Recruiting-Prozess

Definition: Was gehört zum Recruiting-Prozess?

Der Recruiting-Prozess beschreibt den systematischen Prozess zur Gewinnung und Auswahl von Bewerber:innen für eine offene Stelle im Unternehmen. 

Ziel ist es, die am besten geeigneten Kandidat:innen zu finden und einzustellen, um die Quality-of-Hire zu verbessern und die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle zu verkürzen. Ein weiteres wichtiges Ziel ist die Verbesserung der Candidate Experience, also der Erfahrungen, die Bewerber:innen während des Prozesses mit einem Unternehmen sammeln, da dies zur Stärkung der Arbeitgebermarke und damit zur Attraktivität des Unternehmens für zukünftige Bewerber:innen beiträgt.

Die Phasen des Recruiting-Prozesses umfassen 

– die Durchführung einer Bedarfsanalyse & Erstellung eines Anforderungsprofils und die Auswahl geeigneter Kanäle. 
– die Suche nach passenden Kandidat:innen mittels aktiver und passiver Suchstrategien. Hierbei wird eine ansprechende Stellenanzeige formuliert und veröffentlicht, Active Sourcing betrieben und Kontakt zu externen Headhuntern gesucht.
– die Bewerberauswahl, inklusive Telefoninterviews, Bewerbungsgesprächen und ggf. Tests
– und schließlich die Einstellung mit Vertragsunterzeichnung und Onboarding. 

Die Phasen im Recruiting-Prozess

Ablauf und Schritte im Recruiting-Prozess

Recruiting-Prozess Dauer

Herausforderungen & Lösungsansätze

Optimierung & Automatisierung 

Recruiting-Prozess outsourcen

Weiterführende Links

Ablauf und Schritte im Recruiting-Prozess

Die Phasen des Recruiting-Prozesses lassen sich in kleinere Schritte unterteilen, die wir Dir im Folgenden vorstellen werden. Falls Du mit den Schritten im Recruiting-Prozess bereits vertraut bist, kannst Du direkt zu den Herausforderungen springen

Schritt 1: Personalbedarf ermitteln

An diesem Schritt sind in der Regel mehrere Personen aus der Geschäftsführung, der Personalabteilung und den jeweiligen Fachabteilungen beteiligt. Für den weiteren Rekrutierungsprozess ist es wichtig, im ersten Schritt zu klären, ob eine Stelle neu geschaffen oder eine Fachkraft 1:1 ersetzt werden soll

Bei einer neuen Stelle müssen im zweiten Schritt zunächst alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten definiert werden, bei einer Neubesetzung sind die Anforderungen in der Regel bereits bekannt. Allerdings sollten die Gründe für das Ausscheiden der Fachkraft berücksichtigt werden, um ggf. Verbesserungen anzustoßen und Zuständigkeiten neu zu klären.

Schritt 2: Anforderungsprofil für die offene Stelle definieren

Um gezielt nach passenden Bewerber:innen suchen zu können, braucht es eine klare Vorstellung von den Anforderungen an zukünftige Mitarbeiter:innen

Welche Fähigkeiten und Erfahrungen soll der oder die Kandidatin idealerweise mitbringen? Neben den fachlichen Qualifikationen sollten hier auch Soft Skills wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke oder Führungskompetenz definiert werden.

Schritt 3: Stellenausschreibung erstellen

Die Stellenausschreibung ist das Aushängeschild Deines Unternehmens und sollte daher ansprechend und präzise formuliert sein. 

Hierbei sollten die Anforderungen an die Bewerber:innen sowie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle klar beschrieben werden. Zusätzlich sollten Informationen zur Unternehmenskultur und zu den Benefits & Karrieremöglichkeiten im Unternehmen hinzugefügt werden.

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Schritt 4: Bewerbersuche

Bei der Bewerbersuche ist es wichtig, über mehrere Kanäle zu suchen – je breiter das Suchspektrum, desto höher die Chance, passende Kandidat:innen zu finden. Mögliche Kanäle sind Jobbörsen, soziale Netzwerke oder das private Netzwerk der Mitarbeiter:innen. Auch eine gezielte Ansprache von Kandidat:innen auf Karrieremessen kann lohnenswert sein.

Oft entscheiden Kleinigkeiten über Erfolg oder Misserfolg bei der Kandidatensuche. Sei es, dass die Stellenanzeige nur über ein oder zwei Kanäle verbreitet wird, oder dass die Zielgruppenansprache nicht stimmt. Auch eine unpräzise Formulierung der Stellenanzeige oder des Stellentitels kann dazu führen, dass sich unpassende Kandidat:innen angesprochen fühlen. 

Ein weiterer vermeidbarer Fehler ist es, zu lange mit der Antwort auf eine Bewerbung zu warten. Die Konkurrenz schläft nicht und im Zweifelsfall hat sich der oder die Kandidatin längst für einen anderen Arbeitgeber entschieden.

Schritt 5: Lebensläufe screenen

Beim sogenannten CV-Screening geht es darum, die Eignung der Kandidat:innen für die ausgeschriebene Stelle anhand ihres Lebenslaufs zu überprüfen. 

Je mehr Bewerbungen eingehen, desto wichtiger ist ein systematisches Vorgehen beim CV-Screening. Eine sinnvolle Strukturierung der Beurteilungskriterien und ein darauf aufbauender Beurteilungsbogen können dabei helfen. 

Wichtig ist, dass das CV-Screening keine abschließende Bewertung der Kandidat:innen darstellt. Manche Bewerber:innen, die aufgrund ihrer Erfahrungen oder Qualifikationen auf den ersten Blick nicht perfekt passen, könnten in einem späteren Gespräch durch ihre Persönlichkeit oder ihr Engagement überzeugen. 

Recruiter sollten deshalb stets offen für Überraschungen sein und die Persönlichkeit und das Potenzial der Bewerber:innen in die abschließende Bewertung einfließen lassen.

Schritt 6: Telefoninterviews führen

Um einen ersten Eindruck von den Bewerber:innen zu gewinnen, kann zunächst ein telefonisches Gespräch erfolgen. Telefoninterviews bieten eine schnelle Möglichkeit, zu selektieren. Um eine angenehme und professionelle Gesprächsatmosphäre zu schaffen, sollten sich Recruiter auf eine handvoll relevante Fragen konzentrieren und den Kandidat:innen ausreichend Raum für Antworten geben.

Vorbereitung ist alles: Wer die Bewerbungsunterlagen genau analysiert und kluge Fragen stellt, hinterlässt bei den Bewerber:innen einen guten Eindruck. Die Fragen während eines Telefoninterviews können sich bereits auf die Motivation der Kandidat:innen oder ihre fachlichen Kenntnisse und Erfahrungen beziehen.
Fast wichtiger ist es jedoch, einen Eindruck von seiner oder ihrer Persönlichkeit zu verschaffen. Passt der oder die Bewerberin zur Unternehmenskultur, wird er oder sie im nächsten Schritt zum Bewerbungsgespräch eingeladen.

Wichtig: Ein Telefoninterview hat nur eine begrenzte Aussagekraft und deckt nicht alle Aspekte ab. Daher sollte es als Ergänzung zu einem persönlichen Gespräch betrachtet werden.

Schritt 7: Zu persönlichen Gesprächen einladen

In persönlichen Gesprächen können die Kompetenzen und Fähigkeiten der Bewerber:innen weiter überprüft werden. Es ist wichtig, hierbei gezielte Fragen zu stellen und auf die Soft Skills zu achten.

Persönliche Bewerbungsgespräche ermöglichen es Recruiter, die Bewerber:innen näher kennenzulernen und die Eignung für die Stelle zu prüfen. In der Regel gibt es mehrere Gesprächsrunden, bei denen unterschiedliche Personen beteiligt sind, wie etwa der:die direkte Vorgesetzte oder Fachkollegen.

Auch während des Bewerbungsgesprächs ist eine angenehme Gesprächsatmosphäre von großer Bedeutung, um Bewerber:innen die Möglichkeit zu geben, sich bestmöglich zu präsentieren. Dazu gehört, dass der:die Recruiter genügend Zeit für das Gespräch einplant und den Bewerber:innen ausreichend Raum für Antworten und Gegenfragen gibt. 

Um einen fairen Bewerbungsprozess zu gewährleisten, sollte der Fokus stets auf den fachlichen und persönlichen Eigenschaften liegen und nicht auf unwichtigen Details, wie Aussehen oder Herkunft. Zu einem diskriminierungsfreien Gespräch gehört auch, dass alle Bewerber:innen die gleichen Fragen gestellt bekommen und unzulässige Fragen vermieden werden.

Schritt 8: Vertrag vorbereiten & Onboarding planen

Ist der oder die passende Kandidatin gefunden, geht es im letzten Schritt darum, den Vertrag vorzubereiten und das Onboarding zu planen. Der Vertrag sollte alle relevanten Details wie Gehalt, Arbeitsbeginn und Arbeitszeit enthalten, rechtssicher sein und keine Unklarheiten offen lassen. Denk auch daran, dass der:die Kandidat:in den Vertrag gründlich lesen möchte, bevor er oder sie ihn unterschreibt.

Während Du auf die beidseitige Unterzeichnung des Arbeitsvertrags wartest, solltest Du Dich bereits um die Planung des Onboardings kümmern. Das Onboarding ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen schnell in das Unternehmen und das Team integriert werden und schon bald produktiv arbeiten können.

Bei einem guten Onboarding werden den neuen Mitarbeiter:innen alle relevanten Informationen zum Unternehmen und zur Stelle vermittelt. Dazu gehören zum Beispiel eine Vorstellung des Unternehmens, der Produkte und Dienstleistungen, der Unternehmensstruktur, der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle.

Ein wichtiger Bestandteil des Onboardings ist auch das Kennenlernen des Teams. Hier sollten sich der oder die neue Mitarbeiterin und das Team über Erfahrungen, gegenseitige Erwartungen und Ziele austauschen.

Wie lange dauert der Recruiting-Prozess?

Der Einstellungsprozess kann je nach Branche und Stellenanforderungen unterschiedlich lange dauern, von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten ist alles möglich. Es ist wichtig, dass sich die Personalverantwortlichen Zeit für den Prozess nehmen, um sicherzustellen, dass der oder die beste Kandidatin ausgewählt wird. 

Die Dauer des Prozesses kann mit der Time-to-Hire oder der Time-to-Fill festgehalten werden. Die Time-to-Hire ist der Zeitraum von Start der Suche bis zum Zeitpunkt der Vertragsunterschrift, während die Time-to-Fill den Zeitraum vom Start der Suche bis zum ersten Arbeitstag umfasst. Laut Workwise betrug im Jahr 2020 die durchschnittliche Time-to-Hire 78 Tage.

Dieser Wert ist jedoch eher als Richtwert zu verstehen – während der Prozess bei einfach zu besetzenden Positionen nur wenige Wochen dauern kann, sind bei Führungskräften in wettbewerbsintensiven Branchen mehrere Monate keine Seltenheit. Es lohnt sich also, den Blick nach innen zu richten, die eigene Time-to-Hire zu messen und langwierige Prozessschritte kontinuierlich zu optimieren.

Die Time-to-Hire im Vergleich zur Time-to-Fill und Vakanzzeit.

Obwohl im Rekrutierungsprozess häufig von der Vakanzzeit gesprochen wird, ist diese als KPI nicht zu empfehlen. Die Messung der Bundesagentur ist nicht ganz transparent und kann letztlich nur als erste Einschätzung dienen. Die KPIs Time-to-Hire und Time-to-Fill können hingegen intern gemessen werden und bilden die tatsächliche Dauer des Rekrutierungsprozesses besser ab.

Herausforderungen im Recruiting-Prozess & passende Lösungsansätze

Der Recruiting-Prozess ist eine komplexe Angelegenheit, die Recruiter immer wieder vor Herausforderungen stellt. Wir stellen Dir die wichtigsten Pains im Recruiting-Prozess vor und präsentieren passende Lösungsstrategien

Viele offene Stellen, wenige Bewerber:innen

Der begrenzte Pool an geeigneten Bewerber:innen stellt viele Personalverantwortliche vor Probleme. Im sogenannten War for Talents wird es immer schwieriger, die besten Talente für sich zu gewinnen. Zudem können langwierige Rekrutierungsprozesse dazu führen, dass Top-Talente während des Prozesses abspringen und sich für andere Stellen entscheiden.

Bewährte Strategien gegen den Fachkräftemangel sind daher

  1. die Nutzung mehrerer Rekrutierungskanäle, um ein breites Publikum zu erreichen,
  2. der Aufbau einer überzeugenden Arbeitgebermarke, um Bewerber:innen vom Unternehmen zu überzeugen,
  3. ein gut organisiertes Auswahlverfahren, um lange Wartezeiten zu vermeiden.
  4. Direktansprache oder auch Active Sourcing, um passiv Arbeitssuchende und Wechselwillige zum Unternehmen zu lotsen.

Diversity & Fairness in der Bewerberauswahl

Diversität und Inklusion sind wichtige Themen, die im Recruiting berücksichtigt werden sollten. Eine Möglichkeit, die Fairness des Verfahrens zu gewährleisten, ist die Verwendung einer objektiven Bewertungsmethode, wie z.B. Bewertungsbögen mit immer gleichen Kriterien, anhand derer die Bewerber:innen miteinander verglichen werden können.

Darüber hinaus ist es wichtig, eine inklusive Kultur zu schaffen und Vielfalt zu fördern. Es ist wichtig, dass der Recruiting-Prozess fair, transparent und frei von Diskriminierung ist. Dies kann durch Schulungen, Überprüfung der Auswahlverfahren und Einführung von Richtlinien sichergestellt werden.

Geringer Cultural Fit

Der sogenannte Cultural Fit ist ein wichtiger Faktor, um sicherzustellen, dass Bewerber:innen gut zum Unternehmen passen. Er beschreibt das Maß, in dem die Werte und Überzeugungen von Bewerber:innen mit denen des Unternehmens übereinstimmen.

Hat ein:e Bewerber:in einen hohen Cultural Fit, passt er oder sie gut in das Team und kann sich schnell in die Unternehmenskultur integrieren. Er kann auch dazu beitragen, dass sich Bewerber langfristig ans Unternehmen binden und effektiver arbeiten.
Ein niedriger Cultural Fit hingegen kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter:innen unwohl fühlen und die Teamdynamik aus dem Gleichgewicht gerät.

Daher sollte die Unternehmenskultur im Recruiting-Prozess von Anfang an klar kommuniziert werden. Dazu gehört ein gutes Verständnis der internen Arbeitgebermarke – falls es eine solche überhaupt gibt. Besteht das Unternehmen aus einem bunten Haufen von Menschen, die unterschiedliche Werte vertreten, erschwert das Deine Arbeit als Recruiter.

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Optimierung und Automatisierung des Prozesses im E-Recruiting

E-Recruiting ist die Nutzung elektronischer Ressourcen und Technologien zur Unterstützung des Personalbeschaffungsprozesses. Im Vergleich zum traditionellen Rekrutierungsprozess bietet E-Recruiting die Vorteile einer größeren Reichweite und Sichtbarkeit von Stellenangeboten, einer schnelleren und effizienteren Bewerberauswahl und einer Reduzierung von Papierkram und manuellen Prozessen.

Kennzahlen als Grundlage für Data Driven Recruiting

Data Driven Recruiting ist ein Ansatz, der auf der Nutzung von Daten und Analysen zur Unterstützung von Personalentscheidungen basiert. Es umfasst die Verwendung von KPIs wie Time-to-Fill, Cost-per-Hire, Quality-of-Hire und Bewerber-Engagement, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und kontinuierlich zu verbessern. 

Data Driven Recruiting kann dazu beitragen, die Effizienz des Prozesses zu verbessern, indem es dem Recruiting-Team hilft, besser informierte Entscheidungen zu treffen und den Prozess auf der Grundlage von Daten zu optimieren.

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Recruiting Prozess mit Bewerber-Tracking-Systemen optimieren

Um die oben genannten Kennzahlen zu erfassen und zu analysieren, können Personalverantwortliche Instrumente wie Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) einsetzen, die Daten zu Bewerber:innen und Stellenanzeigen erfassen und speichern.

Durch die Analyse dieser Daten lässt sich etwa herausfinden, von welchen Quellen die meisten qualifizierten Bewerber:innen kommen, welche Stellenanzeigen am erfolgreichsten sind und welche Phasen des Auswahlverfahrens verbessert werden können. 

Einige dieser Tools bieten Funktionen wie die automatische Prüfung von Bewerbungen, um Kandidat:innen auszusortieren, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. Hier besteht allerdings immer die Gefahr, dass Kandidat:innen, die im persönlichen Gespräch überzeugen könnten, schon vorher automatisiert rausgefiltert werden.

Mit agilem Recruiting den Prozess beschleunigen

Agile Arbeitsmethoden, die in der Software-Entwicklung weit verbreitet sind, können auch im Recruiting-Prozess eingesetzt werden, um Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu fördern. 

Agile Methoden konzentrieren sich auf schnelle Iterationen, enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und eine starke Kundenorientierung. Diese Methoden können dazu beitragen, den Recruiting-Prozess flexibler zu gestalten und auf sich ändernde Anforderungen von Unternehmen und Bewerber:innen schnell zu reagieren.

Recruiting mit KI verbessern? Anwendungsmöglichkeiten und Risiken

Ein viel diskutiertes Thema im Bereich des Recruitings ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). KI kann bei vielen Schritten des Recruitingprozesses eingesetzt werden, um den Prozess zu beschleunigen und zu optimieren. Wir stellen daher nachfolgend die wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten vor. 

Routineaufgaben mit ChatGPT erledigen 👍

Recruiting-Influencer auf Linked & Co. scheinen sich einig zu sein: ChatGPT ist derzeit der heißeste Trend, wenn es um den Einsatz von KI im Recruiting geht. Wir stimmen dem grundsätzlich zu, haben uns aber die konkreten Einsatzmöglichkeiten genauer angeschaut.

Hier geht’s zu unserem Blogartikel +Webinar zum Thema ChatGPT

Recruiter mit Chatbots entlasten 👍👎

Eine weitere Möglichkeit, den Recruiting-Prozess zu automatisieren, ist die Verwendung von Chatbots, die Fragen von Bewerber:innen automatisch beantworten und bei Bedarf an Recruiter weiterleiten. 

Chatbots können den Bewerbungsprozess vereinfachen, indem sie Bewerber:innen dabei helfen, Formulare auszufüllen und die notwendigen Dokumente hochzuladen – in der Theorie. In der Praxis gibt es nur wenige Beispiele für gelungene Chatbots, die sowohl für Recruiter, als auch Bewerber:innen eine Zeitersparnis bedeuten. 

In unserem Blog findest Du mehr Informationen zum sinnvollen Einsatz von Chatbots im Recruiting.

Risiken beim Einsatz von KI im Recruiting

Mögliche Risiken und Nachteile wie die Diskriminierung durch KI-Algorithmen sind beim Einsatz von KI im Recruiting zu berücksichtigen. Menschliche Erfahrung sollte bei wichtigen Entscheidungen stets mit einbezogen werden. Vor allem, wenn es um den Cultural Fit geht, ist die menschliche Intuition nicht so leicht ersetzbar

Den Recruiting-Prozess outsourcen? Das sind die Vor- und Nachteile

Outsourcing im Recruiting-Prozess bedeutet, dass Unternehmen ihre Recruiting-Aktivitäten an externe Dienstleister delegieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Recruiting-Prozess auszulagern. Einige Unternehmen beauftragen Personalberatungen, um bestimmte Positionen zu besetzen. Andere Unternehmen nutzen Dienstleistungen von externen Unternehmen, die die gesamte Bandbreite an Recruiting-Aufgaben übernehmen.

Der Hauptvorteil des Outsourcings im Recruiting-Prozess

Outsourcing ermöglicht es Unternehmen ohne eigene Recruiting Abteilung, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig den Zeitaufwand und die Kosten zu reduzieren, die mit der Durchführung von Recruiting-Aktivitäten verbunden sind. 

Unternehmen profitieren von der Expertise externer Recruiting-Spezialist:innen, die über ein umfassendes Verständnis des Arbeitsmarktes und der aktuellen Trends im Recruiting verfügen und müssen keine eigenen Mitarbeiter:innen abstellen. 

Herausforderungen und Nachteile beim Outsourcing

  1. Die Suche nach dem richtigen Dienstleister: Es kann schwierig sein, einen Dienstleister zu finden, der den Anforderungen des Unternehmens entspricht. 
  2. Mangelnde Motivation: Externen Dienstleister bringen oft nicht die gleiche Aufmerksamkeit und Leidenschaft für die Aufgabe auf, wie es die internen Mitarbeiter:innen könnten.
  3. Fehlende Kontrolle über den Recruiting-Prozess: Ein vollständig ausgelagerter Recruiting-Prozess lässt sich nur schwer messen, geschweige denn optimieren. 

Um diese Nachteile zu minimieren, sollten Unternehmen sorgfältig zu prüfen, welche Recruiting-Aufgaben ausgelagert werden sollen, einen vertrauenswürdigen Dienstleister auswählen und eine enge Zusammenarbeit mit dem Dienstleister vereinbaren.

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Weiterführende Links:

Agiles Recruiting – Haufe
ChatGPT und seine Einsatzmöglichkeit im Recruiting – Wollmilchsau
Data Driven Recruiting – Wollmilchsau
Diversity im Recruiting – Wollmilchsau
DSGVO konformes Remote Recruiting – Wollmilchsau
Talent 5.0 – Taking Recruitment Practices to a New Level – TED Talk
Strategien im High Volume Recruiting – Wollmilchsau
Why the best hire might not have the perfect resume – TED Talk

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