Was ist die Vakanzzeit?
Die Vakanzzeit ist eine von der Bundesagentur für Arbeit (BA) publizierte Kennzahl und bezeichnet die Zeit in Tagen, die es benötigt, um eine offene Stelle zu besetzen. Unter Personalern wird meist von der durchschnittlichen Vakanzzeit gesprochen. Darunter versteht man die Zeit, die eine bestimmte Berufsgruppe im Durchschnitt braucht, um besetzt zu werden – vom ersten bis zum letzten Tag des Recruitings. Als Synonym für Vakanzzeit wird das Wort Besetzungsdauer bzw. Ausschreibungsdauer verwendet.
Mithilfe der Vakanzzeit können Personalverantwortliche einerseits abschätzen, wie schwierig die Besetzung einer Stelle wird, andererseits aber auch die eigene Besetzungsdauer mit der durchschnittlichen Vakanzzeit vergleichen und somit mögliche Schwachstellen im Recruiting aufdecken. Dabei ist der durchschnittlichen Vakanzzeit einer Berufsgruppe nicht blind zu vertrauen, da sich der Fachkräfteengpass regional unterscheidet.
Wann beginnt und endet die Vakanzzeit?
Die von der BA definierte Vakanzzeit beginnt mit dem auf der Jobbörse festgelegten Besetzungstermin und endet mit der Austrag aus der Jobbörse. Der zeitliche Verzug zum realen Recruiting-Prozess im Unternehmen ist in etwa deckungsgleich, weshalb die veröffentlichte Kennzahl gerne im Recruiting als Vergleich herangezogen wird.
Was ist eine vakante Stelle?
Als vakante Stelle bzw. Vakanz wird jede Stelle bezeichnet, die aktuell nicht besetzt ist und geplant ist zu besetzen. Dies betrifft nicht nur neu geschaffene Stellen, sondern auch Stellen, die etwa aufgrund von Mutterschutz befristet zu vergeben sind.
Vakanzzeiten in Deutschland
Die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland lag laut Agentur für Arbeit im Jahr 2020 bei 135 Tagen (ohne Helferstellen). Um eine Stelle zu besetzen braucht ein Recruiter somit mehr als 19 Wochen Zeit im Durchschnitt. Dies ist ein geringer Anstieg um 6 Tage, der den Trend des starken Fachkräftemangels und des demografischen Wandels widerspiegelt. Deutlich höher war der Anstieg der Vakanzzeit in Deutschland in 2019.
Der höchste Anstieg der Vakanzzeit verzeichnete sich im letzten Jahr im Bundesland Thüringen, wobei sich der Anstieg stark unterscheidet je Anforderungsniveau und Berufsgruppe. Typische Mangelberufe mit hoher Vakanzzeit finden sich bekannterweise in der Pflege und in der IT.
Vakanzzeit in Pflegeberufen
Pflegeberufe stehen in Deutschland beispielhaft für Mangelberufe mit einer hohen Vakanzzeit, besonders Berufe in der Altenpflege. Letzteres hatte im Jahr 2019 eine durchschnittliche Vakanzzeit von 213 Tagen (ohne Spezialisierung). Die höchste Besetzungsdauer gibt es in den Bundesländern Berlin (271 Tage) und Bayern (245 Tage).
Wie lässt sich die eigene Besetzungsdauer verringern?
Eine geringere Besetzungsdauer bedeutet eine schnellere Einstellung. Dies lässt sich erreichen durch die
- Optimierung der Stellenanzeige,
- neue Plattformen zur Schaltung der Stellenanzeige
- Optimierung der Auswahlprozesse
- und bessere Anreize wie Benefits, Möglichkeiten des standortunabhängigen Arbeitens (remote) oder attraktiveren Gehaltes.
Kritik an der Vakanzzeit
Die Vakanzzeit ist eine Kennzahl, die von der Bundesagentur für Arbeit erhoben und veröffentlich wird. Sie kann dabei nur auf Daten zurückgreifen, die ihr gemeldet werden. Die Vakanzzeit kann deswegen nicht die Recruiting-Realität abbilden und ist immer etwas ungenau.
Die Ungenauigkeit der Angaben wird zum einen damit erklärt, dass die Festlegung des Beginns und des Endes der Vakanzzeit nicht dem exakten Zeitpunkt der Erstellung des Stellenangebots und der Besetzung seitens der Arbeitgeber entspricht. Diese Messung der Bundesagentur für Arbeit beginnt stattdessen mit dem vom Arbeitgeber gewünschten Besetzungstermins und endet mit der Abmeldung aus dem Arbeitgeberservice der Bundesagentur. Die Aufzeichnung findet also zeitversetzt statt und es ist nicht klar, ob die Verzögerung zwischen Vermittlungsauftrag und gewünschtem Besetzungsauftrag sowie zwischen tatsächlichem Besetzungstermin und Abmeldung immer deckungsgleich sind.
In der Vakanzzeit werden außerdem Stellen einberechnet, die unbesetzt bleiben, aber automatisch abgemeldet oder vom Arbeitgeber storniert werden. Die Vakanzzeit darf also nicht als Recruiting-KPI verwendet werden, um eigene Prozesse zu benchmarken. Vielmehr bietet die Vakanzzeit als Kennzahl der Bundesagentur für Arbeit einen Einblick in die Entwicklung des Arbeitsmarktes, wenn verschiedene Zeiträume miteinander verglichen werden. Wird es einfacher oder schwieriger, offene Stellen zu besetzen?
