tl;dr:
Die meisten Beiträge zur KI im Recruiting übertreiben, wenn es um die vollständige Automatisierung geht. Stattdessen plädiere ich für kleine, machbare Schritte: Ein einfacher Startpunkt ist z. B. die automatisierte Transkription und Zusammenfassung von Bewerbungsgesprächen über Tools wie MS Teams und ChatGPT. Dieser Ansatz spart Zeit, ist leicht umzusetzen und ermöglicht eine schrittweise Integration von KI, ohne das Team zu überfordern oder große Budgets zu verbrennen.
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KI-Revolution im Recruiting?
Die KI-Revolution im Recruiting ist in vollem Gange, wenn man den fast täglich erscheinenden Artikeln und Blogposts glauben möchte. Es wird groß gedacht. Gefühlt lässt sich heute schon der Ausschreibungsprozess, das Bewerbungsgespräch, die Evaluation und sogar das Onboarding mit intelligenten Tools automatisieren. Nur nicht bei Euch? 🙂
Kein Sorge. Der aktuelle Marketing-Zyklus ist meiner Meinung nach recht weit von der Realität entfernt. Zum Einen ist die Technologie (KI, LLM, GPT usw.) noch nicht ausgereift genug, um komplexe Geschäftsprozesse wie Talent Acquisition vollständig zu automatisieren. Zum Anderen muss jedem Realisten klar sein, dass allein die technischen und juristischen Hindernisse bei der Integration neuer Technologien in bestehende Strukturen, gerade bei großen Unternehmen, ein “Gordischer Knoten” sind.
Automatisierung in kleinen Schritten
Dieser maximalistische Ansatz, direkt alles automatisieren zu wollen, gefällt mir nicht. Denn er führt über Euphorie, zur Enttäuschung und dann zur Ablehnung. Wir können es nicht umsetzen, also lassen wir es sein. Hier verspielen wir in der Talent Acquisition die Chance, rechtzeitig und relativ einfach in die Adaption neuer Technologien und Optionen einzusteigen.
Mein Ansatz ist daher anders: Warum nicht mit kleinen Teilschritten beginnen? Statt zu versuchen, den gesamten Bewerbungsprozess zu automatisieren, greifen wir uns einen überschaubaren Bereich (Prozessbaustein) heraus – einen, der praktisch machbar ist und den Alltag eines HR-Teams wirklich erleichtert. Ein guter Einstiegspunkt?
Bewerbungsgespräche transkribieren und zusammenfassen
Viele von Euch führen bereits Bewerbungsgespräche remote, beispielsweise über Microsoft Teams. Aus meiner persönlichen Recruiting-Praxis weiß ich,
dass es sehr umständlich sein kann, dem Gespräch zu folgen und gleichzeitig vernünftige Notizen zu machen. Ich brauche meine Notizen als Grundlage für die Entscheidung. Leider habe ich meistens nicht alles notiert, oder ich kann meine Schrift nicht lesen. Wenn es euch geht wie mir, könnt ihr ziemlich simpel an dieser Stelle praktisch in die TA KI Welt einsteigen.
Was dafür praktisch nötig ist, lässt sich in ein paar unkomplizierte Schritte unterteilen:
Transkription aktivieren: Bei MS Teams lässt sich die Funktion zur Transkription von Calls ganz einfach aktivieren. (Die Option muss dafür vom Admin freigeschaltet sein. Das ist, zugegeben, die kritischste Stelle je nach Organisationsgröße. Aber bei Weitem nicht so schwierig, wie gleich alles automatisieren zu wollen.) Vor dem Gespräch wird dann lediglich die Zustimmung des Bewerbers eingeholt – ein kurzer Satz zu Beginn reicht oft aus, um sicherzustellen, dass alles rechtlich abgesichert ist.
Transkript herunterladen: Nach dem Gespräch kann die komplette Transkription als Textdatei heruntergeladen werden. Das sorgt dafür, dass kein wichtiges Detail verloren geht und man sich ganz auf das Gespräch selbst konzentrieren kann, statt hektisch Notizen zu machen.
Ab hier eröffnen sich verschiedene Möglichkeiten, wie man diesen Text nutzen kann:
Option A: Den Text lesbar und nutzbar machen (ChatGPT)
Nach dem Herunterladen des Transkripts könnte man auf Tools wie ChatGPT zurückgreifen, um den Text aufzubereiten. Das bedeutet: Füllwörter entfernen, sprachliche Korrekturen durchführen und die wichtigsten Aussagen des Bewerbers hervorheben. Das Ergebnis ist ein gut lesbares Gesprächsprotokoll, das die wichtigsten Punkte schnell zugänglich macht – ohne dabei den Kontext zu verlieren. (Um zu zeigen, wie ich das konkret umsetze, habe ich zunächst ein fiktives Gespräch von ChatGPT simulieren und als Word ausgeben lassen. Diese Datei nutze ich im Folgenden.)
Ein einfacher Prompt (Anweisung) – mit dem ich recht gute Erfahrungen mache:
Das Ergebnis sieht dann z. B. das so aus (vollständiges Ergebnis bei ChatGPT ansehen):
Option B: Die Zusammenfassung des Gesprächs (Poe.com vs. Google KI)
Eine weitere Möglichkeit ist es, das Transkript direkt zusammenfassen zu lassen. Auch hier bietet sich ChatGPT an, aber es gibt auch andere Tools, die für diesen Zweck gut geeignet sind. Der “Summarise Bot” von poe.com (kostenlos) etwa funktioniert ohne spezielle Anweisungen sehr zuverlässig und fasst das Wesentliche des Gesprächs kompakt zusammen. So hat man nicht nur die Originaltranskription, sondern auch eine prägnante Zusammenfassung zur Hand, die hilft, das Wesentliche auf einen Blick zu erfassen (Link zum Ergebnis bei Poe).
Je nach eurem Anspruch und Bedarf lohnt sich unbedingt auch der Blick auf das neue KI-Tool von Google – NotebookLM (Google Konto notwendig). Es ist auf vielfältige Arbeitsschritte mit komplexen Texten spezialisiert. Es sind z. B. unterschiedliche Formen der Zusammenfassung der Texte und bequeme Interaktion mit den Texten möglich.
Sagen wir mal, Euch sagt ein Begriff aus der Zusammenfassung nichts. Dann bietet die Oberfläche die Option “Hilfe beim Verstehen”. Alternativ kann man per Chat gezielt Fragen stellen. (Hinweis am Rand: Google nimm als Datei-Upload reinen .txt Text und nicht Word.)
Hier ist ein Ausschnitt aus der Zusammenfassung:
Und das ist ein Beispiel für die interaktive Arbeit mit dem Dokument. Ich gehe durch wichtige Themen und lasse mir direkt die vollständigen Textpassagen (als Beleg) dazu anzeigen.
Zu guter Letzt lasse ich mir alle wichtigen Begriffe erläutern.
Übrigens, ihr könnt gerne dieses Test-Notebook laden und ausprobieren.
Recruiting-Strukturen Benchmark-Studie 2023
Kleine Schritte, große Wirkung
Wir haben gezeigt, wie Recruiter (nicht ITler) Bewerbungsgespräche transkribieren können. Die hier vorgestellte Methode ist schnell und einfach umzusetzen. Es ist ein winziger Schritt im Prozess. Gleichzeitig steckt hier einiges an Zeitersparnis und Verbesserungspotential drin. Wenn Tools wie MS Teams, ChatGPT, Poe.com oder Google zur Verfügung stehen, kommt man hier sogar ohne Zusatzkosten weiter. Natürlich gibt es auch spezialisierte kommerzielle Tools, die genau für diesen Prozess entwickelt wurden und den Workflow noch weiter optimieren können.
Ich würde, wie gesagt, Schritt für Schritt anfangen, bevor im Unternehmen ein zu großes Rad gedreht werden muss. Der Vorteil dieses Vorgehens ist auch, dass man mit kleinen Häppchen entlang des TA Prozesses nach und nach effizienter werden, die Hemmschwelle im Team abbauen und an den neusten Entwicklungen ohne Risiko dran bleiben kann. So wird die KI-Integration im Recruiting zu einer realistischen und greifbaren Weiterentwicklung – und vielleicht sogar zu etwas, das wirklich Spaß macht.
