Personalberatung und Headhunter

Was ist eine Personalberatung? Was ist ein Headhunter?

Personalberatung ist eine Dienstleistung, die der Unternehmensberatung zugerechnet wird und verschiedene Beratungsfelder umfasst. Der Schwerpunkt nahezu aller Personalberatungen ist mit einem Anteil von über 90 % des Branchenumsatzes die Suche und Auswahl von hochqualifizierten Führungskräften und Spezialisten.

1. Personalberater vs. Headhunter, ein Unterschied oder Wortklauberei?

2. Suchmethoden der Personalberater/ Headhunter

3. Der Personalberatungsprozess

4. Honorarmodelle und Kosten der Personalberatung

5. Kriterien zur Auswahl eines Personalberaters

Personalberater vs. Headhunter, ein Unterschied oder Wortklauberei?

Wenn man in der Fachliteratur oder im Internet nach einer Definition für Personalberatung oder Headhunting sucht, stellt man schnell fest, dass es keine einheitlichen und klaren Definitionen gibt. Sehr unterschiedlich sind auch die Inhalte der angebotenen Dienstleistungen und das Selbstverständnis der verschiedenen Personalberatungen. Während einige sich gerne als Headhunter bezeichnen, und so versuchen, sich sprachlich von ihren Mitbewerbern und Berufskollegen abzugrenzen, lehnen viele Personalberater:innen diesen Begriff als Effekthascherei ab. Im Kern stehen beide Begriffe für dieselbe Tätigkeit, nämlich die Suche und Auswahl von hochqualifizierten Fach- und Führungskräften im Auftrag eines Unternehmens.

Als „Headhunter“ werden häufig Personalberater:innen bezeichnet, die sich auf die Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften mittels der Methode der Direktsuche, d.h. dem aktiven Abwerben von gut ausgebildeten und/oder erfahrenen Menschen, spezialisiert haben. Diese Unterscheidung wird in der Praxis jedoch zunehmend hinfällig, da die Fachkräfteknappheit dazu geführt hat, dass anspruchsvolle Positionen ohnehin nur noch auf dem Weg der Direktansprache effizient besetzt werden können.

Sucht eine Personalberatung ausschließlich Führungskräfte, so wird dieser Prozess häufig mit dem englischen Begriff „Executive Search“ und die Berater:innen als „Executive-Search-Berater“ bezeichnet.

Gleichgültig ob Personalberater, Headhunter oder Executive-Search-Berater, der Mehrwert für den Kunden besteht nicht in der Berufsbezeichnung, sondern in den im Rahmen der Mitarbeitersuche angewandten Suchmethoden.

Suchmethoden der Personalberater/ Headhunter

Im Wesentlichen setzen Personalberater:innen für die Personalsuche zwei Methoden ein, die anzeigengestützte Suche und die Direktsuche (engl. Direct Search). Häufig wird auch eine Kombination aus beiden Methoden angewandt, die man als Mixed-Media-Search bezeichnet.

Bei der Anzeigensuche schalten Personalberater:innen Stellenanzeigen in geeigneten Online- oder Print-Medien.

Printmedienanzeigen in Tages- und Wochenzeitungen oder Fachzeitschriften führen bei der Suche nach hochqualifizierten Mitarbeiter:innen seit einigen Jahren zu abnehmenden Ergebnissen und verlieren aufgrund der zunehmenden Rolle des Internets als Informationsmedium der allgemeinen Wahl an Bedeutung.

Bei der Schaltung von Anzeigen im Internet stehen den Personalberater:innen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Die am häufigsten genutzten Onlinemedien sind Stellenbörsen, Portale, Foren und soziale Netzwerke. Eine effiziente Nutzung setzt viel Hintergrundwissen und überdurchschnittlich gute Kenntnisse im Umgang mit Informations- und Webtechnologien voraus. Der Wissensstand der einzelnen Beratungen unterscheidet sich diesbezüglich beträchtlich und sollte seitens des Kunden nach Möglichkeit hinterfragt werden.

Im Fall der Direktsuche verlassen sich Personalberater:innen nicht darauf, dass sich geeignete Kandidat:innen bei ihnen bewerben, wie im Fall der anzeigengestützten Suche. Sie machen sich vielmehr aktiv auf die Suche nach passenden Kandidat:innen, die sie dann auf persönlichem Wege gezielt ansprechen. Bei einer Übereinstimmung mit den Anforderungen des Kundenunternehmens versuchen Personalberater:innen, betreffende Kandidat:innen zum Wechsel zu ihrem Auftraggeber zu bewegen. Die vorausgehende Recherche kann über verschiedenste Quellen wie z. B. Datenbanken, das eigene Netzwerk, Fachliteratur u.ä. erfolgen. Moderne Personalberatungen bedienen sich zu diesem Zweck ähnlich wie bei der Anzeigensuche vor allem des Internets. Da eine erfolgreiche Recherche spezielles Fachwissen voraussetzt und viel Zeit bedarf, beschäftigen Personalberatungen für diese Aufgabe oft spezielle Mitarbeitende, sogenannte “Researcher”.

Der Personalberatungsprozess

Der Beratungsprozess selbst beginnt in der Regel mit einem Vor-Ort-Besuch der Personalberater:innen bei dem beauftragenden Unternehmen. Dieser Besuch dient zwei Hauptzwecken: Zum einen erstellen Personalberater:innen im Rahmen eines ausführlichen Beratungsgespräches gemeinsam mit ihren Kunden ein umfangreiches Profil der zu besetzenden Position und der damit verbundenen Anforderungen an die zu findenden Mitarbeiter:innen. Zum anderen machen sich Personalberater:innen durch eine Besichtigung des Unternehmens ein Bild von innerbetrieblichen Prozessabläufen, Betriebsklima, Arbeitsatmosphäre sowie maschineller und sonstiger Ausstattung. In diesem Gespräch klären Personalberater:innen ihre Kunden darüber auf, welche Suchmethoden sie für angemessen halten, um die jeweilige Position zu besetzen.

Auf Grundlage dieser Informationen werden dann die Konditionen vereinbart und abschließend in einem schriftlichen Vertrag festhalten. Im Anschluss an die Vertragsunterzeichnung beginnt die Personalberatung mit der Suche. Entsprechend dem Anforderungsprofil des Auftraggebers wird unter den ausfindig gemachten Kandidat:innen eine Vorauswahl getroffen. Die Besten, meist zwei bis fünf Kandidat:innen, werden dem Auftraggeber vorgestellt.

Honorarmodelle und Kosten der Personalberatung

In der Regel liegen die Honorare der Personalberater:innen zwischen 20 % und 35 % des Jahresbruttogehalts der besetzten Position. Manche Personalberatungen arbeiten auch auf Grundlage von Festhonoraren. Die Höhe des Honorars hängt von der zu besetzenden Position, dem Schwierigkeitsgrad und der Suchmethode ab. Unabhängig davon verlangen Personalberatungen aufgrund des hohen Grundaufwands zumeist ein Mindesthonorar, unter welchem die Aufnahme Ihrer Arbeit wirtschaftlich unrentabel ist.

Die große Mehrzahl der Personalberater:innen arbeiten auf Mandatsbasis und verlangen einen Teil des Honorars, bereits bei der Auftragsvergabe. Diese Abschlagsregelung dient zur Deckung der Vorleistung die Personalberatungen im Rahmen des Suchprozesses. Ein häufig anzutreffendes Abgeltungsmodell ist hier die sog. Drittelregelung, wonach ein Drittel des Gesamthonorars bei Auftragserteilung fällig wird. Ein weiteres Drittel wird dann alternativ nach Zeit- oder Projektfortschritt fällig und die Abschlusszahlung i. d. R. mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit den Kandidat:innen.

Einige wenige Personalberater:innen arbeiten auch rein erfolgsabhängig. Das heißt, sie erhalten das Gesamthonorar erst nach der Besetzung der offenen Position. Um sich abzusichern, verlangen sie von ihren Kunden die vertragliche Zusicherung der exklusiven Auftragserteilung, häufig unter Vereinbarung hoher Konventionalstrafen im Falle des Vertragsbruchs.

Bei Personalberater:innen, die nicht auf einer Abschlagsregelung wie z. B. der Drittelregelung bestehen oder sich im Falle einer erfolgsabhängigen Tätigkeit durch eine vertraglich festgehaltene Exklusivität absichern, kann der Kunde davon ausgehen, dass keine Direktsuche durchgeführt wird, da in einem solchen Fall das Ausfallrisiko für die Personalberatung zu hoch ist, um den Aufwand einer umfassenden Recherche und Direktansprache unternehmerisch rechtfertigen zu können.

Die hier genannten Zahlen und Beispiele sind als Richtwerte zu verstehen und dienen lediglich als Orientierung bei der Beauftragung einer Personalberatung. Abweichende Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Personalberatung in Bezug auf Zahlungsfristen und Honoraraufteilung sind nicht ungewöhnlich. Letztendlich kommt es darauf an, ob eine Personalberatung Ihnen sein Honorarmodell plausibel erklären kann.

Kriterien zur Auswahl eines Personalberaters

Wenn Sie sich entschieden haben, die Personalsuche in die Hände einer Personalberatung zu übergeben, suchen Sie sich nach Möglichkeit eine Personalberatung, die auf Ihre Branche oder Berufssparte spezialisiert ist. In einem persönlichen Gespräch sollten Sie dann zunächst herausfinden, ob Sie mit Ihrem Partner „auf einer Wellenlänge“ liegen. Wenn dem so ist, informieren Sie den Berater möglichst detailgenau über Ihre Anforderungen und Erwartungen an die neuen Mitarbeiter:innen. Fragen Sie die Personalberatung, mit welchen Methoden sie vorgehen wird und lassen Sie sich Einzelheiten erklären. So vermeiden Sie insbesondere in Bezug auf moderne Online-Suchtechniken, dass Ihr Gesprächspartner mit Schlagworten fachliche Mängel überdeckt.

Auf Grundlage dieser Informationen werden dann die Konditionen vereinbart und abschließend in einem schriftlichen Vertrag festgehalten.