Recruiting Business Partnering in der Praxis: Strategie statt Feuerwehreinsatz

Die wirtschaftliche Lage ist angespannt. Viele Unternehmen agieren vorsichtig, stoppen aus Sorge vor Konjunkturschwankungen oder politischen Unsicherheiten Neueinstellungen oder verschieben sie. Gleichzeitig ist der langfristige Bedarf an qualifizierten Fachkräften ungebrochen. In dieser angespannten Situation rückt eine Unternehmensfunktion wieder stärker in den Fokus strategischer Überlegungen: Recruiting.

Doch während viele Organisationen ihre Produkte, Geschäftsmodelle und Lieferketten längst angepasst haben, läuft das Recruiting noch immer nach einem Muster ab, das kaum noch zur Realität passt: reaktiv, kurzsichtig und ohne klare strategische Steuerung. Das Ergebnis ist, dass Schlüsselpositionen nicht selten unbesetzt bleiben, Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit ins Stocken geraten.

Recruiting Business Partnering bietet einen strategischen Ansatz, mit dem HR zum aktiven Treiber unternehmerischen Erfolgs wird. Wie das in der Praxis funktionieren kann, zeigt unser Beispiel einer (fiktiven) Klinik, die diesen Wandel erfolgreich gemeistert hat.

Warum klassisches Recruiting an seine Grenzen stößt

Der Recruiting-Alltag vieler Unternehmen ähnelt nach wie vor einem dauerhaften Feuerwehreinsatz. Recruiting wird viel zu oft als operativer Support statt als strategischer Treiber verstanden. Sobald eine Stelle vom Fachbereich gemeldet wird, beginnt die hektische Suche.

KPIs? Fehlanzeige. Marktanalysen? Kaum vorhanden. Die Folge sind lange Vakanzzeiten oder unbesetzte Positionen, frustrierte Hiring Manager und ein wachsender Wettbewerbsnachteil.

Was ist Recruiting Business Partnering?

Recruiting Business Partnering (RBP) verändert genau das: Recruiting wird nicht mehr nur „ausführende Instanz“, sondern strategischer Berater. Die Rolle des Recruiters wandelt sich hin zum Business Partner, der den Markt kennt, datenbasiert und businessbezogen berät und Recruitingprozesse aktiv mitgestaltet.

Aufgaben eines Recruiting Business Partners:

• Unternehmensziele in konkrete Talentstrategien übersetzen
• Arbeitsmarktdaten einordnen und nutzen
• Kanalwahl und Maßnahmen datenbasiert treffen
• Recruitingprozesse priorisieren und optimieren
• Stakeholder-Dialog auf Augenhöhe führen

In unserem Whitepaper zeigen wir dir etwas genauer, welche Schritte es auf dem Weg zum erfolgreichen Business Partnering zu meistern gilt und welche Erfolgsfaktoren nötig sind, um RBP langfristig umzusetzen:

Doch wie kann Recruiting Business Partnering in der Praxis aussehen?

Wir möchten dir gerne anhand eines fiktiven Beispiels näher erläutern, wie der Wandel zum Recruiting Business Partnering aussehen und funktionieren kann. Es beruht auf einem Mix aus Praxis-Erfahrungen und unserer Idealvorstellung von einer perfekt umgesetzten Transformation der Recruiting-Organisation.

Praxisbeispiel: Wie eine Klinik mit Recruiting Business Partnering den Fachkräftemangel entschärfte

Wie viele andere Häuser kämpfte auch ein kommunales Krankenhaus bei Dresden mit massivem Personalmangel. Zwei Oberarztstellen blieben über Monate unbesetzt und die Pflegestationen waren chronisch unterbesetzt. Die Fluktuation stieg und mit ihr die Unzufriedenheit im Team.

Der Recruiting-Prozess war bis hierhin klassisch reaktiv: die Fachbereiche meldeten Bedarf, die Personalreferent:innen schalteten Anzeigen auf Standardportalen und warteten. Die Positionen der Krankenpfleger:innen blieben nicht selten bis zu 200 Tage unbesetzt. Um das Krankenhaus am Laufen zu halten, musste dringend etwas passieren.

Wer hat den Wandel angestoßen?

Den entscheidenden Impuls gab in diesem Fall nicht HR selbst, sondern der kaufmännische Geschäftsführer. Nach einem Strategie-Workshop zur Zukunftsfähigkeit der Klinik stellte er eine einfache, aber unbequeme Frage: „Wie wollen wir in fünf Jahren noch Menschen finden, wenn wir es heute schon kaum schaffen?“

Daraufhin wurde ein internes Projektteam ins Leben gerufen, das sich aus Vertreter:innen der Geschäftsführung, der Personalabteilung, des Medizinischen Dienstes und der Pflegedirektion zusammensetzte und von einem externen Berater unterstützt wurde. Das Team empfahl ein Pilotprojekt mit einem Recruiting Business Partner, der strategisch berät, den Markt versteht und mit den Fachbereichen auf Augenhöhe agiert.

Interne Hürden: Zwischen Skepsis und Rollenkonflikten

Auch bei dieser Klinik war die Einführung der neuen Rolle kein Selbstläufer. Die Initiatoren trafen auf Widerstände und stellten schnell fest, dass großer Aufklärungsbedarf im Team und über das Team hinaus besteht.

• Fachbereichsskepsis: Einige Chefärzt:innen befürchteten „mehr Kontrolle“ und „noch mehr Meetings“.

• Rollenunklarheit: In der HR-Abteilung selbst herrschte Unsicherheit und es stellte sich die Frage, wer die neue Rolle übernimmt und was mit dem Tagesgeschäft passiert.

• Datenlücke: Für datenbasiertes Recruiting fehlten zunächst geeignete Tools und der Zugriff auf Marktdaten.

Ein gemeinsamer Kick-off-Workshop mit allen Beteiligten brachte Klarheit. Die Rolle des Recruiting Business Partners wurde klar abgegrenzt: weg vom Operativen, hin zur strategischen Planung, Beratung und Markttransparenz. Eine erfahrene HR-Generalistin wurde intern geschult und mit entsprechender Entscheidungskompetenz ausgestattet.

Vom Testprojekt zur Erfolgsgeschichte

Die Zusammenarbeit startete mit zwei Fachbereichen: Innere Medizin und Pflege. Gemeinsam wurden KPIs definiert, Awareness Sheets eingeführt und die Maßnahmen datenbasiert geplant. Unterstützt wurde dieser gesamte Prozess durch den Jobspreader, der als Tool für die Arbeitsmarktanalyse und Kampagnensteuerung mehr als hilfreich war.

Erste Quick Wins sorgten schnell für Akzeptanz:

• Eine vakante Oberarztstelle konnte innerhalb von 3 Monaten besetzt werden, die vorher bereits über 6 Monate offen war.

  • Nach Sichtung der aktuellen Arbeitsmarktdaten war die Empfehlung des Recruiting Business Partners ein Maßnahmenix aus Social Ads, Active Sourcing und gezieltem Employer Branding. Awareness-Sheets halfen, den Recruiting-Prozess strategisch vorzubereiten, zu priorisieren und zu steuern.

• Im Pflegeteam stieg die Zahl qualifizierter Bewerbungen um 30 %.

• Die Fachbereiche gaben positives Feedback zur besseren Planbarkeit und Priorisierung.

Fazit intern: Der Recruiting Business Partner entlastet HR operativ, stärkt das Vertrauen der Fachbereiche und sorgt für messbare Ergebnisse. Auch das Agieren auf Augenhöhe mit den Fachbereichen wurde positiv hervorgehoben. Die Kollegin fühlte sich selbst nicht mehr als Bittstellerin, sondern als beratende Kraft mit Marktwissen und Entscheidungsreife.

Fachkräftemangel erfordert neue Recruiting-Strategien

Dieser Fall steht exemplarisch für eine Herausforderung, die viele Arbeitgeber betrifft:

• Bis 2030 könnten laut IAB über 8 Millionen Erwerbspersonen wegfallen
• 86 % der Unternehmen haben bereits heute Besetzungsprobleme
• Vakanzen bleiben durchschnittlich 96 bis 166 Tage offen
• Digitalisierung und Transformation schaffen neue Jobprofile – Recruiting hinkt hinterher

Wer also weiterhin reaktiv rekrutiert, wird auf lange Sicht verlieren.

Strategisches Recruiting braucht mehr als gute Vorsätze

Wie wir etwas genauer in unserem Whitepaper erklären, funktioniert Business Partnering im Recruiting nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Organisationale Voraussetzungen:

• Klare Rollendefinition zwischen operativen und strategischen Aufgaben
• Verankerung der Recruiting-Ziele in der Unternehmensstrategie
• Verfügbarkeit und Nutzung von Recruiting-KPIs
• Kollaborative Zusammenarbeit mit Fachbereichen

Technologische Unterstützung:

Tools wie der Jobspreader helfen dabei, datenbasierte Entscheidungen umzusetzen, kanalübergreifend Maßnahmen zu steuern und den Recruiting-Funnel sichtbar zu machen.

Jetzt Whitepaper herunterladen und den Wandel starten:
Recruiting Business Partnering – Vom Reaktionsmodus zur strategischen Talent Acquisition