Was ist Talent Acquisition?
Der Begriff Talent Acquisition (auch Personalbeschaffung) beschreibt einen HR-Prozess, bei dem qualifizierte Arbeitskräfte, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, identifiziert und angeworben werden. Deine für die Talentakquise zuständigen Mitarbeiter:innen sind darüber hinaus für die Bewertung und Einstellung von Bewerber:innen verantwortlich, um offene Stellen in Deinem Unternehmen schnellstmöglich zu besetzen.
Je nachdem, ob die Talent Acquisition in der Personalabteilung Deines Unternehmens angesiedelt ist oder ob es eine eigene Abteilung gibt, können auch die Ressourcenplanung, der Aufbau eines Talentpools oder das Employer Branding in der Verantwortung eines Talentakquiseteams liegen.
Warum Talentakquise für HR wichtig ist
Der Wettbewerb um die besten Talente wird immer größer. Längst hat sich der Begriff War of Talents etabliert, der beschreibt, was viele Unternehmen bereits heute spüren: Um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen, müssen Recruiter:innen zunehmend schwerere Geschütze auffahren.
Angesichts der Digitalisierung, der Energiewende und des demografischen Wandels als Haupttreiber des Arbeitsmarktes stehen die meisten Unternehmen vor der Herausforderung, langfristige Strategien zur Bekämpfung des Fachkräftemangels zu entwickeln. Insbesondere Unternehmen, die bereits unter einem akuten Fachkräftemangel leiden, sollten umgehend ihr Wissen über die Gewinnung von Talenten auffrischen und sich auf diese Weise einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Wie das gelingt, erklären wir Dir in den folgenden Abschnitten.
Talent Acquisition vs. Recruitment: Wo liegt der Unterschied?
Obwohl beide Disziplinen das gleiche Ziel verfolgen – die Besetzung freier Stellen – gibt es wichtige Unterschiede in der Herangehensweise.
Der vielleicht bedeutendste Unterschied besteht darin, dass die Talentakquise einen strategischen Ansatz für die langfristige Personalplanung verfolgt, während Recruiter:innen eher damit beschäftigt sind, offene Stellen zeitnah zu besetzen, um den kurzfristigen Bedarf des Unternehmens zu decken.
Der unterschiedliche Ansatz wird anhand eines Beispiels deutlich:
Ein Mitarbeiter eines Unternehmens mit Online-Shop entscheidet, dass er das Unternehmen verlassen und sich beruflich umorientieren möchte. Die zuständige Abteilung beauftragt daher die Personalabteilung des Unternehmens, um kurzfristig einen geeigneten Ersatz für den Mitarbeiter zu finden.
Zur gleichen Zeit beschließt eine leitende Angestellte des Unternehmens, nach langjähriger Tätigkeit im Unternehmen in den Ruhestand zu gehen. Glücklicherweise hat das Talentakquisitionsteam des Unternehmens diesen Schritt bereits Monate im Voraus geplant und kontinuierlich geeignete Kandidat:innen für die Nachfolge identifiziert, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Zur besseren Übersicht haben wir Dir eine Tabelle mit den wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschieden zwischen Talentakquise und Recruiting zusammengestellt:
| Recruiting |
|---|
| Kurzfristige Planung |
| Operativ ausgerichtet |
| I.d.R. leichter zu besetzende Positionen |
| Talentakquise |
|---|
| Langfristige Planung |
| Strategisch ausgerichtet |
| I.d.R. schwieriger zu besetzende Positionen |
Anhand des obigen Beispiels wird auch deutlich, wie wichtig es ist, zwischen schwieriger und leichter zu besetzenden Stellen zu unterscheiden. Du solltest daher wissen, welche Stellen im Unternehmen spezifische Anforderungen haben und welche Stellen keine spezifischen Fähigkeiten erfordern.
Wie funktioniert Talent Acquisition?
Eine effektive Talentakquise ist ein langer Prozess, der einige Schritte erfordert, bevor du Dich über erste Erfolge Deiner Strategie freuen kannst. Damit du ein wenig Zeit sparen und Stolperfallen vermeiden kannst, haben wir die wichtigsten Schritte zusammengetragen.
Schritt 1: Den Bedarf analysieren
In diesem Schritt steht die Frage im Mittelpunkt, nach welchen Kandidat:innen du Ausschau halten solltest, um das Unternehmen voranzubringen. Setze Dich mit den einzelnen Fachabteilungen in Verbindung, welche Kompetenzen fehlen und führe eine Mitarbeiterumfrage durch, wer mit wem zusammenarbeitet, um Muster in der Organisationsstruktur zu erkennen und tragende Säulen im Unternehmen zu identifizieren. Behalte auch die Werte und die Ziele des Unternehmens bei der Erstellung Deiner Candidate Persona im Hinterkopf.
Schritt 2: Die Suche eingrenzen
Bevor du dich blindlings auf die Suche nach einer generischen Führungskraft HR (m/w/d) machst und Dich über den ausbleibenden Rücklauf wunderst, definiere doch erst einmal, was genau du dir von Deiner Führungskraft erhoffst. Dazu solltest du intensive Gespräche mit dem Team führen, das mit der Person am Ende zusammenarbeiten muss. Vielleicht ergibt sich daraus sogar der Wunsch eines Teammitglieds, die Stelle zu gegebener Zeit selbst zu übernehmen.
Schritt 3: Das Auswahlverfahren planen
Für jede gesuchte Position sollte der Auswahlprozess angepasst werden. Wie der Auswahlprozess im Einzelnen gestaltet ist, hängt ganz von den davor festgelegten Anforderungen an die gesuchte Position ab. Stelle Dir die Frage, welche Formate für die geforderten Anforderungen am sinnvollsten sind. Beispielsweise könnte sich der Talent Acquisiton Specialist zusammen mit der Fachkraft, die der oder die Kandidat:in ersetzen soll, einen Fragebogen zusammenstellen, um Fachwissen abzufragen. Auch ein Test, der allgemeine geistige Fähigkeiten abfragt, ist für manche Berufsprofile sinnvoll.
Geh die weitere Vorgehensweise gedanklich durch: Benötigst du Arbeitsproben? Wie soll das Bewerbungsgespräch ablaufen? Braucht es noch weitere Personen, die mit im Gespräch sitzen? All das kannst du bereits in die Stellenanzeige schreiben oder den Kandidat:innen telefonisch bzw. per Mail mitteilen, damit sie sich auf das weitere Vorgehen einstellen können.
Schritte 4: Die Suche gestalten
Die Zeiten, in denen eine Zeitungsannonce zahlreiche Bewerbungen bescherte, sind endgültig vorbei. Der steigende Fachkräftemangel in Deutschland verlangt nach großen Anstrengungen und nach einem Talent Acquision Specialist, der sowohl aktive, als auch passive Kandidat:innen in seine Strategie einbezieht. Letztere lassen sich beispielsweise über Active Sourcing erreichen, während aktiv Suchende sich von Anzeigen angesprochen fühlen können. Hierbei ist die Gestaltung der Stellenanzeige selbst genauso wichtig, wie der Aufbau der Karriereseite des Unternehmens und die Auswahl der Kanäle.
Schritt 5: Einstellung und Onboarding
Nachdem du in den vorherigen Schritten alles geplant und vorbereitet hast, gilt es nun aus den Bewerber:innen den oder die beste Kandidat:in auszusuchen. Da du genau definiert hast, wonach du suchst und die Fachabteilungen mit einbezogen hast, wird Dir dieser Schritt nicht allzu schwer fallen. Das heißt aber nicht, dass du allen anderen Bewerber:innen direkt eine Absage erteilen solltest, schließlich könnten ausgewählte Kandidat:innen Dein Angebot ablehnen, weil sie sich für ein anderes Unternehmen entschieden haben. In diesem Fall ist es hilfreich, ein paar Second Best Bewerber:innen in der Hinterhand zu haben.
Da es ein paar Tage oder sogar Wochen dauern kann, bis der oder die Kandidat:in den Arbeitsvertrag unterschreibt, solltest du die Zwischenzeit nutzen und ein Onboarding erstellen, um den Einarbeitungsprozess so strukturiert wie möglich zu gestalten.
Schritt 6: Reflexion
Es ist ganz normal, dass Prozesse nicht immer glatt laufen. Deshalb solltest du Feedback-Gespräche mit allen an der Talentakquise beteiligten Personen – einschließlich der Bewerber:innen selbst – einplanen, um deine Vorgehensweise nachzuschärfen und grobe Fehler in Zukunft zu vermeiden.
Welche Aufgaben hat ein Talent Acquisition Specialist?
Damit der oben beschriebene Prozess gelingt, solltest du eine oder mehrere Personen mit der Durchführung aller nötigen Schritte beauftragen. Konkret sollte Dein zukünftiger Talent Acquisition Specialist in der Lage sein…
- die Planung, Koordinierung und Durchführung von Recruiting-Maßnahmen sowie die Auswahl von Talenten in die eigene Hand zu nehmen
- einen Talent Pool aufzubauen und Talent Pipelines für wichtige Stellen zu verwalten
- mit Führungskräften innerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten
- Vorstellungsgespräche und On- bzw. Offboardings vorzubereiten und ggf. zu delegieren
- auf Rekrutierungsveranstaltungen erfolgreich neue Talente anzuwerben
- die Talentakquise-Strategie umzusetzen und fortlaufend zu optimieren
- ggf. das Talent Acquisition Team zu leiten
- uvm.
Wie du siehst, erfordert die Tätigkeit als Talent Acquisition Specialist ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und Führungskompetenz.
7 Tipps und Best Practices für eine erfolgreiche Talent Acquisition
1. Erkenne mögliche Lücken frühzeitig: Wer erst dann mit der Suche nach einem geeigneten Nachfolger beginnt, wenn eine Stelle bereits offen ist, wird privat womöglich auch erst dann zum Arzt gehen, wenn die Schmerzen unerträglich sind. Wichtig ist, dass du regelmäßig überprüfst, welche Funktionen im Unternehmen von welchen Mitarbeitern übernommen werden, um für die zentralen Akteure im Unternehmen immer eine Liste mit geeigneten Nachfolgern in petto zu haben. Auch solltest du über die Expansionspläne des Unternehmens Bescheid wissen, um den zukünftigen Fachkräftebedarf absehen zu können und rechtzeitig mit der Suche nach geeignetem Personal zu beginnen.
2. Keine Angst vor Nischen: Je genauer du eine Stelle beschreibst, desto weniger Leute werden sich dafür interessieren. In der Regel willst du aber gar nicht, dass sich Fachkräfte bewerben, die mit ihren Fähigkeiten die freie Stelle nicht ausfüllen können. Hier gilt also der klassische Grundsatz: “Qualität vor Quantität”. Um die perfekte Stellenausschreibung zu erstellen, solltest du dich im Vorfeld mit der zuständigen Abteilung in Verbindung setzen und die genauen Anforderungen mit dem Team besprechen.
3. Schaue Dich auch intern um: Schon Goethe wusste: “Warum in die Ferne schweifen? Sieh, das Gute liegt so nah”. Denn: Niemand kennt Dein Unternehmen besser als die Mitarbeitenden, die schon seit Jahren im Unternehmen arbeiten und die Deine Ziele in der Regel nicht nur kennen, sondern im Idealfall auch teilen. Daher sollte Deine Strategie unbedingt auch die interne Weiterbildung und Förderung von Mitarbeitern beinhalten. Die rechtzeitige Identifizierung von potenziellen Nachfolgern im Unternehmen hat zudem den Vorteil, dass du die betreffenden Mitarbeiter langsam an ihre neuen Aufgaben heranführen kannst. Informiere daher am besten zunächst Deine Belegschaft über künftig freiwerdende Positionen und frage in den passenden Teams nach Interesse, bevor du nach externen Kräften suchst.
4. Nimm Dir für den Prozess Zeit: Es liegt in der Natur der Sache, lange Prozesse abkürzen zu wollen. Unterm Strich sparst du jedoch viel mehr Ressourcen, wenn du dir die Zeit nimmst, Bewerber:innen kennen zu lernen. Denke immer daran, dass du das Interesse der Kandidat:innen potenziell steigerst, wenn du von Anfang an Interesse an ihnen zeigst. Sobald sie hingegen das Gefühl haben, wie Massenware behandelt zu werden, wollen sie womöglich nie wieder etwas mit Deinem Unternehmen zu tun haben.
5. Stelle das Potenzial über die Leistung: Lass Dich nicht von langen Lebensläufen blenden. Nur weil ein: Kandidat:in bereits viele Erfahrungen in verschiedenen Bereichen sammeln konnte, heißt das nicht, dass er oder sie die Leistungen der Vergangenheit in Deinem Unternehmen aufrecht erhalten kann oder Deinen Ansprüchen gewachsen ist. Ebenso kann sich hinter einem kurzen Lebenslauf jemand verbergen, der für die Themen hinter der vakanten Position förmlich brennt und seine mangelnde Erfahrung mit Fachwissen und Ehrgeiz ausgleichen kann. Lege Deinen Schwerpunkt bei Vorstellungsgesprächen daher eher auf Soft Skills und fühle Kandidat:innen auf den Zahn, wie hoch die Bereitschaft ist, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten.
6. Kümmere Dich um Deinen Talent Pool: Eine gute Recruiting-Strategie wird durchgängig hochwertige Bewerber:innen hervorbringen, für die nicht sofort eine passende Stelle verfügbar ist. Für genau diese Kandidat:innen lohnt es sich, einen Talentpool anzulegen und deren Interesse regelmäßig über Newsletter o.ä. zu aktivieren. Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, mit einem Recruiting-Programm zu arbeiten, bei dem der zuständige Mitarbeiter Tabellen mit wichtigen Eckdaten der Kandidat:innen im Talent Pool anlegt, der sich regelmäßig selbst bereinigt und Talente aus dem Pool entfernt, die sich dort schon sehr lange befinden. Für kleinere Unternehmen reicht meist eine manuell gepflegte Excel-Tabelle.
7. Führe die Personalabteilungen zusammen: Bei der Vielzahl der Aufgaben, die ein Talent Acquisition Team zu erfüllen hat, kann es durchaus zu Überschneidungen mit den anderen Personalabteilungen im Unternehmen kommen. Damit die eine Hand weiß, was die andere tut, solltest du dafür sorgen, dass es genügend Schnittstellen zwischen den einzelnen Teams gibt und der Austausch reibungslos funktioniert.
Welche Tools helfen, Talente zu gewinnen?
An dieser Stelle möchten wir Dir gerne den Jobspreader vorstellen. Der Jobspreader bietet Dir eine Datenbasis für Deine Talentakquise-Strategie. Mit seinem Marktdaten-Checker hilft er Dir, Positionen zu identifizieren, die voraussichtlich schwer zu besetzen sein werden und denen du daher besondere Aufmerksamkeit widmen solltest. Darüber hinaus kannst du mit mit Jobspreader Deine Stellenanzeigen verwalten und automatisch ausspielen lassen. Bei einer kostenlosen Demo erklären wir Dir einzelne Funktionen gerne im Detail.
Weblink
Workable.com: FAQ about HR, Talent Acquisition vs. Talent Management
