Definition: Was ist Personalcontrolling?
Personalcontrolling oder auch HR-Controlling findet sich zumeist bei großen Unternehmen und ist zuständig für die Analyse, Planung, Steuerung und Kontrolle der Prozesse im Personalwesen. Das Personalcontrolling dient als Schnittstelle zwischen Unternehmenscontrolling und dem Personalbereich und hat keine Entscheidungsgewalt, sondern versteht sich als Business Partner für das Personalwesen.
Operatives Personalcontrolling
Das operative HR-Controlling beschäftigt sich mit quantitativen Daten und hat einen eher kurzfristigen Planungshorizont mit Fokus auf Effizienz. Es dreht sich um das Personal eines Unternehmens, also die Mitarbeiter:innen. Hier wird die Frage beantwortet: „Wie kann das Unternehmen mit seinen Mitarbeiter:innen noch effizienter werden?“. Besonders bei einer großen Belegschaft lassen sich anhand von Daten Rückschlüsse ziehen und Schwachstellen erkennen, welche den Betriebsablauf und die Wertschöpfung des Unternehmens ausbremsen.
Beispielsweise wird im operativen Personalcontrolling das durchschnittliche Alter einzelner Unternehmensbereiche analysiert und daraus eine Empfehlung getroffen, in welchen Bereichen demnächst neue Einstellungen aufgrund von Rentenabgängen verlangt werden oder in welchen Bereichen man eine Vorruhestandsregelung bei notwendigem Personalabbau in Betracht ziehen kann.
Strategisches Personalcontrolling
Im Vergleich zum operativen HR-Controlling beschäftigt sich das strategische Personalcontrolling mit qualitativen Daten und hat einen langfristigen Planungshorizont mit Fokus auf Effektivität. Hier dreht sich alles um das Personalwesen, also um die Arbeit im Personalmanagement und wie diese noch effektiver vonstattengehen kann, besonders im Hinblick auf den zunehmenden Fachkräftemangel. So wird etwa die Candidate Journey erfasst und analysiert, um herauszufinden, wie man mehr und bessere Bewerber:innen erreicht, einstellt und im Unternehmen hält. Weiter werden Strategien erarbeitet und Beobachtungen angestellt sowie Befragungen zu Themen wie Mitarbeitermotivation durchgeführt. Das Personalcontrolling hat dabei die Rolle des Sparringspartners und arbeitet zusammen mit den HR-Verantwortlichen an gemeinsamen Zielen.
Im strategischen Personalcontrolling wird etwa die durchschnittliche Dauer der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen erhoben und daraufhin bei überdurchschnittlich langen Einarbeitungen die Schwachstellen analysiert und im Austausch mit den Personalverantwortlichen die Ergebnisse präsentiert, um die Prozesse zu optimieren und eine kürzere Einarbeitungsdauer zu erreichen.
Normatives Personalcontrolling
Eher unbekannt, aber genauso wichtig ist das normative Personalcontrolling, welches ethische und juristische Entscheidungen im Personalwesen abdeckt. Besonders bei großen Unternehmen ist Compliance ein wichtiger Baustein und dient der Einhaltung festgelegter Regeln im Unternehmen. Besonders Themen wie Datenschutz, Korruption oder auch dem Einhalten von Werten und Leitbildern innerhalb der Unternehmenskultur sind Aufgaben des normativen HR-Controllings.
Nicht nur im Unternehmen allgemein, sondern auch im Personalcontrolling spielt Datenschutz eine wichtige Rolle und ist eine Herausforderung für jede:n HR-Controller:in. Da für eine personengenaue Personalplanung datenschutzrelevante Informationen abgerufen werden müssen, bedarf es hoher Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit diesen.
Was sind die Aufgaben im Personalcontrolling?
HR-Controller:innen haben eine Vielzahl an Aufgaben, welche verschiedene Bereiche des Unternehmens betreffen. Diese sind zum Beispiel:
- Erfassung von Kennzahlen und deren regelmäßige automatisierte Aktualisierung
- Reporting von Kennzahlen an das Management und Unternehmenscontrolling
- Dokumentation von Prozessen im Personalwesen
- Erstellung von Handlungsempfehlungen für Personalverantwortliche
- Steigerung der Wertschöpfung durch Optimierung von HR-Prozessen
- Ansprechpartner für Rating-Agenturen und Unternehmensprüfungen
Was sind Ziele des HR-Controllings?
Das HR-Controlling hat das Ziel, die Arbeit innerhalb und außerhalb der HR-Abteilung zu verstehen, durch Prozessoptimierungen effektiver zu gestalten und so langfristig Kosten zu senken. Das HR-Controlling bietet für Unternehmen operativ eine effizientere Herangehensweise durch optimierte Prozesse und klare Handlungsempfehlungen an das Management bezüglich des Umgangs mit Human Capital. Auf operativer Ebene sind die Ziele des Personalcontrollings die Unterstützung der Personalabteilung bei der Steigerung der Effektivität. Personalabteilung und Personalcontrolling arbeiten an den gleichen Zielen und das Controlling unterstützt bei der Erreichung durch Empfehlungen, die das Recruiting betreffen.
Kennzahlen im HR-Controlling
KPIs sind das A und O im Personalcontrolling. Diese sind sowohl Summen als auch Differenzen und Mittelwerte, je nach Kennzahl und deren Analyse. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen Kennzahlen für strategisches Personalcontrolling und Kennzahlen für operatives Personalcontrolling. Die Kennzahlen leisten einen Status-Quo, können eine Entwicklung abbilden und zur Vorhersage genutzt werden. Operative Kennzahlen nützen vor allem dem Management in der Geschäftsplanung, während strategische Kennzahlen eine Stütze für das Personalwesen bieten. Bei KPIs ist wichtig darauf zu achten, dass sie klar definiert sind und mit einem gesetzten Ziel in Verbindung stehen.
Operative Kennzahlen
- Personalkosten
- Anzahl Mitarbeiter:innen
- Demografie der Belegschaft (Alter, Geschlecht, Standort)
- Krankenquote
- Fehlzeiten
- Genderquote (in Führungspositionen)
- Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit in Jahren
- Fluktuationsrate
- Nachfolgerate
- Vergütung (einzelner Fachbereiche und Rollen)
Strategische Kennzahlen
- Time-to-Fill
- Time-to-Hire
- Cost-per-Hire
- Cost-per-Fill
- Cost-per-Application
- Einstellungsquote
- Rekrutierungsquote
- Dauer der Einarbeitung
- Angebotsannahmequote
- Besetzungsdauer
- Externe Rekrutierungsquote (etwa Headhunter oder Personalberatungen)
- Mitarbeitermotivation
Berufsbild Personalcontroller:in
Als Personalcontroller:in ist man meist Einzelkämpfer:in im Unternehmen und zugleich mit vielen Abteilungen vernetzt. Besonders wenn es im Unternehmen zuvor keine Person in dieser Position gab, bedarf es viel Arbeit in der Aufsetzung einer Reporting-Struktur und in der automatischen Generierung von KPIs.
Anforderungen im Personalcontrolling
Dem Berufsbild werden Fähigkeiten wie Durchsetzungsstärke, Präsentation, Kommunikationsfähigkeit, analytisches Denken und professionelles Auftreten vorausgesetzt. Gleichzeitig wird viel Zeit am Computer mit großen Datenmengen verbracht, weshalb Kenntnisse in Excel und Google Analytics als Grundvoraussetzung gelten. Die Kommunikation findet zumeist intern innerhalb des eigenen Unternehmens statt und auch mit dem Unternehmenscontrolling und Management. Um mit den Vorschlägen zu begeistern braucht es eine gewisse Überzeugungskraft und Motivation, welche auch auf andere Kolleg:innen überspringen sollte.
Weiterbildung für Personalcontroller:innen
Personalcontrolling ist ein Teilbereich der Studiengänge Personalmanagement und Human Resource Management an deutschen Hochschulen. Daher haben die meisten HR-Controller:innen in deutschen Unternehmen diesen Bildungshintergrund. Möchte man ohne wissenschaftliche Vorkenntnisse in dem Bereich durchstarten oder bereits als Personalcontroller:in sein Wissen auffrischen, so empfehlen sich mehrtägige Seminare zum zertifizierten Personalcontroller. Hier werden alle wichtigen Themenschwerpunkte in der Praxis abdecken. Bekannte Seminare sind u. a.
- Lehrgang Geprüfte:r Personalcontroller:in von der Haufe Akademie
- IHK Lehrgang Zertifizierte:r Personalcontroller:in – Einzelne IHK Landesverbände bieten diesen Kurs als Präsenztermin an
