Der Traum eines jeden Recruiters und einer jeden Recruiterin ist, dass die Personalplanung im vorigen Geschäftsjahr abgeschlossen wurde und es keine spontanen Änderungen gibt. Doch die Realität sieht, gerade in großen Unternehmen, oftmals anders aus: Der Hiring Manager braucht eine:n neue:n Mitarbeiter:in – und das am besten gestern. Doch egal, ob es sich nun um Ad Hoc-Recruiting oder strategische Talent Acquisition handelt: Erfolgreiches Recruiting kann nur mit einem guten Stakeholder Management gelingen. Denn ob eine Stelle erfolgreich besetzt werden kann, hängt maßgeblich davon ab, ob die Wünsche und Interessen der Beteiligten miteinander in Einklang gebracht werden können. Unsere Checkliste hilft dir dabei.
Checkliste: Interne Stakeholder
🔘 Zuerst solltest du dir einen Überblick über die internen Stakeholder in deinem Unternehmen verschaffen. Geschäftsführung, Finance, Betriebsrat, Hiring Manager, HR und Marketing gehören sicher dazu. Welche Erwartungen haben sie? Wo könnte es Konflikte geben?
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🔘 Handelt es sich um eine Neubesetzung oder eine Nachbesetzung? In welcher Organisationsstruktur und in welchem Team ist die Stelle angelegt? Wie hängt sie mit anderen Positionen zusammen? Gibt es einen Tarifvertrag?
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🔘 Gibt es bereits ein Anforderungsprofil, das die Stellenbeschreibung um persönliche und fachliche Anforderungen ergänzt? Wenn nicht, sollte es der erste Schritt sein, das Profil in Zusammenarbeit mit dem Hiring Manager zu erstellen. Es bildet die Grundlage deiner Recruiting-Tätigkeit, um die geforderte Stelle zu besetzen.
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🔘 Gibt es einen Betriebsrat? Dieser muss rechtzeitig über die Personalplanung informiert werden und hat ein Mitbestimmungsrecht bei Einstellungen. Dazu gehören auch Unterlagen wie die Stellenausschreibung, das Anforderungsprofil oder geplante Personalkosten. Es gibt einige Fristen zu beachten, wie etwa die interne Ausschreibung für 14 Tage, bevor die Stelle extern besetzt wird. Außerdem hat der Betriebsrat eine Woche Zeit, um einem neuen Arbeitsvertrag zuzustimmen oder zu widersprechen.
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🔘 Wie sieht es mit den Kosten aus? Wurde bereits Budget für die Stelle freigegeben? In welcher Höhe? Falls nicht, sollte der finanzielle Rahmen schnellstmöglich abgeklärt werden. Frag den Hiring Manager, was er bereit ist, für die Besetzung der vakanten Stelle auszugeben.
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🔘 Bezieh’ das Personalmarketing mit ein! Mit den Marketing-Experten solltest du frühzeitig besprechen, wie und auf welchen Kanälen die Ausschreibung beworben wird.
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🔘 Keinen internen Stakeholder vergessen? Dann wird es Zeit, die Stelle auszuschreiben und dich auf die Suche nach geeigneten Kandidat:innen zu machen!
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3 Strategien für besseres Stakeholder Management
Alle mit ins Boot holen 🚣♂️
Damit alle Mitarbeiter:innen ein Verständnis dafür entwickeln, wie das Recruiting arbeitet und wer wann im Prozess der Personalbeschaffung beteiligt ist, ist es sinnvoll, eine kurze Übersicht zu erstellen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft internen Stakeholdern dabei, das Gesamtbild zu verstehen. Sie sehen, was wann passiert, wer wofür verantwortlich ist und wie die optimale Zeitplanung für jede Phase aussieht. Dieser One-Pager kann dabei helfen, dass deine Tätigkeit als nachvollziehbarer von Hiring Managern und Mitarbeiter:innen wahrgenommen wird.
Ziele festhalten 🎯
So wie in einem Projekt die Kosten und Termine überwacht werden, sollten Recruiter:innen die Beteiligung der internen Stakeholder im Auge behalten. Es ist ratsam, zu Beginn einen Zeitplan zu erstellen und gemeinsam Fristen für Aufgaben festzuhalten, bei denen Stakeholder im Spiel sind. In sogenannten Service-Level-Agreements werden Erwartungen an die Aufgaben, ein Qualitätsstandard sowie zeitliche Vorgaben geregelt. Darin wird auch festgelegt, was zu tun ist, wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden. So stellst du sicher, dass Hiring Manager oder das Marketing-Team deine Erwartungen kennen, Meilensteine erreicht und die Position im vorgesehenen Zeitraum besetzt werden kann.
Transparent sein 🤝
Um das Vertrauen der internen Stakeholder zu gewinnen und ihr Engagement zu steigern, ist es wichtig, sie mit Updates zu versorgen und Fortschritte mit ihnen zu teilen. Regelmäßige Meetings, wie ein Jour fixe, helfen dabei. Eine weitere Maßnahme ist das Einholen von Feedback, um die Candidate Experience abzubilden und gemeinsam verbessern zu können. Du kannst etwa Kandidat:innen, die zu einem persönlichen Gespräch eingeladen wurden, sowie neue Mitarbeiter:innen bitten, einen Bewertungsbogen auszufüllen und die Ergebnisse mit den Stakeholdern teilen. Auch Kununu-Bewertungen können Aufschluss über die Qualität des Hiring-Prozesses geben. Dieses Monitoring sorgt dafür, dass alle die gleichen Prioritäten verfolgen, das Employer Branding gestärkt wird und die Kandidat:innen ein positives Recruiting-Erlebnis haben.
