Vakanzzeit

Was ist die Vakanzzeit?

Die Vakanzzeit ist eine von der Bundesagentur für Arbeit (BA) publizierte Kennzahl und bezeichnet die Zeit in Tagen, welche es benötigt, um eine offene Stelle zu besetzen. Unter Personalern wird meist von der durchschnittlichen Vakanzzeit gesprochen. Darunter versteht man die Zeit, die ein bestimmter Stellentitel im Durchschnitt braucht, um besetzt zu werden – vom ersten bis zum letzten Tag des Recruitings. Als Synonym für Vakanzzeit wird das Wort Besetzungsdauer bzw. Ausschreibungsdauer verwendet.

Mithilfe der Vakanzzeit können Personalverantwortliche einerseits abschätzen, wie schwierig die Besetzung einer Stelle wird, andererseits aber auch die eigene Besetzungsdauer mit der durchschnittlichen Vakanzzeit vergleichen und somit mögliche Schwachstellen im Recruiting aufdecken. Dabei ist der durchschnittlichen Vakanzzeit einer Berufsgruppe nicht blind zu vertrauen, da sich der Fachkräfteengpass regional unterscheidet.

1. Wann beginnt und endet die Vakanzzeit?

2. Was ist eine vakante Stelle?

3. Vakanzzeiten in Deutschland

4. Wie lässt sich die Vakanzzeit verringern?

5. Kritik an der Vakanzzeit

Wann beginnt und endet die Vakanzzeit?

Die von der BA definierte Vakanzzeit beginnt mit dem auf der Jobbörse festgelegten Besetzungstermin und endet mit der Austrag aus der Jobbörse. Der zeitliche Verzug zum realen Recruiting-Prozess im Unternehmen ist in etwa deckungsgleich, weshalb die veröffentlichte Kennzahl gerne im Recruiting als Vergleich herangezogen wird.

Die Vakanzzeit im Vergleich zur Time-to-Hire und Time-to-Fill.

Die Vakanzzeit im Vergleich zur Time-to-Hire und Time-to-Fill.

Was ist eine vakante Stelle?

Als vakante Stelle bzw. Vakanz wird bildungssprachlich jede Stelle bezeichnet, die aktuell nicht besetzt ist und geplant ist zu besetzen. Dies betrifft nicht nur neu geschaffene Stellen, sondern auch Stellen, die etwa aufgrund von Mutterschutz befristet zu vergeben sind.

Vakanzzeiten in Deutschland

Die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland lag laut Agentur für Arbeit im Jahr 2020 bei 135 Tagen (ohne Helferstellen). Um eine Stelle zu besetzen braucht ein Recruiter somit mehr als 19 Wochen Zeit im Durchschnitt. Dies ist ein geringer Anstieg um 6 Tage, der sich mit der Corona-Situation erklären lässt und trotzdem den Trend des starken Fachkräftemangels widerspiegelt. Deutlich höher war der Anstieg der Vakanzzeit in Deutschland in 2019.

Abgeschlossene Vakanzzeit in Deutschland in Tagen.

Der höchste Anstieg der Vakanzzeit verzeichnete sich im letzten Jahr im Bundesland Thüringen, wobei sich der Anstieg stark unterscheidet je Anforderungsniveau und Berufsgruppe. Typische Mangelberufe mit hoher Vakanzzeit finden sich bekannterweise in der Pflege und in der IT.

Vakanzzeit in Pflegeberufen

Pflegeberufe stehen in Deutschland beispielhaft für Mangelberufe mit einer hohen Vakanzzeit, besonders Berufe in der Altenpflege. Letzteres hatte im Jahr 2019 eine durchschnittliche Vakanzzeit von 213 Tagen (ohne Spezialisierung). Die höchste Besetzungsdauer gibt es in den Bundesländern Berlin (271 Tage) und Bayern (245 Tage).

Wie lässt sich die Vakanzzeit verringern?

Eine geringere Vakanzzeit bedeutet eine schnellere Einstellung. Dies lässt sich erreichen durch die

  • Optimierung der Stellenanzeige,
  • neue Plattformen zur Schaltung der Stellenanzeige
  • und bessere Anreize wie Mitarbeiterbenefits, Möglichkeiten des standortunabhängigen Arbeitens (remote) oder attraktiveren Gehaltes.

Kritik an der Vakanzzeit

Die Vakanzzeit ist eine weit verbreitete Kennzahl zur Definierung eines Fachkräftemangels und steht auch oft in der Kritik aufgrund von Ungenauigkeit.

Die Ungenauigkeit der Angaben wird zum einen damit erklärt, dass die Festlegung des Beginns und des Endes der Vakanzzeit nicht dem exakten Zeitpunkt der Erstellung des Stellenangebots und der Besetzung seitens der Arbeitgeber entspricht. Diese Messung der Bundesagentur für Arbeit beginnt stattdessen mit dem vom Arbeitgeber gewünschten Besetzungstermins und endet mit der Abmeldung aus dem Arbeitgeberservice der Bundesagentur. Die Aufzeichnung findet also zeitversetzt statt und es ist nicht immer klar, ob die Verzögerung zwischen Vermittlungsauftrag und gewünschtem Besetzungsauftrag sowie zwischen tatsächlichem Besetzungstermin und Abmeldung immer deckungsgleich sind.

Stellenbesetzungsprozess der Agentur für Arbeit zur Ermittlung der Vakanzzeit.

Zweite Kritik der Ungenauigkeit stammt von der Website „O-Ton Arbeitsmarkt„. Bezugnehmend auf einen Artikel der Rheinischen Post wird kritisiert, dass die Angaben der Bundesagentur für Arbeit zur Vakanzzeit ungenau seien, da auch Vakanzen einbezogen werden, die vom Arbeitgeber nicht besetzt, aber nach gewisser Zeit storniert werden. Diese Kritik betrifft nicht die Bundesagentur für Arbeit, sondern vielmehr die Medien, die Zahlen falsch interpretieren und die Vakanzzeit mit der Dauer einer Stellenbesetzung ohne Berücksichtigung der genannten anderweitigen Faktoren gleichsetzen.

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