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Ihr habt euch auch schon immer gefragt, wie andere Unternehmen im Recruiting aufgestellt sind? Mit welchen Strukturen und Kennzahlen die Anderen arbeiten?
Wir uns auch!
Immer wieder wird nach Kennzahlen im Recruiting gefragt. Um eine repräsentative Basis dafür zu ermitteln, haben die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK), die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) und wir, die Wollmilchsau GmbH, auch 2025 eine Befragung aufgesetzt.
Mit den Ergebnissen wollten wir Einblicke in das aktuelle Recruiting bekommen, um qualitative und quantitative Benchmarks zur Orientierung und Neugestaltung im Bereich der Talent Acquisition zu schaffen. Neu in diesem Jahr sind Fragen zu den Skills von Recruiter:innen.
Im Jahr 2022 und 2023 haben wir bereits das Recruiting in Deutschland etwas genauer unter die Lupe genommen und mit der Studie eine Benchmark geschaffen, damit ihr wisst, wie ihr eure Talentgewinnung optimieren könnt.
Von März bis Ende Juli 2025 wurde die Befragung erneut aufgesetzt und mit 736 Teilnehmenden aus dem HR-Management online durchgeführt.
Recruiting Benchmark Studie 2025: Die wichtigsten Erkenntnisse
Nach unseren Erhebungen in den Jahren 2022 und 2023 zeigen auch die aktuellen Ergebnisse aus 2025 die relevanten Entwicklungen im Recruiting deutscher Unternehmen.
Die Daten geben differenzierte Einblicke in Strukturen, Prozesse und Herausforderungen und verdeutlichen, wie sich Organisationen – abhängig von Unternehmensgröße und HR-Struktur – unterschiedlich aufstellen. Dabei wird sichtbar, welche Methoden, Kennzahlen und Kompetenzen in der Praxis entscheidend sind. Besonders markant zeigt sich der zunehmende Einfluss datenbasierter Steuerung, strategischer Personalplanung sowie neuer Technologien, insbesondere Künstlicher Intelligenz (KI). Die Studie bietet Unternehmen damit eine fundierte Orientierung, um ihre Recruiting-Strategien einzuordnen und gezielt weiterzuentwickeln; bis hin zu einem ersten Marktüberblick von Bewerbermanagementsystemen.
Die Ergebnisse unserer Recruiting-Benchmark-Studie erlauben einen umfassenden Blick auf die gegenwärtige Recruitingpraxis in deutschen Unternehmen und können dabei helfen, das eigene Recruiting besser zu verorten und zu bewerten. In diesem Artikel möchten wir dir einen kleinen Einblick in unsere Ergebnisse geben.
Strukturen der Recruiting-Organisation
Seit 2022 nimmt die Zahl eigenständiger Recruiting-Einheiten kontinuierlich zu: Während 2022 lediglich 60 % der Befragten über eine eigene Recruiting-Abteilung verfügten, waren es 2023 bereits 62 % und 2025 schließlich 65 %.
Dieser Trend deutet auf eine nachhaltige Institutionalisierung des Recruitings als eigenständiger Unternehmenseinheit hin. Dabei ist auch das HR-Organisationsmodell entscheidend: nur 49% der Unternehmen, welche als Organisationsform das Personalreferentenmodell haben, nutzen eine eigenständige Recruiting-Organisation; dagegen nutzen 81% der befragten Unternehmen, die das HR 3-Säulen Modell haben, eine eigenständige Recruiting-Organisation; bei Unternehmen, die eine Mischform nutzen, sind es immerhin noch 61%.
Strategische Personalplanung und Marktdaten
Über die Hälfte (52 %) der Befragten verfügen über eine strategische Personalplanung. Davon berücksichtigen 23 % die Priorisierung von Vakanzen, bei 61 % erfolgt die Planung in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen. Die strategische Personalplanung ist der richtige Weg, um zukunftsfähig zu bleiben; ebenso ist es richtig hierbei intensiv sich mit den Fachabteilungen auszutauschen.
In 2025 führen bisher nur 54 % ein systematisches Marktscreening im Recruiting durch – dieses wird immer relevanter, da man ohne ein Marktscreening schwerlich Prognosen zum Erfolg der geplanten Recruiting-Ziele erreichen kann. Dies ist auch ein Hinweis auf verbreitete Defizite bei der Nutzung datenbasierter Entscheidungsgrundlagen.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)
Der Einsatz von KI ist mittlerweile flächendeckend etabliert: 90 % der Befragten nutzen KI-Tools bei der Erstellung von Stellenanzeigen. Zunehmend kommt KI auch in der Vorbereitung von Interviewfragen zum Einsatz.
Fähigkeiten im Umgang und zur Nutzung von KI werden von den Befragten als künftig wichtigste Kompetenz im Recruiting eingeschätzt. Es ist somit davon auszugehen, dass KI sich in seinen Einsatzgebieten im Recruiting weiterverbreiten wird, dies erfordert wiederum besondere Skills, u.a. schon aufgrund der Rahmenbedingungen, wie beispielsweise der EU AI Act.
Recruiting-Methoden und -Kennzahlen in Unternehmen
Hinsichtlich der Methoden bleibt das Bild stabil: Jobbörsen sind weiterhin der wichtigste Recruiting-Kanal, gefolgt von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen und Active Sourcing. Trotz der Bedeutung des Active Sourcings setzen jedoch 39 % der Unternehmen hierfür kein eigenes Personal ein, eine vergebene Chance.
Bei den Kennzahlen dominiert die Time-to-Hire, die von fast 74 % erhoben wird – obgleich sie lediglich von 39 % als besonders relevant bewertet wird. Cost-per-Hire wird zwar häufig als wünschenswert angegeben, jedoch vergleichsweise selten gemessen. Besonders auffällig ist die geringe Nutzung der Kennzahl Cost-of-Vacancy (9 %), die gleichzeitig von 53 % der Befragten als relevant erachtet wird – ein klares Indiz ein für ungenutztes Steuerungspotenzial. 28 % der Unternehmen werten ihre KPIs monatlich aus, weitere 28 % quartalsweise. Wenn man datenbasiert steuern möchte, ist die regelmäßige Auswertung essenziell.
Wie lässt sich dein Recruiting optimieren?
In vielen Bereichen bekommst du als Recruiter:in oder Personaler:in berufliche Einblicke auf Fachkonferenzen, in Webinaren, im persönlichen Gespräch mit Kolleg:innen oder im LinkedIn-Feed. Nackte Zahlen, die die Strukturen in anderen Unternehmen aufdecken, haben bisher allerdings gefehlt. Doch um den eigenen Talent Acquisition Prozess optimieren zu können, ist es hilfreich, das Recruiting anderer Unternehmen zu kennen.
Viele Fragen, die im Recruitingprozess entstehen, lassen sich schnell und einfach beantworten, wenn es Vergleichszahlen gibt. Mit den Ergebnissen dieser Studie möchten wir zur Professionalisierung des Recruiting Prozesses in Unternehmen beitragen und Grundlagen schaffen, mit denen bessere Organisationsentwicklungen möglich sind.
Wer nochmal in die Studie aus dem Jahr 2023 schauen will, kann sie sich hier downloaden.
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