HR-Digitalisierung immer noch mangelhaft: Jetzt für die Zukunft stärken

Wir schreiben den neunten April 2020. Für die Wollmilchsäue geht bereits die vierte Woche im Home Office ins Land – vielen anderen Arbeitnehmern dürfte es ähnlich gehen. Darüber, dass die Welt im Ausnahmezustand ist, brauchen wir hier heute nicht weiter sprechen. Fest steht wenig, aber in Bewegung ist trotz vermeintlichem Stillstand vieles. Besonders, wenn man sich, wie es wohl einige gerade notgedrungen tun, Gedanken über die Digitalisierung in Deutschland macht, speziell über die HR-Digitalisierung. 

Einen kleinen Einblick in die aktuelle Situation in den deutschen HR-Abteilungen gewährt uns eine Blitzumfrage von Wolfgang Brickwedde vom Institute for Competetive Recruiting, die es bei meta HR nachzulesen gibt. Doch bevor wir zum Heute und Morgen kommen, werfen wir einen Blick auf den Status Quo (vor Corona).

Personio hat kürzlich die Studie Traumberuf HR? Wunsch und Wirklichkeit in Zeiten der Digitalisierung veröffentlicht, die die Zusammenhänge zwischen (un)-glücklichen Recruitern, zeitfressenden Admin-Aufgaben und mangelnder Digitalisierung in deutschen HR-Abteilungen beleuchtet.

Personio-Studie: Wenn kaum Zeit für das bleibt, was am meisten Spaß macht

Zu Beginn der Studie steht die Frage, wieso sich die Teilnehmer überhaupt für ihren Beruf entschieden haben. Für 62% ist es vor allem die Aussicht auf Arbeit mit Menschen. Weitere 61% finden die Mischung aus operativer und strategischer Arbeit reizvoll. Und 46% möchten ihr Unternehmen aktiv mitgestalten.

Doch zwischen Wünschen und Vorstellungen und dem Alltag als HRler klafft für viele Befragte eine Lücke. So gaben 53% an, dass die Arbeit mit Menschen zu kurz kommt. Auch bei der Mitgestaltung des Unternehmens hapert es, 23% wünschen sich hier mehr Einfluss. Außerdem erhoffen sich 28% mehr Wertschätzung für ihre Tätigkeit von der Geschäftsführung und ihren Mitarbeitern und auch beim Gehalt (50%) zeigt sich die Hälfte der Teilnehmer nicht zufrieden.

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So ist es kein Wunder, dass 28% der Teilnehmer angaben, dass die Berufspraxis (eher) nicht ihren Erwartungen entspricht. Ganze 38% sind (eher) unzufrieden mit ihrem Job.

Zeitfresser Verwaltungsarbeit, Lösung Digitalisierung

Das, was den befragten Personalern die Zeit für die Arbeit mit Menschen raubt, ist Verwaltungsarbeit. Admin-Tätigkeiten nehmen durchschnittlich 42% ihrer Arbeitstage in Beschlag. Zeit, die sie lieber Belangen ihrer Kandidaten, ihrer Mitarbeiter oder der strategischen Planung widmen würden.

Personio HR-Digitalisierung Administration Grafik

Quelle: Personio – Traumberuf HR? Wunsch und Wirklichkeit in Zeiten der Digitalisierung

89% der Teilnehmer sind der Meinung, dass dieser Admin-Anteil an ihrer Arbeitszeit zu hoch ist. Besonders in kleinen Unternehmen nimmt die Verwaltungsarbeit viel Raum ein. So verbringen HRler in kleineren Unternehmen (50-99 Mitarbeiter) sogar 44% der Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten, während es in größeren (200-499 Mitarbeiter) „nur“ 39% der Zeit sind.

Ein Grund für den hohen Zeitaufwand im administrativen Bereich liegt in mangelnder Digitalisierung. 

54% der Befragten gaben an, dass in ihren Unternehmen nur wenige HR-Prozesse digitalisiert sind. Bei 35% ist immerhin die Hälfte der HR-Prozesse mit Software abgedeckt, aber nur bei 6% die meisten Prozesse und lediglich bei 2% alle. Auch hier spielt die Unternehmensgröße eine Rolle. Die meisten kleineren Unternehmen sind nicht oder kaum digitalisiert, während es bei den größeren zumindest 30% gibt, die von sich sagen, dass sie größtenteils oder vollständig digitalisiert arbeiten.

HR-Digitalisierung: Urlaubsplanung ist nur der Anfang

Auf die Frage hin, welche Prozesse in den Unternehmen der Befragten bereits digitalisiert sind, zeigt sich, dass es noch viele nicht genutzte Potenziale gibt:

Insellösungen für HR-Digitalisierung Grafik

Quelle: Personio – Traumberuf HR? Wunsch und Wirklichkeit in Zeiten der Digitalisierung

Mit digitalen Lösungen können Unternehmen viel mehr für ihre HR-Abteilungen erreichen, als nur die Entgeltabrechnung und die Urlaubsplanung zu erleichtern.

Nur 6% verwalten ihre Stellenanzeigen digital und auch das Bewerbermanagement kommt nur auf schlappe 15%. Und im Bereich On/Offboarding geht überhaupt nichts. Die Unternehmen setzten auf Insellösungen, bei denen nur kleine Teilbereiche digitalisiert werden. Zugegeben, der Schritt von einer Handvoll einzelner Softwares hin zu einem holistischem Ansatz, der möglichst viele Bereiche der HR-Arbeit in sich vereint, ist groß und lässt sich nicht nebenbei erledigen.

Womit wir zurück zu unserer Ausgangslage kommen. 

HR-Digitalisierung kann viel mehr als Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Sie ist es auch, die HRler von ihren Schreibtischen im Büro loseist – eine Erkenntnis, die wohl für viele Unternehmen zwar spät, aber dafür mit Wucht gekommen ist.

In der aktuellen Situation sind es natürlich nicht nur die fehlenden digitalen Prozesse, die Unternehmen und die HR-Abteilungen schwer belasten. Eine aktuelle Einschätzung der Lage auf dem Arbeitsmarkt von unserem Geschäftsführer Alex könnt Ihr hier nachlesen.

Die Blitzumfrage von Wolfgang Brickwedde vom Institute for Competetive Recruiting unter 440 Personalern zeigt kein eindeutiges Bild – wie in jeder Krise gibt es, je nach Branche, Gewinner und Verlierer. So gibt fast die Hälfte der Befragten an, dass ihre Bewerberzahlen unverändert geblieben sind, während die andere Hälfte von einem (deutlichen) Rückgang berichtet. Viele der Recruiter erwarten, dass in Folge der Corona-Krise die Recruiting-Aktivitäten zurückgefahren werden.

Was sie aber bestätigen können: die Krise ist als Treiber für die HR-Digitalisierung von durchschlagender Kraft.

Corona Krise als Treiber für HR-Digitalisierung

Quelle: Wolfgang Brickwedde (ICR) / meta HR – Blitzumfrage

Hoch im Kurs stehen natürlich vor allem die Online-Video-Lösungen für Kandidateninterviews, aber auch im Bereich Candidate Assessment tut sich etwas. Doch was kommt nach dem Interview? Ob die Unternehmen auch die Möglichkeiten haben, ihre neuen Mitarbeiter anhand digitalisierter Prozesse durch das Onboarding zu führen, wird nicht abgefragt.

Kein Fortschritt ohne Akzeptanz und Vertrauen

Digitalisierungsexperte Gunter Dueck sagte dem Deutschlandfunk Nova am 05.04.:

„Es geht gar nicht so sehr um Technologie, sondern um die Akzeptanz von anderen Möglichkeiten.“

Denn die Technologie ist da. Sie wird nur nicht genutzt – oder wurde es zumindest nicht. Laut Dueck sind es die veränderten Gewohnheiten, die für die zukünftige Nutzung entscheidend sein werden.

Vertrauen und Akzeptanz auf Seiten der Arbeitgeber und -nehmer sind es, die die Unternehmen auch nach Überstehen der Krise auf der langen Reise hin zur Digitalisierung, auch der HR-Digitalisierung, begleiten werden und müssen.

Die Studie von Personio findet Ihr hier zum Nachlesen und hier geht’s zum Artikel von meta HR.

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