Diese Features sollte jedes gute Bewerbermanagementsystem haben

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Diese unvollständige Liste an Must-have-Features stammt aus einem ATS-Workshop, den Jan im Zuge unserer letzten Online Konferenz angeboten hat. Dabei haben wir gemeinsam mit den Teilnehmern Must-have – und Wunschfunktionen von Bewerbermanagementsystemen herausgearbeitet. Wenn Du nächstes Mal dabei sein möchtest, informieren wir Dich gerne in unserem Newsletter über anstehende Webinare, Workshops und andere Termine – hier eintragen!

Talentpool

Was passiert mit Bewerbern, die sich nur knapp nicht gegen ihre Konkurrenten durchsetzen konnten, bei denen eine Einstellung an Rahmenbedingungen gescheitert sind, oder die einfach noch nicht die benötigte Berufserfahrung haben? In vielen Bewerbermanagementsystemen bekommen sie eine Absage und verschwinden dann irgendwann gemeinsam mit ihren Unterlagen für immer aus dem System. In einigen Systemen lässt sich das mit einem Workaround umgehen. Die Bewerber könnten zum Beispiel einfach im Auswahlprozess gehalten werden oder es wird eine neue Stelle erschaffen, die „Talentpool“ heißt. Wirklich gut funktioniert das nicht.

Besser wäre eine integrierte Talentpool-Lösung, die datenschutzkonform arbeitet, die eine Suche und ein funktionierendes Tagsystem anbietet und die die Kommunikation mit den Kandidaten automatisieren kann (Glückwünsche zum Geburtstag, Benachrichtigung bei passenden Stellen, andere aufgesetzte Mail-Sequenzen etc.).

Kalenderintegration

Termine für Vorstellungsgespräche zu finden, ist nicht einfach. Besonders dann, wenn mehr als zwei Personen dabei sind und das Gespräch nicht digital stattfindet. Natürlich habt Ihr als Recruiter den Fachbereich beim Briefing darauf hingewiesen, dass Vorstellungsgespräche absolute Priorität haben, aber der Kalender ist jetzt doch ziemlich voll mit anderen, wichtigen Terminen. Unerlässlich ist deswegen eine Kalenderintegration in beide Richtungen. Einerseits will ich im BMS sehen, wann es freie Slots gibt, andererseits möchte ich diese Slots auch direkt aus dem BMS buchen können. Ideal wäre, wenn sich der Bewerber direkt selbst einen freien Termin buchen könnte.

Bewerbungsformulare

Es ist sicherlich sinnvoll, wenn Bewerbermanagementsysteme ein vorgefertigtes Bewerbungsformular anbieten, häufig zusammen mit vorgefertigten Stellenanzeigen oder ganzen Karriereseiten. Was aber nicht sinnvoll ist: Wenn man keine Möglichkeit hat, die Formulare anzupassen oder gleich komplett durch ein selbstgebautes Formular zu ersetzen (und die Daten dann per API ans System weiterzugeben). Natürlich fällt auch direkt jedes BMS in die Kategorie „Nicht zu gebrauchen“, das einen Log-In vor die Formulare schaltet.
Positiv stechen BMS hervor, bei denen die Formulare individualisierbar sind, eine One-Click-Bewerbung angeboten wird und die IT gut damit arbeiten kann.

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Tracking & Reporting

Ein Reporting in Form eines Recruiting Funnels gehört zur absoluten Grundausstattung eines Bewerbermanagementsystems: Wie viele Bewerbungen habe ich für meine Stellen erhalten, wie viele davon haben es in die nächste Runde geschafft, wie viele wurden eingestellt? Für tiefergehende Analysen bietet sich ein (datenschutzkonformer) Datenexport an, der in vielen System nicht vorgesehen ist. Um den Recruiting Funnel zu vervollständigen, müssen ganz oben die Klicks auf die Stellenanzeige gemessen werden. Ein Bewerbermanagementsystem kann das zwar nicht leisten. Es gibt aber Systeme, die einer Auswertung mit externen Web Analytics Tools im Wege stehen: Wenn die Stellenanzeigen nicht auf Deiner Karriereseite liegen, sondern bei Deinem BMS, oder wenn die Stellenanzeigen via iframes auf Deiner Karriereseite eingebunden werden.

Reminder

Gerade in Organisationen, in denen das Recruiting nicht in Vorstellungsgesprächen involviert ist oder nur eine erste Vorauswahl trifft, ist das Nadelöhr eines schnellen Prozesses meistens der Fachbereich. Sei es, weil Hiring Manager überlastet sind oder Vorstellungsgespräche eher leidiges Übel als fruchtbarer Austausch. Damit Kandidaten nicht zu lange auf eine Rückmeldung warten, sind Reminder ein wichtiges Feature. Sollte eine Bewerbung eine bestimmte Zeit lange unbeantwortet bleiben, geht eine Erinnerung raus. Bekommt der Kandidat nach einem Gespräch nicht innerhalb von X Tagen eine Rückmeldung, geht eine Erinnerung raus. Auch automatische Absagen nach X Wochen können helfen, um der Wichtigkeit einer guten Candidate Experience im Unternehmen Nachdruck zu verleihen.

Multiposting

Wir Wollmilchsäue sind naturgemäß keine großen Fans von Jobbörsen und ihrem Post & Pray-Modell. Unter anderem, weil es dabei keine Erfolgsgarantie und nur sehr begrenzte Analytics-Möglichkeiten gibt, die Reichweite auf einen einzigen Kanal begrenzt ist, die eigene Karriereseite nicht die Aufmerksamkeit bekommt, die sie verdient und eine Anzeigen-Laufzeit von 30 Tagen fernab der Recruiting-Realität ist. Dennoch gibt es Fälle, in denen Unternehmen nicht um Post & Pray herumkommen, weil z.B. nur sehr wenig rekrutiert wird, Marketingwissen in HR fehlt oder keine eigene Karriereseite existiert. Dafür muss es dann eine Multiposting-Funktion im Bewerber- oder Personalmanagementsystem geben, um zumindest den Aufwand der händischen Schaltung zu reduzieren, Fehlerquellen zu umgehen und von den (häufig) etwas besseren Preisen zu profitieren. Allen anderen empfehlen wir, das Personalmarketing-Budget lieber in Programmatic Job Advertising zu investieren.

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