Bewerbungsprozess

Definition: Was ist ein Bewerbungsprozess?

Der Bewerbungsprozess, synonym auch als Bewerbungsverlauf oder Bewerbungsverfahren bezeichnet, gliedert sich in mehrere Phasen, die ein:e Bewerber:in von der Bewerbung bis zur Einstellung durchläuft. Die Dauer eines solchen Prozesses schwankt zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen und hängt von der Größe des einstellenden Unternehmens sowie der zu besetzenden Stelle ab. Im Allgemeinen dauert das Bewerbungsverfahren für Führungskräfte länger als für Facharbeiter:innen oder ungelernte Kräfte.

Am Ende des Bewerbungsprozesses werden die freien Stellen mit geeigneten Bewerber:innen besetzt. Wie dies erreicht wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Im folgenden Artikel wollen wir Dir einen Überblick über die wichtigsten Schritte im Bewerbungsverlauf geben und sicherstellen, dass du Deinen eigenen Prozess im Unternehmen planen und optimieren kannst.

1. Was sind die Schritte im Bewerbungsprozess?

2. Wie sieht der optimale Bewerbungsprozess aus?

3. Best Practice Beispiel: Das Bewerbungsverfahren bei BMW

4. Wie kann ich meinen Bewerbungsprozess optimieren?

5. Wie sieht Bewerbungsprozess der Zukunft aus?

Was sind die wichtigsten Schritte im Bewerbungsprozess?

Was gehört eigentlich alles zum typischen Bewerbungsprozess und worauf ist zu achten? Wir führen Dich im nächsten Abschnitt Schritt für Schritt durch den beispielhaften Verlauf eines Bewerbungsverfahrens.

Schritt 1: Die Ausschreibung

Egal, ob ein:e langjährige:r Mitarbeiter:in Deines Unternehmens gekündigt hat, oder Du nach Auszubildenden suchst – der erste Schritt zu einer neuen Einstellung besteht in der Regel daraus, eine Anzeige zu schalten. In den seltensten Fällen landet zur rechten Zeit eine Initiativbewerbung für genau die passende Stelle auf Deinem Tisch; auf so viel Glück solltest Du Dich also nicht verlassen und die Stelle auf mehreren Kanälen (Social Media, Jobportale o.ä.) verbreiten. Wichtig ist, dass Du Dich hierbei auch um Deine eigene Karriereseite kümmerst. Sie ist der Ort, an dem sich die Kandidat:innen ohne Umwege den besten Eindruck von Deinem Unternehmen verschaffen können.

Wie eine gute Stellenbeschreibung aussieht, erfährst Du in unserem Blog.

Schritt 2: Durchsicht der Unterlagen

War Deine Stellenausschreibung erfolgreich, wird eine beträchtliche Anzahl von Bewerbungen in Deinem Postfach landen. Um zu vermeiden, dass Du Unterlagen durchsehen musst, die Du nicht benötigst, solltest Du bereits in Deiner Stellenbeschreibung genau festlegen, was die Bewerbung enthalten soll. Sind Dir neben Anschreiben und Lebenslauf zusätzliche Referenzen oder Qualifikationsnachweise wichtig?

Formuliere Deine Anforderungen so präzise wie möglich und gib idealerweise auch das Format an, um Dir die Durchsicht der Unterlagen zu erleichtern. Ein positiver Nebeneffekt hierbei? Du kannst direkt Bewerber:innen aussortieren, die Deine Anzeige nur grob überflogen haben.

Schritt 3: Die Vorauswahl

Nachdem Du im letzten Schritt bereits Bewerbungen aussortiert hast, die formale Anforderungen nicht erfüllen und bei denen Du bereits auf dem ersten Blick siehst, dass es sich hierbei um keine:n passende:n Kandidat:in handelt, gehst Du in diesem Schritt ins Detail und liest dir die übrigen Bewerbungen durch. Dein Augenmerk sollte dabei natürlich auf den gewünschten Qualifikationen liegen.

Fallen Dir Kandidat:innen auf, die zukünftig für Dein Unternehmen relevant werden könnten, hake telefonisch nach, ob es in Ordnung ist, sie in Deinen Talent Pool aufzunehmen. Auf diese Weise kannst Du sie zu einem späteren Zeitpunkt für eine passendere Stelle kontaktieren und sparst Dir ggf. das Schalten einer Anzeige.

Schritt 4: Die Telefoninterviews

Bevor Du Dich persönlich mit den ausgewählten Kandidat:innen triffst, gilt es, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Da Du nur die Stimme und das Gesagte der Bewerber:innen beurteilen kannst, solltest Du diese so viel wie möglich reden lassen. Gib ihnen die Chance, Dich von sich zu überzeugen und streue Fragen ein, die prüfen, ob die Werte deines Gesprächspartners mit denen des Unternehmens übereinstimmt.

In diesem Gespräch kannst Du übrigens bereits die fachliche Leitung des Bereichs dazu holen, in der die/der Kandidat:in später arbeiten soll und Dir eine zweite Meinung einholen. Sende den Bewerber:innen abschließend ein ausführliches Feedback zu, in denen Du ihnen die weitere Vorgehensweise erklärst.

Schritt 5: Die Vorstellungsgespräche

Wenn Dich die Bewerber:innen im vorherigen Schritt überzeugt haben, lade sie zu einem persönlichen Gespräch ein. Hier geht es darum, die Kandidat:innen auf Herz und Nieren zu prüfen und das fachliche Know-How abzuklopfen. Achte während des Gesprächs auf die Körpersprache Deiner Gesprächspartner:in. Du willst keine bohrenden Fragen stellen, die Dein Gegenüber dazu bringen, rückwärts aus der Tür zu flüchten. Mit einem respektvollen Gespräch kann bereits eine positive Mitarbeiterbeziehung aufgebaut werden.

Generell gilt: Je anspruchsvoller die Stelle, desto wahrscheinlicher ist es, dass nach dem ersten Vorstellungsgespräch noch weitere Schritte erforderlich sind, um die Bewerber:innen vollständig zu beurteilen.

Schritt 6: Das Assessment-Center

Beim Assessment-Center, kurz AC, handelt es sich um ein Verfahren, das die Eignung der Kandidat:innen für die ausgeschriebene Position feststellen soll. Um die Kandidat:innen nicht ausschließlich aufgrund der persönlichen Präferenz und des Bauchgefühls zu beurteilen, kommen standardisierte Methoden zum Einsatz. Dazu können gehören:

• ● Einzelinterviews
• ● Gruppendiskussionen
• ● Rollenspiele
• ● Eignungs-, Intelligenz- und Leistungstests
• ● Präsentationsaufgaben
• ● Fallstudien
• ● Fragebögen
• ● uvm.

Während des Verfahrens werden die Kandidat:innen von geschulten Mitarbeiter:innen beobachtet und nach ihren Soft-Skills beurteilt.

Schritt 7: Einstellung und Onboarding

Der letzte Schritt hat den Vertragsabschluss als Ziel. Hier ist Geduld gefragt, denn es kann ein paar Tage dauern, bis sich beide Parteien einig sind und Du eine endgültige Zusage erhältst. In der Zwischenzeit solltest Du warten, bevor Du allen anderen Bewerber:innen die Ablehnungsschreiben zukommen lässt. So kannst Du bei einer Absage Deines Wunschkandidaten immer noch auf die zweitbesten Bewerber:innen zurückgreifen und musst das Bewerbungsverfahren nicht von vorne beginnen.

Zudem kannst Du die Zeit nutzen und das Onboarding planen, um es dem oder der neuen Mitarbeiter:in so leicht wie möglich zu machen, die neue Position gut auszufüllen. So sollten neue Mitarbeiter:innen in den ersten Wochen die Abläufe im Unternehmen und das Team kennenlernen.

Wie sieht der optimale Bewerbungsprozess aus?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an Kandidat:innen, dementsprechend sind die Bewerbungsprozesse mal mehr, mal weniger komplex. Was sie eint, sind im Wesentlichen 5 Phasen, die wir in folgender Infografik nochmal für Dich zusammengefasst haben:

Best Practice Beispiel: Das Bewerbungsverfahren bei BMW

Der Bewerbungsprozess bei BMW besteht aus Bewerbungsphase, Auswahlphase, Bewerbungsgespräche, Zusage & Vertragsabschluss, wobei sich die einzelnen Phasen in mehrere Teilschritte unterteilen: 

Die Teilschritte bei der Bewerbungsphase übernimmt der/die Kandidat:in noch selbst und registriert sich auf der BMW-Karriereseite, um ein Profil zu erstellen, Dokumente hochzuladen und die Online-Bewerbung abzuschicken.

Bei der Auswahlphase kommen nun die BMW-Recruiter:innen ins Spiel, die die Unterlagen zusammen mit den Fachabteilungen sichten und die Kompetenzen der Kandidat:innen beurteilen.

Bei der dritten Phase wird das Vorstellungsgespräch mit einem Telefoninterview angekündigt und die Fähigkeiten der Bewerber:innen in einem Assessment-Center anschließend auf die Probe gestellt.

Zum Schluss werden den ausgewählten Kandidat:innen ein Angebot unterbreitet, über das verhandelt werden kann und das bei einer erfolgreichen Verhandlung zu einem Vertragsabschluss führt. 

Positiv hervorzuheben ist, dass sich Interessent:innen vorab auf der Karriere-Seite von BMW ausführlich über den Bewerbungsprozess und die Auswahlkriterien des Unternehmens informieren und sich dementsprechend vorbereiten können.

Weitere Best Practice Beispiele findest Du beispielsweise bei der Deutschen Bahn oder bei Bosch.

Wie kann ich meinen Bewerbungsprozess optimieren?

Etwas von Grund auf neu zu planen fällt den meisten Menschen leichter, als einen bestehenden Prozess zu verbessern. Im nächsten Abschnitt widmen wir uns deshalb all jenen, die keine andere Wahl haben, als das was bereits vorhanden ist, zu pflegen und weiterzuentwickeln.

1. Tipp: Verschaffe Dir einen Überblick

Kaum etwas ist peinlicher, als eine:n Kandidat:in zwei Mal auf dieselbe Weise zu kontaktieren, weil Du den Überblick verloren hast und nicht mehr weißt, in welcher Phase des Bewerbungsprozesses sich der oder die Kandidat:in befindet. Egal, ob Excel-Tabelle oder Bewerbermanagemanagement-Tool – behalte stets einen Überblick über den Fortschritt des Prozesses.

2. Tipp: Keep it short and simple

Diese goldene Regel lässt sich auf viele Bereiche im Bewerbungsprozess anwenden. Angefangen bei den Stellentiteln mit unnötigen Füllwörtern oder unpassenden Keywords über nichtssagende Stellenbeschreibungen bestehend aus einer Floskel-Parade bis hin zu Online-Formularen mit 20+ Eingabefeldern, bei denen jede:r Bewerber:in rasch das Weite sucht. Es gibt viele Möglichkeiten, den Bewerbungsprozess für Kandidat:innen zu vereinfachen. Biete beispielsweise 1-Click-Bewerbungen an, um kurzentschlossene Bewerber:innen einzufangen.

3. Tipp: Kommunikation ist der Schlüssel

Wie oft landen Bewerbungen bei Dir sang und klanglos in der Schublade oder schlimmer noch: im Mülleimer? Und wie lange braucht es, bis Du Dich mit deinen Bewerber:innen in Verbindung setzt? Wenn Deine Antworten auf diese Fragen anders lauten als „nie“ und „wenige Tage“, brauchst du Dich nicht über einen stockenden Bewerbungsablauf wundern. Behandle Kandidat:innen so, wie Du einen vielversprechenden Kunden behandeln würdest.

Beantworte Anfragen schnellstmöglich und gib den Bewerber:innen zeitnah eine Rückmeldung zu ihrer Bewerbung. Der aktuelle Status des Bewerbungsprozesses muss jederzeit nicht nur Dir selbst, sondern auch den Kandidat:innen klar sein.

4. Tipp: Vorsicht bei den Anforderungen

Zu hohe Anforderungen schrecken viele Bewerber:innen ab, zu niedrigere Anforderungen locken hingegen Kandidat:innen an, die gar nicht auf die Stelle passen. Es ist essenziell, Dir gut zu überlegen, was Du Dir von Bewerber:innen erhoffst und dies ganz klar kommunizierst. Wenn nicht, läufst Du Gefahr, Deine Stellenbeschreibung inmitten des Prozesses ändern zu müssen und vergraulst mit diesem unprofessionellen Verhalten womöglich weitere Kandidat:innen.

Wie sieht der Bewerbungsprozess der Zukunft aus?

Corona hat Entwicklungen beschleunigt, die schon in den Jahren zuvor in vielen Bereichen spürbar waren. Der starke Fachkräftemangel wandelt den Arbeitgeber- zunehmend in einen Arbeitnehmermarkt und Unternehmen müssen sich ins Zeug legen, um gegen den Personalmangel anzukommen. Die Vereinfachung des Bewerbungsprozesses durch 1-Click-Bewerbungen und die mobile Optimierung von der Karriereseite sind nur zwei von vielen Maßnahmen, die in Zukunft eine größere Rolle spielen werden.