Talent Pool: Definition – Aufbau – Best Practices

Definition: Was ist ein Talent Pool eigentlich genau?

Einfach erklärt ist ein Talent Pool eine Datenbank mit potenziellen Bewerber:innen. Doch woher weißt Du, wer sich in Zukunft bewerben könnte, bevor er oder sie es getan hat?

Die Antwort ist simpel: Um in Deinen Talent Pool aufgenommen zu werden, müssen die Kandidat:innen in irgendeiner Form ihr Interesse an einer Tätigkeit in Deinem Unternehmen bekundet haben. Und wenn dies der Fall ist, lässt man sie ihren Lebenslauf und ihre Kontaktangaben übermitteln. So hast Du die Möglichkeit, zu entscheiden, wer qualifiziert genug ist, um künftige Stellen zu besetzen, und bei Bedarf auf geeignete Talente zurückgreifen zu können.

Was in der Theorie einfach klingt, birgt in der Praxis jedoch einige Herausforderungen. In den folgenden Abschnitten vermitteln wir daher kompaktes Wissen, um Dir den Aufbau Deines Talent Pools für HR zu erleichtern.

1. Talent Pool vs. Talent Pipeline

2. Welche Vorteile hat ein Bewerberpool?

3. Talent Pool aufbauen in 4 Schritten

4. Best Practice Beispiele

5. Talent Pools und die DSGVO

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Talent Pool vs. Talent Pipeline: Wo liegt der Unterschied?

Talent Pool: Passende Kandidaten finden

Die Begriffe „Talent Pool“ und „Talent Pipeline“ werden oft miteinander in Verbindung gebracht und manchmal sogar synonym verwendet. Das liegt daran, dass sowohl Pool als auch Pipeline langfristig geeignete Kandidat:innen bereitstellen und in Wechselwirkung zueinander stehen. Es ist also klar: Für eine optimale Rekrutierung benötigst Du beides!

Doch zurück zu den Unterschieden und Gemeinsamkeiten: Während es bei einem Talent Pool darum geht, eine möglichst breite Auswahl potenzieller Kandidat:innen aufzubauen, besteht die Talentpipeline aus Fachkräften, die bereits als qualifiziert für eine bestimmte Stelle eingestuft worden sind. Eine Pipeline eignet sich daher besonders gut für Positionen, die von einer hohen Fluktuation betroffen sind.

Eine gute Talentpipeline nutzt den vorhandenen Talent Pool und stützt sich zusätzlich auf weitere Maßnahmen wie Active Sourcing. Nach erfolgreicher Besetzung einer vakanten Stelle werden alle verbleibenden Kandidat:innen aus der Pipeline in den entsprechenden Kandidatenpool überführt und gemeinsam mit allen anderen Interessent:innen regelmäßig aktiviert.

Auf diese Weise greifen Talent Pool und Talentpipeline ineinander und können der hohen Fluktuation im Unternehmen einiges entgegensetzen.

Welche Vorteile hat ein Bewerberpool?

Ein Interessentenpool hat viele Vorteile, von denen wir Dir hier einmal die wichtigsten vorstellen wollen:

Ein Talent Pool spart Zeit ✔

In einer gut angelegten Datenbank solltest Du auf einen Blick sehen können, welche Fähigkeiten ein:e Kandidat:in mitbringt und welche Aufgaben er oder sie in Deinem Unternehmen übernehmen könnte. Auch ist es ratsam festzuhalten, wie gut das Talent in Dein Unternehmen passt, damit der Rekrutierungsprozess nicht bei Null beginnt, wenn eine Stelle frei wird.

Du sorgst für eine höhere Bewerberqualität ✔

Talente, die sich in Deinen Pool eintragen, haben von vornherein ein großes Interesse bzw. Motivation in Deinem Unternehmen zu arbeiten. Durch die Vorauswahl sortierst Du zudem unpassende Kandidat:innen heraus und Dir steht direkt eine solide Auswahl an qualifizierten Talenten zur Verfügung, sobald eine neue Stelle entsteht oder frei wird.

Der Talent Pool wirkt sich positiv aufs Employer Branding aus ✔

Die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein:e qualifizierte:r Kandidat:in ein zweites Mal bei Deinem Unternehmen bewirbt, hängt davon ab, wie Du ihn bei seinem ersten Versuch behandelst. Da ein Talent Pool darauf ausgelegt ist, die Kontakte zu pflegen, bleibst Du dem oder der Bewerber:in auch lange Zeit nach seiner oder ihrer Bewerbung im Gedächtnis und hinterlässt einen positiven Eindruck, der sich herumspricht.

Du entlastest Deine Personalabteilung ✔

Mit jeder offenen Stelle lastet auch ein gewisser Druck auf Deinen Recruiter:innen, diese schnellstmöglich zu besetzen. Speziell bei Berufen mit hohem Fachkräftemangel kann es schon mal dauern, passende Bewerber:innen zu finden. Mit einem erfolgreichen Interessentenpool stehen der Abteilung stets ein paar passende Kandidat:innen zur Verfügung.

Noch schneller rekrutieren mit geteiltem Bewerberpool ✔

Sharing is caring – auch im Recruiting. Beim sogenannten Shared Recruiting schließen sich die Personalabteilungen zweier oder mehrerer Unternehmen zusammen und arbeiten am Aufbau eines gemeinsamen Talent Pools. Dieser Kandidatenpool eignet sich vor allem für Unternehmen, die saisonal oder projektbasiert arbeiten. Die Kosten für den Aufbau des Pools tragen alle beteiligten Unternehmen gleichermaßen.

Talent Pool aufbauen in 4 Schritten

1. Schritt: Kandidat:innen auf Dich aufmerksam machen

Wer eignet sich nun eigentlich für Deinen Talent Pool? Im Grunde solltest Du jeden aufnehmen, der sich für Dein Unternehmen in irgendeiner Weise interessiert oder mal interessiert hat. Das heißt, dass auch ehemalige Mitarbeitende in Dein Talent Pool gehören. Weitere Kandidat:innen können sein:

  • – Auszubildende, Studierende und Praktikant:innen deines Unternehmens.
  • – Bewerber:innen, die zwar zu Deinem Unternehmen passen, für die es aber noch keine geeignete Stelle gibt.
  • – Kontakte von Veranstaltungen wie Fach- und Karrieremessen, Webi- oder Seminaren sowie Workshops, Gastvorlesungen oder ähnliches.
  • – Interessent:innen aus Berufsnetzwerken wie LinkedIn und XING oder auch aus den sozialen Medien.
  • – Kandidat:innen, die Du durch Active Sourcing auf dich aufmerksam machen konntest.
  • – Initiativbewerber:innen.
  • – Mitarbeiterempfehlungen.
  • – Second Best Bewerber:innen und Kandidat:innen, bei denen Dir die Absage schwer gefallen ist, weil sie eigentlich qualifiziert waren, Du aber nur eine Stelle zu besetzen hattest.
  • – Interessent:innen, die über Deine Karriereseite auf den Talent Pool stoßen und von selbst ihre Kontaktdaten hinterlassen.

Tipp: Bewerber:innen nach Absage in den Talent Pool überführen

Wie schafft man es, Bewerber:innen abzusagen und dennoch sein oder ihr Interesse am Unternehmen aufrechtzuerhalten? Ganz einfach: Indem Du die Absagen menschlich gestaltest. Was heißt das konkret? Du nimmst Dir Zeit, um Kandidat:innen persönlich anzurufen und Dich für Ihre Bewerbung zu bedanken. Anschließend erläuterst Du ihnen die Gründe, warum es dieses Mal nicht geklappt hat.

Solch ein Gespräch dauert in der Regel nur wenige Minuten, bleibt den Bewerber:innen aber deutlich länger im Gedächtnis. Das Gleiche sollte auch für schriftliche Absagen gelten. Eine höflich formulierte Absage hinterlässt nachhaltig einen positiven Eindruck.

2. Schritt: Stelle die Qualität Deines Talent Pools sicher

Eine Datenbank ist nur so gut wie ihr Filtersystem. Wenn Du Stunden damit verschwendest, nach passenden Kandidat:innen in deinem Bewerberpool zu suchen, kannst Du Dir den Aufbau sparen. Ein gutes Konzept ist hier das A und O. Mach Dir also Gedanken dazu, wie Du Deine Interessent:innen am besten segmentierst, damit Du sie später gezielt mit passenden Stellenausschreibungen ansprechen kannst.

Zu den Must-Have-Kriterien für deinen Kandidatenpool gehören:

  • Standort: Wie nah wohnt das Talent am Unternehmen?
  • Erfahrung: Aus welchen Bereichen bringt das Talent Wissen mit?
  • Qualifikationen: Worin hat das Talent seinen Abschluss gemacht? Hat es an relevanten Weiterbildungen teilgenommen?
  • Gewünschte Position im Unternehmen

3. Schritt: Mit den Talenten in Kontakt bleiben

Was machst Du nun mit all den tollen Talenten, die in Deinem Pool schwimmen? Wenn Du Dich nach Aufnahme in Deine Datenbank nie wieder bei ihnen meldest, kannst Du davon ausgehen, dass sie Dir früher oder später davonschwimmen und ihr Interesse an Deinem Unternehmen verblasst. Du solltest sie also regelmäßig kontaktieren und Dich ihnen ins Gedächtnis rufen.

Dabei stehen dir viele Möglichkeiten zur Verfügung:

  • – Informationen zu Firmenveranstaltungen und Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • – Newsletter mit Updates zum Unternehmen und Veränderungen im Unternehmen.
  • – Einladungen zu Workshops, Seminaren und Fachmessen.
  • – eine Liste an offenen Stellen, die zu dem Kandidaten passen.
  • – Geburtstagsgrüße.

Auch beim Bewerbungsprozess solltest Du bereits Deine Interessent:innen über den Prozess informieren und ihnen nach Abschluss des Prozesses die Möglichkeit zum Feedback bieten.

Tipp: Wenn Du Deine Talente im vorhergehenden Schritt ordentlich segmentiert hast, kannst Du zielgruppenspezifische Inhalte verbreiten.

4. Schritt: Halte Deinen Kandidatenpool aktuell

Während kleine bis mittlere Unternehmen möglicherweise noch mit einer einfachen Exceltabelle auskommen, wird es für größere Unternehmen irgendwann schwierig, den Überblick über die Daten ihrer Talente zu behalten. Was hier helfen kann, ist eine Talent Pool Management Software, bei der Du beispielsweise einstellen kannst, ab wann Kandidatendaten aus dem System verschwinden sollen. Auf diese Weise bleiben die Daten in Deinem Kandidatenpool aktuell und das Interesse der Talente ist noch frisch.

Talent Pool: Best Practice Beispiele

Die Techniker Krankenkasse

Die sorgsam gestaltete Übersichtsseite zum Talent Pool besticht mit zahlreichen Informationen zur TK und den Vorteilen, sich für den Bewerberpool zu registrieren. Der Eintrag in den Kandidatenpool erfolgt entweder über die manuelle Eingabe der Daten oder ganz bequem über den Import von Daten aus bestehenden Profilen bei XING, LinkedIn, die Talentpool-Plattform MyVeeta sowie aus dem Lebenslauf als PDF. Anschließend haben die Kandidat:innen die Möglichkeit, ihre beruflichen Erwartungen festzuhalten. Darunter etwa das Wunschgehalt, bevorzugte Positionen sowie die früheste Verfügbarkeit zum Einstieg bei der Techniker Krankenkasse.

VHV Gruppe

Der Bewerberpool der VHV Gruppe kommt ganz ohne eigene Seite aus, denn die Aufnahme in den Pool erfolgt ganz einfach über das Bewerbungsformular. Die Bewerber:innen müssen hierfür lediglich bestätigen, dass ihre Daten auch über die Bewerbung hinaus gespeichert werden, damit VHV sie auf weitere relevante Stellen hinweisen kann. Verwaltet wird der Kandidatenpool mit der Bewerbermanagement Software von Umantis.

KNAUF Gibs KG

Bei der KNAUF KG führt der Weg in den Talent Pool über eine Initiativbewerbung, die es in sich hat: Die Kandidat:innen haben hier die Möglichkeit, dem Unternehmen eine ganze Liste an relevanten Daten zu hinterlassen. Zwingend notwendig sind jedoch nur eine Handvoll persönliche Daten zur Kontaktaufnahme, die Einwilligung in den Datenschutz sowie der gewünschte Arbeitsbereich. Hervorzuheben ist auch, dass die Bewerberdaten an Partnerunternehmen vermittelt werden dürfen, was auf einen geteilten Talent Pool hinweist. Genutzt wird hierbei das HR-Management System von Talentsoft.

Wie Dir vielleicht aufgefallen ist, benutzen alle vorgestellten Unternehmen ein Talent Management System. Es lohnt sich also in jedem Fall, einen genaueren Blick auf die unterschiedlichen Anbieter zu werfen, um Dein Recruiting zu professionalisieren.

Talent Pools und die DSGVO

So praktisch ein Interessentenpool auch sein mag, so hat auch er seine Tücken. Seit 2018 gilt: Überall dort, wo Daten gesammelt und gespeichert werden, ist Vorsicht geboten. Damit Du beim Aufbau Deines Bewerberpools in keine Schwierigkeiten gerätst, empfehlen wir Dir, einen Blick auf unseren Artikel zum DSGVO im Recruiting zu werfen und Deine Datenschutzerklärung vor Beginn des neuen Vorhabens zu updaten.

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