von Arbeitskräften reduziert werden oder Personal ggf. entlassen werden.

 

  • Personalkostenplanung: In diesem Teilbereich kommen alle Kosten, die für die Maßnahmen der Personalplanung anfallen, zusammen. Ein guter Kostenplan sorgt dafür, dass weder zu teures noch zu günstiges, und dementsprechend weniger geeignetes, Personal ausgewählt wird. Das trägt zu einer effizienteren Personalplanung bei.

↣ Hier die Übersicht als Tabelle herunterladen.

Ziele der Personalplanung

Das übergeordnete Ziel ist es, das richtige und entsprechend qualifizierte Personal zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle einzusetzen. Außerdem soll die Personalplanung helfen, die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Zu diesen gehören unter anderem die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sowie die Effizienz und Produktivität des Unternehmens. Die Ziele können erreicht werden, indem der Ist-Zustand von der Personalabteilung erfasst wird und zum Soll-Zustand optimiert wird.

Hierbei spielen Leistungssteigerung und Innovationsfähigkeit der jeweiligen Fachkräfte eine große Rolle. Die Nebenziele entwickeln sich nach dem Bedarf der jeweiligen Fachabteilung und werden in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleiter:innen, Personalleiter:innen sowie der Unternehmensleitung entwickelt.

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Warum ist eine gute strategische Personalplanung erforderlich, um die Unternehmensziele zu erreichen?

Die Folgen einer mangelhaften Personalplanung können kostenintensiv und fatal für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens sein. Wenn etwa der Personalbedarf nicht korrekt geplant wurde, kann dies zu Personalüberschüssen oder -engpässen führen. Bei einem Überhang wirkt sich dies auf die finanziellen Ressourcen aus und eine Personalfreisetzung muss eingeleitet werden. So entstehen wiederum negativen Folgen, wie etwa Auswirkungen auf das Image des Unternehmens oder negative Entwicklungen innerhalb der Unternehmenskultur.

Bei einer Unterbesetzung kann die Arbeit nicht angemessen erledigt werden und es kann zu Lieferverzögerungen oder Qualitätsverlusten kommen. Als Konsequenz verliert das Unternehmen möglicherweise Kunden und fährt Verluste ein. Durch eine adäquate Personalplanung können solche Umstände vermieden werden.

Auch aus Mitarbeitersicht bringt eine gute Personalplanung Vorteile mit sich. Wenige Fehlbesetzungen verhindern Entlassungen und führen zu sichereren Arbeitsplätzen. Zudem können durch die Personalentwicklungsplanung individuelle Wünsche hinsichtlich Fort- oder Weiterbildungen berücksichtigt werden und es bieten sich Arbeitnehmern bessere Chancen im Unternehmen.

Weblinks

Manzel Unternehmensentwicklung / Unternehmensberatung: Personalentwicklung
Softgarden Glossar: Personalplanung Definition
Workwise HR-Blog: Personalplanung Definitionen, Aufgaben, Ziele

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