Definition: Was ist die Time-to-Fill?
Die Time-to-Fill ist eine beliebte Recruiting KPI und bezeichnet die Zeit zwischen dem Start der Suche und dem ersten Arbeitstag der Kandidat:innen. Aus dem Englischen übersetzt steht die Time-to-Fill als Zeitangabe die es benötigt um eine Position “auszufüllen”. Die Time-to-Fill wird auch oft als Durchschnitt angegeben und lässt sich mit den durchschnittlichen Werten anderer Unternehmen oder mit offiziellen Statistiken vergleichen.
Wie lässt sich die Time-to-Fill berechnen?
Für die Berechnung der Time-to-Fill muss man das Datum der Erstellung des Jobangebotes von dem Datum des ersten Arbeitstages abziehen. Bei einer kurzen Time-to-Fill lässt sich das im Kopf ausrechnen, ansonsten empfiehlt sich die Hilfe eines Online-Tageszählers. Für unser Beispiel wurde das Stellenangebot am 11. Mai 2021 veröffentlicht und der erste Arbeitstag ist der 01. August 2021. Von dem Tag der Bewerbersuche bis zum ersten Arbeitstag sind 83 Tage vergangen. Unsere Time-to-Fill beträgt somit 83 (Tage).
Möchte man die durchschnittliche Time-to-Fill berechnen, so addiert man alle gegebenen Zeiträume und teilt diese durch die Anzahl an Einstellungen. Hatte man also beispielsweiße im vergangenen Jahr fünf Einstellungen mit einer Time-to-Fill von jeweils 72, 102, 95, 89 und 94 Tagen, so ergibt sich eine durchschnittliche Time-to-Fill von 90,4 Tagen.
Benchmark: Was ist eine gute Time-to-Fill?
Ein allgemeiner Benchmark für die Time-to-Fill ist schwer zu definieren, da die Zahl genauso wie andere Recruiting-KPIs sehr von der Branche und dem Ort und somit der Arbeitsmarktsituation abhängig sind. Auch nennt die Bundesagentur für Arbeit keine Werte zur Time-to-Fill, einzig zur Vakanzzeit.
Wie kann ich die Time-to-Fill verkürzen?
Die Time-to-Fill bezeichnet den gesamten Verlauf der Kandidatensuche und somit sind eine Vielzahl an Möglichkeiten gegeben die Zeitdauer zu verkürzen. Folgende Handlungsempfehlungen ergeben sich für Recruiter:
- Die Stellenanzeige auf möglichst vielen Kanälen teilen. Hierfür empfiehlt sich ein intelligentes Multiposting-Tool wie der Jobspreader.
- Die Stellenanzeige passend gestalten um sie bei potentiellen Kandidat:innen sichtbar zu machen.
- Eine schnelle Reaktion auf und Kommunikation mit den Bewerber:innen.
- Den Austausch mit der Führungskraft aktiv mitgestalten um die Zeit zwischen der Bewerbung der Kandidat:innen und dem ersten Arbeitstag zu verkürzen.
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire?
Sowohl die Time-to-Fill, als auch die Time-to-Hire und die Vakanzzeit werden häufig als Synonyme für die Besetzungsdauer einer Stelle verwendet.
Beide KPIs beginnen mit der Veröffentlichung des Stellenangebots, jedoch endet die Time-to-Hire bei der Vertragsunterzeichnung, während die Time-to-Fill noch bis zum ersten Arbeitstag zählt. Die Time-to-Hire ist somit ein Teil der Time-to-Fill und wird öfter verwendet, da sie den Zeitraum bemisst, auf welchen Recruiter den meisten Einfluss nehmen können.
Die Vakanzzeit wiederum ist eine von der Bundesagentur für Arbeit publizierte Kennzahl, welche den Zeitraum zwischen dem auf der Jobbörse der BA definierten Besetzungstermin und der Entfernung aus der Jobbörse bemisst.
