Mitarbeiterempfehlungen im Recruiting erfolgreich umsetzen

Fast 40 Prozent der Neueinstellungen 2022 kamen über die eigenen Mitarbeiter:innen oder persönliche Kontakte.

Das geht zumindest aus einer Befragung der IAB-Stellenerhebung hervor, die wir auch in unserer Arbeitsmarktstudie 2023 berücksichtigt haben. Die Befragung bestätigt, dass Mitarbeiterempfehlungsprogramme das erfolgreichste Rekrutierungsinstrument im Jahr 2022 waren. Für uns Grund genug, die Methode „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.

Vorteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen

Nachteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen

Entwicklung von Programmen für Mitarbeiterempfehlungen

Sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme wirklich sinnvoll?

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind eine Methode, bei der Mitarbeiter:innen eines Unternehmens dazu angeregt werden, passende Kandidat:innen aus ihrem privaten oder beruflichen Umfeld für vakante Positionen im Unternehmen vorzuschlagen.

Diese Methode scheint laut IAB-Stellenerhebung sehr erfolgreich zu sein: 37 Prozent der Neueinstellungen erfolgten über eigene Mitarbeiter:innen oder persönliche Kontakte. 58 Prozent versuchten, auf diesem Weg Personal zu rekrutieren. Zum Vergleich: Internet-Stellenbörsen machten 20 Prozent der Neueinstellungen aus.

Vorteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen

Qualität der Einstellungen

Die allgemeine Annahme ist, dass Mitarbeiter:innen, die selbst gute Arbeit leisten, in vielen Fällen andere Menschen kennen, die bereit sind, einen einwandfreien Job zu machen. Zumindest empfehlen Mitarbeiter:innen eher Kandidat:innen, die ebenfalls zur Unternehmenskultur und den spezifischen Anforderungen der Stelle passen. Das kann insgesamt zu einem besseren Match beim Cultural fit und damit zu erfolgreicheren Einstellungen führen.

Kosteneffizienz

Die verschiedenen Recruitingmethoden sind in den meisten Fällen sehr kostenintensiv. Vor allem Jobbörsen können bei einer großen Anzahl an Jobs ganz schön ins Geld gehen. Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind häufig kostengünstiger als traditionelle Rekrutierungsmethoden und der Prozess selbst kann potenziell schneller ablaufen. Es darf jedoch nicht vergessen werden, dass sich kein Unternehmen ausschließlich auf „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ verlassen sollte und somit zusätzliche Rekrutierungskosten anfallen.

Mitarbeiterbindung

Empfohlene Mitarbeiter:innen haben nicht selten höhere Bindungsraten, da sie bereits eine Beziehung zu mindestens einem anderen Kollegen oder einer anderen Kollegin haben. Die Integration fällt potenziell leichter und neue Mitarbeiter:innen wissen durch persönliche Erfahrungsberichte und Einblicke, worauf sie sich einlassen.

Erweiterter Netzwerkzugang

Mitarbeiter:innen haben Netzwerke, auf die Personalabteilungen sonst keinen Zugriff haben. Hinzu kommt, dass jede:r Kolleg:in verschiedene Kontakte hat. In der Summe ergibt das einen großen Pool an passiven Kandidat:innen, die ursprünglich vielleicht nicht einmal aktiv auf Jobsuche waren.

Mitarbeiterengagement

Die Einführung und Etablierung eines Empfehlungsprogramms kann das Engagement der eigenen Belegschaft erhöhen. Mitarbeiter:innen, die am Rekrutierungsprozess beteiligt sind, fühlen sich oft stärker in das Unternehmen und seinen Erfolg integriert. Dies setzt eine allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen voraus, um andere von einer Einstellung überzeugen zu wollen und zu können.

Nachteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen

Mangel an Vielfalt

Die Nachteile sind in der Tat relativ gering und ihr habt aufgrund der vergleichsweise niedrigeren Kosten wenig zu verlieren. Ein Mangel an Vielfalt könnte jedoch dazu führen, dass die Belegschaft nicht vielfältig genug ist. Menschen empfehlen häufiger Kandidat:innen, die ihnen ähnlich sind oder zumindest aus dem gleichen Netzwerk stammen. Es besteht die Gefahr, dass die Masse homogener ist als bei anderen Rekrutierungsmaßnahmen. Diversität kann Unternehmen dabei helfen, innovativer und kreativer zu werden. Man muss sich nicht einmal viele Statistiken ansehen, um zu verstehen, dass Vielfalt in der Belegschaft auch gedankliche Vielfalt mit sich bringt. Unterschiedliche Denkweisen können zu mehr Innovation führen. In unserem Blog findet ihr mehr zu dem Thema Diversity Recruiting und Inklusion.

Verantwortlichkeiten und Arbeitsbeziehungen

Die empfehlenden Mitarbeiter:innen fühlen sich nicht selten für die Performance des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin verantwortlich. Darunter kann die Beziehung zwischen Empfehlenden und Empfohlenen leiden. Die Entscheidung, wer für welche Position vorgeschlagen oder sogar eingestellt wird, sollte nicht auf Sympathie, sondern auf fachlicher Kompetenz beruhen.

Persönliche Beziehung vs. berufliche Qualifikation

Das bringt uns zum nächsten Punkt: Vetternwirtschaft kann einem Unternehmen mehr schaden als nutzen, wenn Einstellungen eher auf persönlichen Beziehungen als auf fachlichen Qualifikationen basieren. Es kann schnell passieren, dass die Personalauswahl zu unkritisch verläuft, wenn das Vertrauen in den Empfehlenden sehr groß ist. Das kann nicht nur zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter:innen führen, sondern gleichzeitig verhindern, dass bessere Kandidat:innen für die Positionen eingestellt werden.

© Unsplash / Markus Spiske

Entwicklung von Programmen für Mitarbeiterempfehlungen

Manchmal schleichen sich Empfehlungen von Mitarbeiter:innen zufällig und mit viel Glück ein. Wenn ihr diese Rekrutierungsmethode etwas koordinierter und erfolgreicher gestalten möchtet, solltet ihr darüber nachdenken, Mitarbeiterempfehlungsprogramme ins Leben zu rufen. Das bedarf einer sorgfältigeren Planung und Umsetzung.

Damit ein Mitarbeiterempfehlungs-Konzept funktioniert, müssen erst einmal die Rahmenbedingungen stimmen. Folgende Schritte solltet ihr hierbei definitiv beachten:

Anreizsystem entwickeln

Wenn den Mitarbeiter:innen das Wohl des Unternehmens am Herzen liegt und sie gerne dort arbeiten, erhöht sich ohnehin die Wahrscheinlichkeit, dass die Kolleg:innen ihre eigenen Kontakte zu Rekrutierungszwecken nutzen. Es könnten aber auch zusätzliche Anreize wie Gutscheine, Urlaubstage oder andere mögliche Goodies geschaffen werden.

Zudem sollte geklärt werden, ab wann Prämien gewährt werden: Schon bei der Empfehlung, bei der Bewerbung oder nach der Einstellung? Schließlich soll ein solcher Anreiz nicht dazu führen, dass plötzlich jeder Hans und Franz weiterempfiehlt. Aber es kann helfen, dass Arbeitnehmer:innen doch etwas länger darüber nachdenken, ob sie passende Kandidat:innen im Umkreis kennen.

Zeige in jedem Fall Anerkennung für Mitarbeiter:innen, die erfolgreiche Empfehlungen gemacht haben und somit den Erfolg des Unternehmens mittragen.

Kommunikation und Marketing überarbeiten

Mitarbeiter:innen sollten grundsätzlich wissen, dass Weiterempfehlungen innerhalb der eigenen Bubble erwünscht sind. Um alle Kolleg:innen von dem Programm in Kenntnis zu setzen, sollte offen kommuniziert werden und eventuelle Meetings oder Workshops diesbezüglich einberufen werden, um alle wichtigen Fragen zu klären. Mögliche Fragen, die vorher geklärt werden sollten, sind u.a.:

• ◆ Wie funktioniert das Mitarbeiterempfehlungsprogramm?
• ◆ Welche Bedingungen gibt es und worauf sollte geachtet werden?
• ◆ Wo können potenzielle Kandidat:innen gemeldet werden?
• ◆ Welche Vorteile hat der/die Empfehlende?
• ◆ Wie kann trotzdem weiterhin auf Diversität und Inklusion geachtet werden?
• ◆ Soll das Programm für alle Stellen genutzt werden?
• ◆ Welche Datenschutz-Regelungen gibt es in diesem Fall?

Besonders wichtig ist, dass Mitarbeiter:innen immer über die vakanten Stellen Bescheid wissen. Hierfür könnte das Intranet oder andere internen Kommunikationskanäle nützlich sein.

Regelmäßige Kontrolle und Bewertung des Programms

Wie für jede andere Recruiting-Maßnahmen sollten auch für Mitarbeiterempfehlungsprogramme Key Performance Indicators (KPIs) festgelegt werden. Anhand welcher Kriterien wird der Erfolg des Programms gemessen? Die Einstellungsrate ist natürlich der offensichtlichste Indikator. Doch vielleicht konntet ihr auch interne Vorteile feststellen, wie etwa eine stärkere Verbundenheit der Kolleg:innen zum Unternehmen. Überlegt euch genau, was euch wichtig ist und wie ihr es messen könnt. Nur durch regelmäßige Kontrolle und Anpassung können die Ziele erreicht werden.

Fazit: Wie sinnvoll sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme wirklich?

Mit der Methode „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ können Unternehmen das Netzwerk und das Wissen von aktuellen Mitarbeiter:innen nutzen, um neue Talente zu gewinnen. Das kann zu effizienteren und effektiveren Rekrutierungsergebnissen führen und darüber hinaus die Bindung an das Unternehmen stärken. Unternehmen, die auf diese doch vergleichsweise günstigere Recruiting-Methode verzichten, verschwendet eine wertvolle Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben und gute Talente zu sichern. Das Potenzial und die Kontakte der eigenen Kolleg:innen sollten genutzt anstatt unterschätzt zu werden.