Anforderungsprofil

Definition: Das Anforderungsprofil einfach erklärt (+ Vorlage)

Ein Anforderungsprofil (Englisch: requirements profile) ist ein Instrument im Recruiting und umfasst eine Liste an Qualifikationen, Kompetenzen und sonstigen Anforderungen, die ein:e Bewerber:innen für eine ausgeschriebene Stelle erfüllen soll. Je länger die Liste an geforderten Fähigkeiten, desto höher das Qualifikationsprofil einer Position.

Das fertige Anforderungsprofil dient Recruiter:innen als Grundlage für die spätere Personalauswahl. Nicht zu verwechseln ist das Anforderungsprofil mit der Stellenbeschreibung; denn die Stellenbeschreibung sollte neben einer Auflistung den gewünschten Merkmalen der Bewerber:innen auch Vision des Unternehmens, zukünftige Aufgaben und Benefits enthalten. Wie eine moderne Stellenanzeige auszusehen hat, erfährst du in unserem Blog.

Anforderungsprofil erstellen – eine Anleitung

Steigen wir doch gleich mit der Praxis ein: Welche Schritte sind notwendig, um ein gutes Anforderungsprofil zu erstellen? Wir erklären dir, was du beachten solltest.

Wer ist für das Anforderungsprofil zuständig?

Je nach Größe des Unternehmens können verschiedene Personen für die Erstellung eines Stellenprofils zuständig sein.

In kleineren Unternehmen und Start-ups ist es üblich, dass der Stellenausschreibung nur ein kurzes Gespräch mit den Teamleiter:innen vorausgeht, um die Anforderungen an eine offene Stelle zu klären. Je kleiner das Unternehmen, desto einfacher ist es für die Recruiter:innen, den Überblick über die Abteilungen und die einzelnen Stellen zu behalten, und desto stärker rückt ein komplexes Anforderungsprofil an Bewerber:innen in den Hintergrund. Die Kommunikationswege in kleineren Unternehmen sind kürzer und die Recruiting-Abteilung häufig stärker in die Personalauswahl eingebunden, als in großen Unternehmen.

In großen Konzernen ist die Situation jedoch eine andere. Hier ist es schwieriger zu verstehen, wie genau das Unternehmen funktioniert und wie die einzelnen Abteilungen zusammenspielen. Ein detailliertes Anforderungsprofil ist hier unerlässlich – auch um zu verstehen, mit wem neue Mitarbeiter:innen in Zukunft zusammenarbeiten werden, welche Aufgaben sie erwartet und wie groß letztlich die Lücke ist, die Kandidat:innen zu füllen haben.

Je nachdem, wie stark die Recruiting-Abteilung in den Auswahlprozess eingebunden ist, kann es auch vorkommen, dass das Anforderungsprofil für eine Stelle nicht von den Recruiter:innen selbst, sondern von einem Personalverantwortlichen der jeweiligen Abteilung ausgefüllt oder gemeinsam mit den Recruiter:innen auf Basis eines Briefings entwickelt wird.

So unterschiedlich die Vorgehensweise je nach Ausgangssituation auch ist, lassen sich dennoch universelle Schritte festmachen, die wir dir im Folgenden vorstellen werden.

Schritt 1: Analyse der Ist-Situation

Eine realistische Einschätzung der Ist-Situation bildet die Grundlage für das Anforderungsprofil. Es gibt dabei zwei mögliche Szenarien:

Szenario 1: Die Stelle ist derzeit besetzt

In diesem Fall hast du Glück, denn die Person, die die Stelle derzeit innehat, kann dir eine Liste mit Aufgaben erstellen, die sie täglich, wöchentlich oder monatlich abarbeitet. Bitte ihn oder sie, die Aufgaben in Routinetätigkeiten, eigene Projekte und Projekte mit anderen Teams aufzuteilen. Bitte ihn oder sie dann, dir eine nach Prioritäten geordnete Liste an Tools zu geben, mit denen er oder sie arbeitet. Gleichzeitig kannst du den Vorgesetzten um eine Liste der formalen Kriterien für die Stelle bitten; diese könnten sein:

• Welches Bildungsniveau ist erforderlich?
• Welche Ausbildungen kommen infrage?
• Welche fachlichen Fähigkeiten benötigen Kandidat:innen?

Ziel ist es, möglichst konkrete Anforderungen an potenzielle Bewerber:innen zu formulieren. Eine Webentwickler-Stelle sollte beispielsweise mit Kandidat:innen besetzt werden, die JavaScript, HTML und CSS Kenntnisse nachweisen können.

Szenario 2: Die Stelle wird neu geschaffen

Hier besteht die Gefahr, dass du statt eines Anforderungsprofils versehentlich einen Wunschzettel schreibst und nach einer eierlegenden Wollmilchsau suchst. Um dies zu vermeiden, kommst du nicht umhin, dich in die Lage der neu geschaffenen Stelle zu versetzen. Plane das Tagesgeschäft der Person und bleibe realistisch. Am Ende sollte es keinen 20-Stunden-Tag benötigen, um alle Aufgaben zu erledigen.

Du bist dir nicht sicher, welche Merkmale für die Stelle wichtig sein könnten? Dann lies weiter: Eine umfangreiche Liste an Anforderungsmerkmalen geben wir dir am Ende unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung gleich mit an die Hand.

Schritt 2: Anforderungen auswerten

Die im letzten Schritt gesammelten Anforderungen an die Stelle sollten nun übersichtlich in Tabellenform dargestellt und nach ihrer Relevanz für die Stelle bewertet werden. Jedes Merkmal sollte als Must-have, Should-have oder Nice-to-have bewertet werden.

 

1. 1. Die Must-haves bilden das absolut notwendige Grundgerüst der Stelle. Ohne diese Merkmale werden Mitarbeitende ihre Aufgaben nicht erfüllen können.
   2. Should-haves sind die Säulen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Fehlen alle Säulen, stoßen Mitarbeitende immer wieder an ihre Grenzen und sind möglicherweise mehr mit der Lösung von Problemen als mit ihren Aufgaben beschäftigt. Wenn hier und da eine Säule fehlt, ist das allerdings nicht so tragisch.
   3. Nice-to-haves sind all die Merkmale, mit denen sich Bewerber:innen von anderen abheben. Es ist wichtig, offen zu sein und sich manchmal von den zuvor hart erarbeiteten Anforderungen zu lösen. Vielleicht stellt sich erst im Vorstellungsgespräch heraus, dass der oder die Bewerber:in nützliche Erfahrungen aus früheren Tätigkeiten mitbringt, die du vorher gar nicht bedacht hast.
   4. …

Optional lassen sich auch No-Gos für die ausgeschriebene Stelle formulieren. Was sind Ausschlusskriterien, nach denen ein:e Bewerber:in am besten sofort aussortiert werden sollte? Bei den No-Gos spielen die Unternehmenswerte oft eine tragende Rolle.

Schritt 3: Die Stellenanzeige ausformulieren

Je nach Komplexität der ausgeschriebenen Stelle, sitzt du nun vor einer ellenlangen Liste an Anforderungen, die du in einer Stellenanzeige unterbringen musst. Da eine Stellenbeschreibung so kurz und knackig wie möglich formuliert werden sollte, gilt es also die Anforderungen erneut zu evaluieren und sich vor allem eine Frage zu stellen: Welche der Anforderungsmerkmale gehören in die Stellenanzeige und welche sollten besser erst im Vorstellungsgespräch (oder ggf. im Assessment-Center) abgehakt werden?

Aus Platzgründen ist es sinnvoll, ausschließlich Must-haves und Should-haves mit in die Stellenbeschreibung zu nehmen. Je nach Plattform, auf der du deine Anzeige schaltest, kannst (oder musst) du die Länge und Ausführlichkeit deiner Beschreibung variieren. Fest steht, dass die Beschreibung auf deiner eigenen Karriereseite am ausführlichsten sein sollte, da du im Idealfall alle Kandidat:innen auf deine eigene Seite locken willst.

Schritt 4: Checkliste(n) erstellen

Je nachdem, wie viele Phasen der Auswahlprozess umfasst, benötigst du eine oder mehrere Checklisten, um in den verschiedenen Phasen unterschiedliche Fragen an die Bewerber:innen zu stellen. Schließlich macht es keinen guten Eindruck, wenn du im Laufe des Bewerbungsverfahrens immer wieder die gleichen Fragen stellst.

Nimm deine Anforderungsliste zur Hand und füge ihr eine Spalte für die Punktevergabe hinzu. Eine niedrige Punktzahl bedeutet, dass der oder die Bewerber:in dieses Merkmal wenig oder gar nicht erfüllt, während eine hohe Punktzahl bedeutet, dass der oder die Bewerber:in in dem gesuchten Merkmal heraussticht. Zähle die Punkte zusammen und du erhältst eine Gesamtpunktzahl, die darüber entscheidet, ob ein:e Kandidat:in in die engere Wahl kommen sollte.

Anforderungsprofil erstellen: Welche Merkmale gehören ins Profil?

Steigen wir an dieser Stelle doch nochmal etwas tiefer in die Anforderungen ein, die auf deiner Liste landen könnten. Das Anforderungsprofil lässt sich in 5 (bzw. 6) Kriterien Felder unterteilen:

1. Rahmenbedingungenen
2. Fachliche Kompetenzen
3. Methodische Kompetenzen
4. Persönliche Kompetenzen
5. Soziale Kompetenzen

Falls es sich um eine Stelle für eine Führungskraft handelt, kommt noch ein sechstes Feld für die Führungskompetenzen hinzu. Im folgenden Abschnitt stellen wir jedes dieser Felder im Detail vor, und geben dir eine Liste an Eigenschaften an die Hand, mit denen du per Baukasten-Prinzip dein Anforderungsprofil zusammenstellen kannst.

Die Rahmenbedingungen

Im “Kopf” des Anforderungsprofils sollten zunächst einmal die Stelle grundlegend beschrieben werden. Wichtige Merkmale, die du festhalten solltest sind etwa:

1. 1. 1. • Abteilung
         • Position und Jobtitel
         • Hauptaufgaben
         • Arbeitsumfang (Voll- oder Teilzeit)
         • Remote (Ja / Nein)
         • Gehaltsrahmen
         • Frühestes Startdatum
         • …

Das gewünschte Bildungsniveau oder sonstige Anforderungen wie ein Führerschein oder eine Arbeitserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitenden können ebenfalls in den allgemeinen Bedingungen angegeben werden.

Da wir der Meinung sind, dass die Schulbildung deutlich weniger Gewicht haben sollte als die Erfahrungen und Fähigkeiten der Bewerber:innen, haben wir uns bei unserem Stellenprofil allerdings gegen eine Auflistung entschieden. Falls eine bestimmte Ausbildung für eine Stelle zwingend erforderlich ist, kann dies im nächsten Feld “Fachliche Kompetenzen” vermerkt werden.

Fachliche Kompetenzen

1. 1. 1. • Fachkenntnisse
         • Aus- und Weiterbildungen
         • Erfahrungen
         • Sprachkenntnisse
         • Zusatzkenntnisse
         • Kognitive Fähigkeiten
         •  …
         • …

Natürlich muss ein:e Kandidat:in in der Lage sein, vorstehende Aufgaben fachlich lösen zu können. Dabei kommt es neben der Erfahrung und den notwendigen Fachkenntnissen vor allem auf die kognitiven Fähigkeiten an. Wer in der Lage ist, sich schnell neues Wissen anzueignen und umzusetzen, hat aus unserer Sicht die Nase vorn und kann damit fehlende Erfahrungen gut ausgleichen.

Eine Liste der geforderten fachlichen Kompetenzen solltest du mit den Teamleiter:innen der entsprechenden Abteilungen besprechen, um zu vermeiden, dass sich Bewerber:innen angesprochen fühlen, die für die ausgeschriebene Stelle fachlich nicht qualifiziert sind.

Methodische Anforderungsmerkmale

1. 1. 1. • Analytisches Denken
         • Strategisches Denken
         • Unternehmerisches Denken
         • Organisationstalent
         • Eigenständigkeit
         • Teamorientiertheit
         • Home-Office-Qualifikationen
         • …
         • …

Bei den methodischen Anforderungen geht es um die Arbeitsweise der Bewerber:innen. Wie gehen sie tagtäglich mit Problemen um? Sind sie eher analytisch veranlagt oder haben sie eine Hands-on-Mentalität? Arbeiten sie lieber allein oder im Team an Lösungen? All dies ist von zentraler Bedeutung für die Frage, ob ein:e Kandidat:in auf die ausgeschriebene Stelle passt.

Wer mit vielen verschiedenen Persönlichkeiten zusammenarbeiten soll, darf kein:e Einzelgängerin sein. Wer komplett remote arbeiten soll, muss hingegen ein gewisses Talent zur Selbstorganisation mitbringen.

Persönliche Anforderungsmerkmale…

1. 1. 1. • Lernbereitschaft
         • Kundenorientierung
         • Stressresistenz
         • Kritikfähigkeit
         • Kommunikationsstärke
         • Anpassungsfähigkeit
         • Verantwortungsbewusstsein
         • Leistungsbereitschaft
         • Reisebereitschaft
         • Optimismus
         • …
         • …

… & Soziale Anforderungsmerkmale

1. 1. 1. • Kontaktfreude
         • Einfühlungsvermögen
         • Überzeugungskraft
         • Konfliktlösungsfähigkeiten
         • Verhandlungsgeschick
         • Begeisterungsfähigkeit
         • Kooperationsbereitschaft
         • Humor
         • Geduld
         • Ehrlichkeit
         • Selbstbewusstsein
         • …
         • …

Die persönlichen & sozialen Anforderungen sollten nicht nur auf die Stelle zugeschnitten sein, sondern auch mit den Werten der übrigen Mitarbeiter:innen übereinstimmen – dein Cultural Fit wird es dir danken.

Vor allem für die zukünftigen Teammitglieder, die eng mit dem oder der Bewerber:in zusammenarbeiten müssen, wäre es fatal, jemanden einzustellen, dessen Charakter konträr zum Rest des Teams steht. Konflikte wären hier vorprogrammiert. Das Risiko dafür kannst du jedoch von vornherein verringern, indem du die Teammitglieder in die Candidate Journey einbeziehst und gemeinsame Gespräche einplanst. Diejenigen, die später mit dem oder der Kandidat:in arbeiten müssen, sollten entscheiden dürfen, mit wem sie gut harmonieren.

Führungsmerkmale

1. 1. 1. • • Mitarbeitermotivation
           • Ergebnisorientierung
           • Delegation
           • Empathie
           • Entscheidungsstärke
           • Innovatives Denken
           • Personalentwicklung und -führung
           • …
           • …

Führungskräfte vereinen eine Reihe an Merkmalen aus allen Anforderungsbereichen wie etwa Einfühlungsvermögen, Organisationstalent oder Verantwortungsbewusstsein, haben aber auch zusätzlich ganz eigene Merkmale. So müssen sie etwa in der Lage sein, ihre untergebenen Mitarbeiter:innen zu motivieren, Aufgaben zu delegieren und aus einer optimistischen Grundhaltung heraus, innovative Lösungen zu erarbeiten. Gleichzeitig sollten sie nicht davor zurückschrecken, Entscheidungen zu treffen und mit gutem Beispiel voranzugehen.

In unserem Blog erfahrt ihr mehr über die Eigenschaften einer guten Führungskraft.

Unser Beispiel für ein gelungenes Anforderungsprofil

Sehen wir uns nun einmal an, wie dein Anforderungsprofil am Ende aussehen könnte.

Beginnen wir mit den Rahmenbedingungen für unsere Beispiel-Position “Senior Online Marketing Manager (m/w/d)”. Hier landen alle Aufgaben, die wir bei der Ist-Analyse identifiziert haben. Hierbei haben wir auch gemerkt, dass etwas anderes als eine 40 Stunden Woche nicht machbar wäre, da sich der oder die zukünftige Mitarbeiter:in um eine Vielzahl komplexer Arbeiten kümmern muss.

Als nächstes füllen wir alle relevanten Merkmale aus und formulieren entsprechende Anforderungen an die Kandidat:innen. Im Notizen-Feld ist anschließend Platz, um beispielsweise festzulegen, ob das gewünschte Anforderungsmerkmal im Bewerbungsgespräch oder erst im Assessment-Center geprüft werden soll:

 

 

Ausgerüstet mit dieser Liste, bewertest du alle Kandidat:innen und vergibst für jedes Merkmal eine Punktzahl von 1 bis 5:

Jetzt nur noch Punkte zusammenrechnen und… das war’s! Schon hast du ein vollständiges Anforderungsprofil, womit du Kandidat:innen untereinander vergleichen kannst. Damit du dir Arbeit sparst, haben wir dir eine Vorlage für dein eigenes Anforderungsprofil geschaffen, die du natürlich kostenlos nutzen kannst.

Ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Wie komplex dein Anforderungsprofil am Ende wird, hängt von zwei Faktoren ab:
1. Wie groß das Unternehmen ist, das die gesuchte Stelle ausschreibt.
2. Wie anspruchsvoll die zu besetzende Position ist.

Fazit: Warum ist ein Anforderungsprofil wichtig?

Da ein Anforderungsprofil je nach Größe des Unternehmens eine Menge Arbeit ist, fragst du dich an dieser Stelle sicher, ob sich der Aufwand für dich überhaupt lohnt. Diese Frage lässt sich mit einem klaren JA beantworten. Ein Anforderungsprofil hat drei entscheidende Vorteile:

Ein Anforderungsprofil…

… ist effizient: Mit einem guten Anforderungsprofil wird dein Recruiting auf einen Schlag effizienter. Recruiter:innen haben dank des Profils nämlich eine klare Vorstellung davon, nach welchen Bewerber:innen sie Ausschau halten sollen. Das spart nach hinten raus enorm viel Zeit, da unpassende Kandidat:innen nicht erst im fortgeschrittenen Stadium der Candidate Journey aussortiert werden.

… erleichtert nachfolgende Schritte: Mithilfe eines Anforderungsprofils erstellt sich eine Stellenbeschreibung wie von selbst, auch spätere Bewerbungsgespräche lassen sich leichter planen und durchführen, da Recruiter:innen eine umfangreiche Checkliste zur Hand haben, die sie während des Gesprächs bloß abhaken brauchen. 

…ist wiederverwendbar: Wer denkt, dass ein Anforderungsprofil nach Besetzung der Stelle im Papierkorb landet, irrt gewaltig. Dem Fachkräftemangel sei dank, wirst du dieselbe Position in ein paar Jahren mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder besetzen müssen. Wenn es so weit ist, wirst du deinem Vergangenheits-Ich für seine Vorarbeit danken. Aber Achtung: Bevor du ein Anwendungsprofil 1:1 übernimmst, solltest du überprüfen, ob sich die Position im Laufe der Zeit gewandelt hat.