Teilen Definition: Was ist die Cost-of-Vacancy?
Die Cost-of-Vacancy (CoV) beschreibt als Recruiting-KPI die Kosten, die einem Unternehmen entstehen, solange eine Stelle unbesetzt bleibt. Die Grundannahme dahinter ist, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt. Wer fehlt, reißt also eine Lücke, die sich nicht nur in fehlender Arbeitskraft, sondern auch in entgangenem Umsatz, sinkender Teamkapazität und schlechterer Kundenzufriedenheit bemerkbar macht.
Zusammen mit der Time-to-Hire, Time-to-Fill, dem Cost-per-Hire und dem Cost-per-Application zählt sie zu den Kennzahlen, mit denen Recruiting und Business-Ziele sinnvoll miteinander verknüpft werden können.
Warum kostet eine unbesetzte Stelle Geld?
Die Kosten einer Vakanz tauchen auf keiner Rechnung auf – das macht sie für viele abstrakt. Trotzdem sind sie real und entstehen durch mehrere Faktoren gleichzeitig.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, müssen Kolleginnen und Kollegen die Aufgaben auffangen. Das erhöht die Arbeitsbelastung, verlangsamt bestehende Prozesse und lässt wenig Raum für neue Ideen oder proaktives Arbeiten. Hält der Zustand länger an, sinken Motivation und Zufriedenheit im Team. Krankheitsbedingte Ausfälle steigen, was die Belastung für die verbleibenden Personen weiter erhöht – eine Abwärtsspirale, die im schlimmsten Fall zu weiteren Kündigungen führt.
Bei Vertriebspositionen lässt sich das besonders gut in Zahlen fassen. Jeder Tag ohne Vertriebsmitarbeiterin ist ein Tag ohne Neugeschäft. Aber auch andere Funktionen erwirtschaften indirekt Umsatz, etwa durch Effizienz, Kundenbindung oder Produktentwicklung. Die Cost-of-Vacancy macht diesen Zusammenhang sichtbar und damit intern kommunizierbar.
Wie wird die Cost-of-Vacancy berechnet?
Es gibt mehrere Methoden, je nachdem, was im Unternehmen besser messbar ist und welche Zahlen intern überzeugender wirken.
Wer die Cost of Vacancy für eine konkrete Stelle berechnen möchte, kann das direkt mit dem kostenlosen Cost-of-Vacancy-Rechner tun.
1. Die Harvard-Methode (Gehaltsbasiert)
Die bekannteste und am weitesten verbreitete Formel:
Formel:
Jahresgehalt / ⌀ Arbeitstage pro Jahr × Einflussfaktor × ⌀ Time to Fill
Beispielrechnung (Vertriebsmitarbeiter mit 62.000 € Jahresgehalt, 150 Tage unbesetzt):
62.000 € / 250 Arbeitstage × Faktor 3 × 150 Tage = 111.600 € CoV
Fast das Doppelte des Jahresgehalts und das allein durch die Zeit, die der Recruitingprozess in Anspruch nimmt.
Der Einflussfaktor berücksichtigt, wie stark die Stelle den Unternehmenserfolg beeinflusst:
- Faktor 1: Auszubildende, Hilfskräfte
- Faktor 2: Fachkräfte
- Faktor 3: Führungskräfte, Vertrieb, Projektmanagement
2. Umsatzbasierte Berechnung
Wer direkter rechnen möchte, kann den Jahresumsatz des Unternehmens durch die Mitarbeitendenzahl teilen, um den durchschnittlichen Umsatz pro Person zu ermitteln. Diesen Wert rechnet man auf einen Tagessatz herunter und multipliziert ihn ebenfalls mit einem Einflussfaktor und der Time to Fill.
Diese Methode eignet sich besonders gut, wenn der Beitrag einzelner Positionen zum Gesamtumsatz greifbar ist, zum Beispiel im Vertrieb oder in der Produktion.
Beispiel: Ein Unternehmen mit 14 Millionen Euro Jahresumsatz und 125 Mitarbeitenden erzielt im Durchschnitt 430 Euro Tagesumsatz pro Person. Bei einer Softwareentwicklerin mit hohem Einfluss auf die Produktentwicklung (Faktor 3) und 65 Tagen Time to Fill entstehen Kosten von rund 84.000 Euro.
3. Gewinnbasierte Berechnung
Manche Stakeholder arbeiten lieber mit Gewinn- statt Umsatzkennzahlen. Hier wird statt des Umsatzes der Unternehmensgewinn als Berechnungsbasis herangezogen. Das ergibt niedrigere absolute Werte, kann aber in bestimmten Gesprächskontexten überzeugender sein, etwa bei Finanz- oder Controllingteams.
Welche Methode die richtige ist, hängt davon ab, mit wem man spricht und welche Zahlen im Unternehmen als valide gelten. Im Zweifel empfiehlt es sich, mehrere Varianten durchzurechnen und die passende für das jeweilige Gespräch auszuwählen.
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Was ist der Unterschied zwischen Cost-of-Vacancy und Cost-per-Hire?
Die beiden Kennzahlen werden manchmal verwechselt, messen aber unterschiedliche Dinge. Der Cost-per-Hire erfasst die Kosten, die aktiv für die Besetzung einer Stelle aufgewendet werden: Personalmarketing, Jobbörsen, Recruiter-Arbeitszeit. Die Cost-of-Vacancy dagegen berechnet die passiven Kosten, also das, was entgeht oder verloren geht, solange die Stelle offen bleibt.
Beide Kennzahlen zusammen ergeben ein vollständigeres Bild. Denn wer nur den Cost-per-Hire im Blick hat und deshalb beim Personalmarketing-Budget spart, übersieht möglicherweise, dass die verlängerte Time to Fill durch höhere Vacancy-Kosten deutlich teurer kommt als die ursprüngliche Investition.
Wofür nutzt man die Cost-of-Vacancy in der Praxis?
Die stärkste Anwendung der CoV liegt in der internen Kommunikation. Mit einer konkreten Zahl lässt sich im Gespräch mit Führungskräften, Finance-Teams oder dem Management gut argumentieren, etwa für ein höheres Personalmarketing-Budget, schnellere Freigaben im Recruitingprozess oder zusätzliche Recruiting-Ressourcen.
Wer zeigen kann, dass eine offene Stelle (je nach Position) mehrere Tausend Euro pro Monat kostet, führt ein anderes Gespräch als jemand, der nur erklärt, dass der Recruitingprozess gerade etwas langsam läuft.
Darüber hinaus hilft die CoV dabei, Prioritäten zu setzen. Sie zeigt, welche offenen Stellen am meisten kosten und wo es sich lohnt, den Prozess zu beschleunigen oder Budget aufzustocken. Besonders bei Stellen mit hohem Einflussfaktor – also Vertrieb, Führung oder Projektmanagement – summieren sich die Kosten schnell auf einen sechsstelligen Betrag.
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