Definition: Was ist der Cost-per-Hire?
Der Cost-per-Hire (CPH) beschreibt als Recruiting-KPI die durchschnittlichen Kosten einer neuen Einstellung. Diese Kennzahl kann je nach Art der Berechnung zu unterschiedlichen Zwecken gebraucht werden, am häufigsten aber zur Budgetplanung im Recruiting und Personalmarketing. Zusammen mit dem Time-to-Hire, der Cost-per-Application, der Conversion Rate auf Stellenanzeigen und im Auswahlprozess, und der Quality of Hire zählt er zu den bekanntesten und beliebtesten Kennzahlen im Recruiting und Personalmarketing.
Den Cost-per-Hire berechnen
Welche Kosten bei der Berechnung einbezogen werden sollte abhängig vom Ziel der Auswertung sein und davon, wer das Budget für bestimmte Maßnahmen zur Verfügung stellt.
Die einfachste Art zur Berechnung des Cost-per-Hires bezieht nur die offensichtlichsten und direkten Kosten im Personalmarketing und Recruiting ein, die zur Besetzung einer Stelle notwendig waren. Darunter fallen Gebühren von Personaldienstleistungen und Kosten, die im Personalmarketing anfallen (Jobbörsen, Multiposting und andere Paid Ads). Mit dem CPH weiß man somit, wie viel Geld investiert werden muss, um eine Stelle zu füllen. Diese Berechnung kann für jede Stelle einzeln oder als Durchschnitt aller Stellen erfolgen.
Im nächsten Schritt können andere, indirektere Kosten einbezogen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Reisekosten von Bewerber:innen, Kosten für Recruiting-Software, Boni für Mitarbeiterempfehlungen, Kosten für Employer-Branding-Videos und Karrieremessen. Mit diesem ausführlichen Cost-per-Hire kann die Frage nach dem Budget (exkl. Gehalt und Weiterbildungen) beantwortet werden. Wenn hier die Besetzung einer Stelle 5.000 Euro kostet und im nächsten Jahr 200 Einstellungen geplant sind, dann braucht das Recruiting mindestens ein Recruiting-Budget von einer Millionen Euro (zusätzlich zu den reinen Personalkosten im Fachbereich). Hier ist aber die Frage: Aus welchen Budgettöpfen werden entsprechende Maßnahmen bezahlt? Welche Kosten übernimmt das Recruiting, welche der Fachbereich? Nur die Recruiting-Kosten sollten in dieser Berechnung eine Rolle spielen.
Für eine vollständige Übersicht über die Kosten, die für neue Einstellungen anfallen, müssen auch Personalkosten einberechnet werden. Dazu gehören die Gehälter des Recruiting-Teams, aber auch die Zeitkosten von Interviewer:innen. Wenn eine Hiring Managerin für eine Besetzung 20 Stunden Zeit in die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen investiert, und diese Hiring Managerin einen Stundenlohn von 35€ bekommt, so müssen diese 700 € in die Kosten für den Cost-per-Hire mit einfließen. Gleiches gilt für Weiterbildungskosten des Teams.
Mit diesem vollständigen CPH kann der Return on Investment für jede Einstellung berechnet werden. Dafür müssen komplizierte Fragen beantwortet werden können:
- Wie viel kostet es, wenn Stellen unbesetzt bleiben?
- Wie viel trägt eine bestimmte Position zur Wertschöpfung bei?
Jeder Position einen monetären Wert zu geben, ist häufig unmöglich. Für mehr Vergleichbarkeit und eine einfache Berechnung ist es deswegen für den Einstieg in diese Kennzahl empfehlenswert, zunächst nur die direkten Kosten einer Einstellung als Grundlage zur Berechnung des CPHs zu beachten.
Umgang mit dem Cost-per-Hire als Recruiting-KPI
Mit dem Cost-per-Hire als KPI lässt sich noch keine Aussage über Erfolg oder Misserfolg des Recruitings treffen. Ein niedriger CPH ist zwar attraktiv, weil das bedeutet, dass Prozesse kurz und Maßnahmen effektiv sind. Ob eine Besetzung erfolgreich war, neue Mitarbeiter:innen gute Leistungen erbringen und die Fluktuation niedrig ist, steht jedoch auf einem anderen Blatt.
Für den Alltag im Recruiting kann der CPH verwendet werden, um gleiche oder ähnliche Positionen zu vergleichen:
- Warum hat die Besetzung einer Stelle vor drei Jahren weniger gekostet als jetzt?
- Warum sind die Kosten im Fachbereich X höher als im Fachbereich Y?
- Welche Maßnahmen im Personalmarketing sind günstig und effektiv, welche nicht?
Für einen Vergleich mit anderen Unternehmen ist der Cost-per-Hire im Grunde nicht geeignet. Nur für den Fall, dass klar definiert ist, welche Kosten in diesen Recruiting-KPI einbezogen werden, kann der CPH als Benchmark dienen. Aber selbst dann dürfen u.a. verschiedene Berufsfelder, Senioritäten, Arbeitsmarktregionen und die Bekanntheit des Unternehmens nicht außer Acht gelassen werden.
Weblinks
TalentLyft: Recruitment Metrics – Cost-per-Hire
SmartRecruiters: Cost Per Hire: Why You Should Replace it in 2021
Netsuite: 11 Recruiting-KPIs & Way to Increase Recruitment Efficiency in 2021
Firstbird: Mit Empfehlungs-Recruiting den Cost-per-Hire senken
