Definition: Was ist Active Sourcing?
Beim Active Sourcing wird das klassische Personalmarketing und Recruiting auf den Kopf gestellt. Anstatt auf Bewerbungen durch Stellenanzeigen zu warten, gehen Unternehmen aktiv auf passende Kandidat:innen zu und sprechen sie direkt an.
Active Sourcing ist nicht neu. Personalberatungen übernehmen die Direktansprache von passiven Kandidat:innen schon seit Jahrzehnten für Unternehmen. Aber erst durch das Aufkommen und die Etablierung von Business Netzwerken wie XING und LinkedIn haben Recruiter:innen aus Unternehmen einen einfachen, rechtssicheren Weg gefunden, um selbst Talente anzusprechen und für sich zu gewinnen.
Diese Active Sourcing Definition gilt ebenso für die Synonyme Active Recruiting, Sourcing, Direct Search oder Direktansprache, die im Grunde das Gleiche beschreiben.
Warum Active Sourcing: Was sind die Vorteile?
Das klassische Recruiting ist sehr passiv und reaktiv. Nach dem Veröffentlichen einer Stellenanzeige auf der eigenen Karriereseite und auf externen Jobportalen gibt es nur wenige Möglichkeiten, um Bewerbungen auf die offene Stelle zu forcieren. Bei zu wenigen Bewerbungen können zwar weitere Schaltungskanäle dazu gebucht werden, Recruiter:innen sind aber immer darauf angewiesen, dass sich aktive Kandidat:innen selbst für die Stelle interessieren und sich bewerben.
Beim Active Sourcing gehen Recruiter:innen oder spezialisierte Active Sourcer:innen auf diversen Plattformen direkt auf die Suche nach passenden Kandidat:innen und versuchen sie von einer Stelle zu überzeugen. Recruiting wird so zu etwas Aktivem, das direkt beeinflussbar ist und dadurch häufig schneller und genauer wird.
Die passiven Kandidat:innen, die beim Active Sourcing angesprochen werden, passen genau in das Profil und zur Candidate Persona und fühlen sich häufig wertgeschätzt. Durch das Active Recruiting können Unternehmen so Mitarbeiter:innen gewinnen, die über herkömmliches Personalmarketing nicht zu ihnen gefunden hätten. Gerade in Mangelprofilen oder sehr speziellen Positionen, für die nur sehr wenige Bewerbungen eintreffen, bietet das Active Sourcing so eine gute Möglichkeit, um Vakanzen schnell und effektiv zu besetzen.
Auch mit Blick auf die Situation auf dem Arbeitsmarkt ist Active Recruiting sinnvoll. Immer mehr offene Stellen stehen einem immer kleiner werdenden Angebot an Fachkräften gegenüber. Unternehmen müssen deshalb für sich werben und Fachkräften gute Angebote und Rahmenbedingungen bieten, um sich gegen die Konkurrenz am Arbeitsmarkt durchzusetzen. Neben Employer Branding und Personalmarketing bietet Active Sourcing dafür eine Gelegenheit.
Nachteile im Active Sourcing
Im Vergleich zu den herkömmlichen Methoden im Recruiting und Personalmarketing, gibt es natürlich auch einige Nachteile. Der klassische Weg im Recruiting ist für uns die Stellenanzeige auf der eigenen Karriereseite, externe Schaltungen auf Jobportalen und das Arbeiten mit eintreffenden Bewerbungen. Diesen Weg könnte man auch Passive Sourcing nennen. Bei dieser Methoden ist klar: Bewerber:innen sind am Unternehmen interessiert, wechselbereit und passen (nach einer Selbsteinschätzung) zum vakanten Job und dem Unternehmen.
Im Active Sourcing sind all diese Faktoren unsicher: Passt die Seniorität? Passt das Gehalt? Kann sich die Person gerade einen Jobwechsel vorstellen und interessiert sie sich für die Aufgaben? Um durch die aktive Suche einen Match zu finden, muss also deutlich mehr Zeit und Mühe investiert werden.
Wann macht Active Sourcing Sinn?
Für die direkte Suche von Talenten gibt es viele Anwendungsmöglichkeiten. Am häufigsten wird Active Sourcing in einem engen Arbeitsmarkt eingesetzt. Viele offene Positionen in einem Berufsfeld, wenig Leute auf Jobsuche – das ist der klassische Fall. Wenn die Talente zusätzlich auf digitalen Plattformen zu finden sind, ist die perfekte Voraussetzung gegeben, um selbst auf die Suche zu gehen. Typische Berufsfelder für die Direktansprache sind IT, Marketing, HR, Vertrieb, Finance. Selbst Jobs in der Pflege, im Blue-Collar-Bereich oder offene C-Level-Positionen lassen sich so besetzen.
Auf der anderen Seite gibt es allerdings auch Situationen, in denen Active Sourcing nicht der richtige Weg ist. Immer dann, wenn schnell viele Bewerbungen erwartet werden, dann ist herkömmliches Recruiting und Personalmarketing der bessere Weg. Ein bekanntes Unternehmen in einer Großstadt auf der Suche nach Junior Professionals im Marketing? Active Sourcing könnte hier länger dauern und umständlicher sein als die Schaltung von Stellenanzeigen.
Auch wenn das Unternehmen, Hiring Manager und Auswahlprozesse nicht bereit sind für Kandidat:innen aus dem Direct Search, könnte diese Recruiting-Methode nicht sinnvoll sein. Fachbereiche müssen schnell reagieren und die angesprochenen Talente bewerten und durch den Prozess schleusen. Immerhin sind die Talente häufig in einem festen Job und nur latent wechselwillig. Langsame Prozesse, schlechte Interviews oder Fragen wie “Warum haben Sie sich bei uns beworben?” könnten dieses anfängliche Interesse an Job und Unternehmen schnell wieder zunichte machen. Die Recruiting-Abteilung – und speziell das Active Sourcing – sind hier in der Pflicht, Hiring Manager für diese besonderen Kandidat:innen zu sensibilisieren.
Herausforderungen im Active Sourcing
Fachbereich und Hiring Manager stellen eine Herausforderung dar. Active Sourcing ist aufwändig und jedes Talent, das über diesen Weg gewonnen werden kann, ist wertvoll. Sollte der Fachbereich zu langsam reagieren und in der Personalauswahl sehr hohe Anforderungen stellen, ist das ärgerlich. Im schlimmsten Fall wird die persönliche Brand des Active-Sourcing-Verantwortlichen geschädigt oder das Verhalten des Fachbereichs färbt auf die gesamte Unternehmensmarke ab.
Mittlerweile ist es keine große Challenge mehr, passende Leute zu finden. Die meisten haben ein Social-Media-Profil und sind sogar bei XING oder LinkedIn angemeldet. Active Sourcing wird aber immer beliebter. Außerdem gibt es immer mehr Personaldienstleister, die Leute ansprechen. Dadurch ist die viel größere Herausforderung im Sourcing: Attraktive, persönliche Nachrichten schreiben, auf die geantwortet werden.
Wie funktioniert Active Sourcing?
Der Active Sourcing Prozess ähnelt sich in den meisten Organisationen. Nach einem detaillierten Briefing durch den Fachbereich startet das Active Sourcing mit der Identifikation geeigneter Kandidat:innen. Vor der Ansprache werden gefundene Profile häufig mit dem Fachbereich besprochen, um sicherzustellen, dass Erfahrungen und Skills zu den Anforderungen passen. Nach der Ansprache gibt es mindestens einen Reminder, falls Kandidat:innen nicht auf die erste Nachricht antworten.
Zeigen Kandidat:innen Interesse an der Position wird entweder ein erstes, telefonisches Interview durchgeführt. Dieses Interview unterscheidet sich deutlich von Vorstellungsgesprächen, die nach einer klassischen Bewerbung geführt werden. Bei diesem ersten Austausch nach einer Direktansprache liegt der Fokus vielmehr darin, die Stelle und das Unternehmen genauer vorzustellen. Kandidat:innen müssen manchmal noch überzeugt und begeistert werden. Und natürlich wird auch geklärt, ob die Rahmenbedingungen passen. Erst danach werden Kandidat:innen in den regulären Auswahlprozess überführt.
Die Active Sourcing Phasen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Dabei kommt es darauf an, wie die konkrete Rolle des Active Sourcings ausgestaltet ist, wie sehr das Recruiting in den Auswahlprozess involviert ist und nach welchem Organisationsmodell HR aufgebaut ist. In kleineren Unternehmen gibt es häufig keine eigenen Positionen für das Sourcing. In großen Unternehmen können mehrere Personen in reinen Active Sourcing Rollen arbeiten. Unabhängig vom Modell ist es aber sehr wichtig, dass Verantwortliche für die direkte Kandidatensuche das eigene Unternehmen, die Fachbereiche und die verschiedenen Anforderungen sehr gut kennen. Nur so kann die zu besetzende Rolle den Talenten attraktiv erklärt werden. Nur Praktikant:innen oder Studierende fürs Active Sourcing zur Verfügung zu stellen, ist deswegen eine schlechte Entscheidung.
Es braucht nicht viel, um mit dem Active Sourcing zu starten. Das Basisprofil auf LinkedIn reicht für die meisten Recruiter:innen völlig aus. Die Ansprache muss persönlich und wertschätzend gestaltet sein – Nachrichten nach dem Prinzip Copy & Paste sind tabu und werden keine Ergebnisse bringen. Bei Kandidat:innen, die übers Active Recruiting kommen, muss zudem bedacht werden, dass sie keine normalen Bewerber:innen sind. Im ersten Gespräch sind Kandidat:innen häufig noch nicht vollends überzeugt, sondern brauchen vor allem weitere Informationen zum Unternehmen und der Stelle. Auch im weiteren Prozess sollte der Fachbereich nicht fragen: “Warum haben Sie sich bei uns beworben?”.
Active Sourcing Kanäle und Tools
XING wird im deutschsprachigen Raum von etwa 19 Millionen Usern genutzt. Die Plattform befindet sich mitten in einem Transformationsprozess hin zu einer Job- und Karriereplattform, die eher im Wettbewerb mit StepStone & Co. steht. Eine Social-Media-Plattform ist sie nicht mehr. Kein Wunder, dass viele User:innen, die mit dieser Wandlung nichts anfangen können, der Plattform den Rücken kehren. Nichtsdestotrotz: XING ist ein relevanter Player am Markt und fürs Recruiting weiterhin extrem wichtig.
Mit einem kostenlosen Profil ist die Suchfunktion nur sehr eingeschränkt möglich. Zudem können keine Nachrichten an Mitglieder außerhalb des eigenen Kontaktnetzwerkes geschickt werden. Bei neuen Kontaktanfragen kann aber ein kurzer Text mitgeschickt werden. Interessanter wird es mit dem onlyfy Talentmanager, der die Beschränkungen beim Suchen und Anschreiben komplett aufhebt und etwa 4000 Euro pro Jahr und Lizenz kostet.
Der Talentmanager bietet verschiedene Suchfunktionen, die in sekundenschnelle die 19 Millionen Profile nach Matches durchsuchen. Gefundene Talente lassen sich in Projekten speichern, können angeschrieben werden und im Tool verwaltet werden. Auch kollaboratives Sourcing ist in dem Tool möglich – an einzelnen Projekten können mehrere Recruiter:innen gleichzeitig arbeiten.
Auf LinkedIn sind im Oktober 2022 rund 18 Millionen Menschen angemeldet. Schon mit einem Basisprofil lässt sich LinkedIn gut nach passenden Leuten durchsuchen – vorausgesetzt, das eigene Kontaktnetzwerk ist groß genug. Auf dieser Plattform können an Nicht-Kontakte zwar keine Nachrichten geschickt werden. Kontaktanfragen werden hier aber auch von Fremden häufig angenommen. Immerhin hat ein großes Netzwerk auf LinkedIn viele Vorteile.
Active Sourcing auf LinkedIn funktioniert kostenlos gut. Mit dem LinkedIn Recruiter oder Recruiter Lite bekommen Sourcer:innen weitere Funktionen, die die Talentsuche erleichtern. Das Tool bietet weitere Such- und Filterfunktionen, Projekte zum Verwalten von passenden Profilen und natürlich die Möglichkeit, Nachrichten auch an Nicht-Kontakte zu senden. Der Recruiter Lite ist an ein persönliches Profil gebunden und kostet etwa 1200 Euro pro Jahr. Der LinkedIn Recruiter ist eine Enterprise-Lösung, die vom Unternehmen verwaltet wird. Die Kosten sind dabei immer individuell.
Social Recruiting auf LinkedIn geht noch einen Schritt weiter als das reine Active Sourcing. Dabei werden nicht nur passende Kandidat:innen gesucht und kontaktiert. Vielmehr geht es im Social Recruiting darum, eine Brand aufzubauen, viele Postings zu veröffentlichen, mit der Zielgruppe zu interagieren und so eine große, organische Reichweite aufzubauen. Direktansprachen fallen so leichter, weil viele der Talente das eigene Profil schon kennen und wertschätzen.
Die gezielte Suche über Google bietet eine Menge Möglichkeiten, um ohne bezahlte Tools und Premiumprofil passende Kandidat:innen zu identifizieren. Die sogenannte X-Ray-Suche funktioniert für LinkedIn und XING, aber natürlich auch für alle anderen Plattformen, auf denen passende Talente vermutet werden.
Mit dem Suchoperator “site:linkedin.com/in personalmarketing hamburg” wird die Google-Suche zum Beispiel auf LinkedIn-Profile beschränkt, auf denen die Keywords “Personalmarketing” und “Hamburg” vorkommen. XING lässt sich zum Beispiel mit dem Operator “site:xing.com/profile vertrieb software” nach Profilen durchsuchen. Während das Active Sourcing auf LinkedIn und XING selbst dadurch beschränkt wird, dass nur eine bestimmte Anzahl an Profilen pro Monat angesehen werden können, gibt es keine Beschränkungen dieser Art, wenn Nutzer:innen von externen Kanälen auf die Profile von Kandidat:innen kommen.
Über Google lassen sich nicht nur andere Plattformen nach Profilen durchsuchen. Du könntest dort auch nach Fachforen suchen, auf denen Du Kandidat:innen findest. Oder Du suchst gleich nach richtigen Lebensläufen, die von Kandidat:innen hochgeladen wurden. Mit dem Operator “filtetype:pdf” findest Du PDF-Dokumente. Mit dem Operator “filetype:pdf CV Germany Hamburg Frontend Developer” spuckt Google knapp 7.000 Ergebnisse aus, von denen viele Frontend-Talente sein könnten.
Stack Overflow & GitHub
Für IT-Fachkräfte sind beliebte Plattformen neben XING und LinkedIn auch Stack Overflow und GitHub. Auf Stack Overflow können Nutzer Fragen zum Thema Softwareentwicklung stellen. Die Plattform ist für viele Entwickler:innen die erste Anlaufstelle, wenn beim Coden Probleme auftreten. GitHub ist eine Plattform zur Kollaboration und Versionskontrolle. Beide Plattformen bieten keine Möglichkeit zum Versenden von Nachrichten. Auf beiden legen Nutzer:innen aber persönliche Profile an, auf denen mal mehr und mal weniger Informationen zu finden sind.
Profile auf Stack Overflow findest Du über Google mit “site:stackoverflow.com/users python php”. GitHub durchsuchst Du am besten mit der GitHub-eigenen Suchfunktion. Hast Du auf diesen Plattformen ein Profil entdeckt, das zu Deinem Suchprofil passt, gilt es, eine Kontaktmöglichkeit zu finden. Manche User:innen verraten ihre E-Mail-Adresse. Bei anderen wirst Du einen Link zu LinkedIn finden. Andere nutzen den gleichen Namen auch auf anderen Plattformen und Du kommst so an eine Kontaktmöglichkeit.
Talentpool
Ein weiterer Kanal kann der eigene Talentpool sein. Dafür gibt es eigenständige Softwares – über Umwege kann aber auch jedes Bewerbermanagementsystem eine Talentpool-Funktion abbilden. Angesprochene Kandidat:innen, die generell Interesse am Unternehmen zeigen, aber aktuell nicht wechselwillig sind, können im Talentpool gespeichert werden. So kann der Kontakt laufend gehalten werden oder diese Kandidat:innen später noch mal angesprochen werden. Der Talentpool dient auch als Suchmedium: Recruiter:innen können darin Talente suchen und finden, die vor einiger Zeit schon mal Interesse am Unternehmen gezeigt haben.
Browser-Erweiterungen
Active Sourcer:innen können auf eine Menge Tools zurückgreifen, die bei der effektiven Suche und Ansprache unterstützen können. Dazu gehören neben dem XING Talentmanager und LinkedIn Recruiter auch bezahlte und kostenlose Browser-Erweiterungen, die eine Reihe an Funktionen abdecken. Im Active Sourcing sind zum Beispiel Multi-Highlighter beliebt, die bestimmte Begriffe hervorheben. Auch Sourcing-Tools, die bei der Erstellung von Suchstrings für die Boolesche Suche helfen oder mehrere Plattformen durchsuchen, Kandidat:innen vorschlagen und Automatisierungen anbieten, sind für viele Sourcer:innen Tool der Wahl.
Active Sourcing Methoden
Die wichtigste Active Sourcing Methode ist die Boolesche Suche, die auf XING und LinkedIn funktioniert. Die Suche bei Google bietet zudem sehr interessante Möglichkeiten fürs Active Sourcing. Dazu gibt es hier mehr Informationen.
Eine beliebte Methode in der Direktansprache sind Zielfirmenlisten. Beim Start eines neuen Auftrags werden interessante Unternehmen identifiziert, bei denen passende Kandidat:innen arbeiten könnten. Diese Firmen sind häufig direkte Wettbewerber, kommen aus einer bestimmten Branche oder sind für ihre Unternehmenskultur bekannt. Unternehmen, die auf der Zielfirmenliste stehen, können dann systematisch nach Kandidat:innen durchforstet werden: Auf der Webseite oder auf Social-Media-Kanälen.
Möglich ist auch, direkt bei Unternehmen anzurufen und nachfragen, wer für einen bestimmten Bereich zuständig ist oder die Person durch LinkedIn bzw. Xing zu recherchieren. Im Research von Personalberatungen ist das eine gängige Methode. Die Anrufe werden häufig verdeckt mit Coverstories durchgeführt, weil es für Personalberatungen ansonsten nahezu unmöglich ist, richtige Ansprechpartner:innen zu identifizieren. Verdeckte Anrufe sind allerdings ein rechtlicher Graubereich. Active Sourcer, die inhouse arbeiten, sollten davon die Finger lassen.
