Personalvermittlung

Definition: Was macht eine Personalvermittlung?

Ziel einer Personalvermittlung ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, neue Mitarbeiter:innen zu suchen und auszuwählen. Personalvermittler:innen agieren hierbei wie Makler:innen, die offene Stellen und Stellensuchende – vor allem auf lokaler Ebene – zusammenbringen. Zu diesem Zweck benötigen Personalvermittlungsagenturen ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle. Dieses Profil kann im Rahmen eines persönlichen Treffens gemeinsam besprochen oder an die Vermittlungsagentur telefonisch, per Fax oder per E-Mail übermittelt werden.

Da Personalvermittlung sich zumeist auf die Vermittlung von Personal mit einer einfachen Berufsausbildung beschränkt, genügt den Personalvermittlungen häufig bereits eine einfache Liste mit Eigenschaften oder eine in vielen Firmen vorhandene Standard-Stellenanzeige als Grundlage ihrer Arbeit. 

1. Arten der Personalvermittlung

2. Wie arbeitet eine Personalvermittlung?

3. Der Unterschied zwischen Personal- und Arbeitsvermittler:innen

4. Was unterscheidet Personalvermittlung von Personalberatung?

5. Was macht ein Headhunter?

6. Was sind die Kosten für den Arbeitgeber?

7. Vor- und Nachteile einer Personalvermittlung für den Arbeitgeber

8. Worauf sollte ich achten, wenn ich eine Personalvermittlungsagentur beauftrage?

Arten der Personalvermittlung

Zwischen den Begriffen Direktvermittlung, Executive Search und Arbeitnehmerüberlassung (auch Zeitarbeit) herrscht eine gewisse Verwechslungsgefahr.

Bei der Direktvermittlung werden Arbeitssuchende anhand eines Anforderungsprofils an geeignete Arbeitgeber vermittelt. Der Weg dorthin unterscheidet sich jedoch je nach Auftrag und Vorgehensweise der Agenturen. Dazu aber später mehr.

Executive Search unterscheidet sich von der Direktvermittlung darin, welche Kandidat:innen vermittelt werden. Vermittler:innen, die sich auf diese Art der Stellenvermittlung spezialisiert haben, werden auch Executive Search Consultants genannt und kümmern sich um die gezielte Besetzung von Spitzenpositionen. Ihr Kandidatenpool besteht vor allem aus Führungskräften der obersten Managementebene.

Bei der Arbeitnehmerüberlassung ist der Arbeitnehmer nicht direkt bei dem Unternehmen angestellt, für das er seine Arbeit verrichtet. Stattdessen wird er bei einer Zeitarbeitsfirma angestellt, die ihrerseits einen Vertrag mit dem Arbeitgeber abschließt. Da das Zeitarbeitsunternehmen den gesamten Prozess der Einstellung und Vermittlung des Arbeitnehmers übernehmen muss, handelt es sich auch hier nicht um eine Personalvermittlung, sondern um eine:n Personaldisponent:in. Diese:r sorgt dafür, dass die Mitarbeiter:innen nur für eine bestimmte Zeit bei der Zeitarbeitsfirma eingesetzt werden und anschließend möglichst nahtlos an ein anderes Unternehmen ausgeliehen werden können.

Wie arbeitet eine Personalvermittlungsagentur?

Die Arbeitsweise von Personal- und Arbeitsvermittlungsagenturen bei der Besetzung von Stellen lässt sich in der Regel in zwei verschiedene Methoden einteilen: Die Datenbanksuche und die Anzeigensuche.

Ablauf einer Datenbanksuche

Der Vermittler sucht in der eigenen Datenbank, dem sogenannten Bewerberpool, nach geeigneten Personen. Darüber hinaus greifen private Arbeitsvermittler:innen oft auf die Datenbanken anderer Arbeitsvermittlungsagenturen zu, mit denen sie Kooperationen pflegen und mit denen sie sich im Erfolgsfall die Vermittlungsprovision teilen. Bleibt die erste Suche erfolglos, nutzen manche Personalvermittler:innen auch Bewerberdatenbanken externer Anbieter. Da viele dieser Angebote kostenpflichtig sind und ihre Nutzung somit die Vermittlungsprovision schmälert, beschränken sich viele Vermittler:innen auf die Suche in kostenlosen Datenbanken.

Ablauf einer Anzeigensuche

Personalvermittler:innen erstellen eine Stellenanzeige auf Basis des Stellenprofils und veröffentlichen diese in Print- und/oder Online-Medien. Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, werden sie nach den vom Auftraggeber festgelegten Bewertungskriterien sortiert.

Wenn Personalvermittlungsagenturen eine:n Bewerber:in gefunden haben, der oder die für eine Stelle bei einem Kunden geeignet ist, erstellen sie ein Profil dieser Person (Bewerberprofil) und senden es an den Kunden. Dies geschieht häufig anonym (insbesondere bei Neukunden). Falls gewünscht, können Personalvermittler:innen auch die Koordination von Vorstellungsgesprächen übernehmen.

Sind keine passenden Kandidat:innen dabei, geht die Suche von vorne los.

Der Unterschied zwischen Personal- und Arbeitsvermittler:innen

Personalvermittler:innen, die in erster Linie Ansprechpartner:in für Arbeitssuchende auf dem Arbeitsmarkt sind und gegenüber Unternehmen damit werben, dass sie für ihre Leistungen durch „staatliche Zuschüsse“ o.ä. entlohnt werden, betreiben private Arbeitsvermittlung und werden daher als Arbeitsvermittler:in bezeichnet. In der Praxis ist diese Abgrenzung unscharf, da viele Arbeitsvermittler:innen als Personalvermittler:innen auf dem Markt agieren und viele Agenturen sich aufgrund der verstärkten Konkurrenz durch die privaten Arbeitsvermittler gezwungen sehen, kostenlose Vermittlungsdienstleistungen auf der Grundlage des Vermittlungsgutscheins der Bundesagentur für Arbeit anzubieten.

Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Personalberatung?

Der Unterschied zwischen Personalvermittler:innen und Personalberater:innen lässt sich am besten anhand der Suchmethoden zur Personalsuche und der Gruppe der Kandidat:innen erklären. Während sich Personalvermittler:innen auf die bereits erwähnten Methoden der Datenbank- und Anzeigensuche beschränken, nutzen Personalberater auch die wesentlich zeitaufwändigere Methode der Direktansprache, d.h. der aktiven Anwerbung geeigneter Mitarbeitenden bei anderen Unternehmen. Hierdurch unterscheidet sich auch der Kandidatenkreis von Personalvermittlung und Personalberatung.

Die Personalvermittlung rekrutiert Personal zum größten Teil aus der Arbeitslosigkeit oder aus einem Pool von Initiativbewerbungen, die sich beruflich verändern wollen. Personalberater:innen hingegen haben fast ausschließlich Kontakt zu beschäftigten Personen, die sich in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis befinden, aber bei entsprechenden finanziellen oder persönlichen Anreizen bereit sind, zu einem anderen Unternehmen zu wechseln.

Die Grenzen zwischen Personalberatung und Personalvermittlung verschwimmen zudem immer mehr, da die Suche nach geeigneten Kandidat:innen schwieriger wird und alle verfügbaren Ressourcen ausgeschöpft werden müssen, um bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitenden erfolgreich zu sein.

Was macht ein Headhunter?

Ein Headhunter arbeitet mit detaillierten Anforderungsprofilen. Die Aufgabe eines Headhunters ist es, wechselwillige Kandidat:innen mit dem richtigen Profil zu finden und sie durch Direktansprache an das Unternehmen zu vermitteln, das sie eingestellt hat.

Der größte Unterschied zu Personalvermittlern besteht jedoch darin, dass Headhunting-Agenturen auf die Suche nach Führungskräften und Nachwuchskräften mit hohem Potenzial spezialisiert sind und in der Regel über einen kleineren Kandidatenpool verfügen. Aus diesem Grund sind Headhunting-Agenturen oft auf eine bestimmte Branche spezialisiert und verbringen viel Zeit damit, Kontakte zu führenden Unternehmen ihrer Branche aufzubauen und zu pflegen.

Headhunter, die sich auf die Suche nach Kandidat:innen für Spitzenpositionen spezialisiert haben, werden auch Executive Search Consultants genannt.

Was sind die Kosten für den Arbeitgeber?

Die Antwort auf diese Frage fällt je nach Szenario unterschiedlich aus:

Szenario A: Der Arbeitgeber beauftragt eine Personalvermittlungsagentur

Personalvermittler bieten ihre Dienste in der Regel auf der Grundlage einer Erfolgsprovision an. Das bedeutet, dass die Provision erst dann gezahlt wird, wenn der Arbeitsvertrag von der vermittelten Person unterzeichnet wird. Die Höhe der Provision variiert von Anbieter zu Anbieter. In der Regel liegt sie jedoch zwischen einem monatlichen Bruttolohn oder -gehalt und 20 % des Bruttojahreseinkommens.

Szenario B: Der Arbeitgeber beauftragt einen Headhunter

Da die Erfolgschancen aufgrund des kleineren Kandidatenpools geringer sind, arbeiten Headhunter auf Mandatsbasis und stellen einen Teil ihres Honorars (in der Regel 50 %) in Rechnung, wenn sie den Auftrag erhalten, und den Rest, wenn die Vermittlung erfolgreich ist. Auf diese Weise schützen sie sich auch davor, dass Unternehmen mehrere Headhunter gleichzeitig beauftragen und das Honorar nur bei Erfolg zahlen.

Szenario C: Der Arbeitnehmer beauftragt eine:n private:n Arbeitsvermittler:in

In diesem Fall ist die Vermittlung für den Arbeitgeber kostenlos und Arbeitnehmer:innen müssen den oder die Arbeitsvermittler:in in den meisten Fällen auch nicht bezahlen, da die Kosten von der Bundesagentur für Arbeit übernommen werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Arbeitnehmer:innen einen Vermittlungsgutschein erhalten hat. Dafür wird vorausgesetzt, dass der- oder diejenige

1) Anspruch auf ALG I hat
2) vor der Beantragung des VGS bereits mindestens 6 Wochen arbeitslos gewesen ist
3) noch nicht vermittelt worden ist

Arbeitgeber sollten sich also darüber im Klaren sein, dass es sich bei den vermittelbaren Bewerberbenden größtenteils um schwer vermittelbare Arbeitnehmer:innen handeln wird, bevor sie den Kontakt zu privaten Arbeitsvermittler:innen suchen.

Vor- und Nachteile einer Personalvermittlung für den Arbeitgeber

Die Vorteile einer Personalvermittlungsagentur kommen vor allem für kleine bis maximal mittelständische Unternehmen zum Tragen, die keine eigene Personalabteilung haben und Zeit und Ressourcen für eine aufwändige Mitarbeitersuche sparen wollen. Auch Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, könnten von einer Personalvermittlung profitieren (Zeitarbeit), da kein Arbeitsverhältnis zustande kommt und vermittelte Zeitarbeiter:innen nach Abschluss des Projekts automatisch das Unternehmen verlassen.

Auf der anderen Seite birgt eine Personalvermittlung auch einige Nachteile und Risiken. Zum einen geben die Unternehmen ihren Einfluss auf die Auswahl der Kandidat:innen auf und müssen sich darauf verlassen, dass externe Personalvermittler:innen die internen Strukturen und Prozesse verstehen und die Kandidat:innen entsprechend der Unternehmenskultur auswählen. Zum anderen ist „Personalvermittlung“ kein geschützter Begriff. Das bedeutet, dass unternehmensinterne Informationen im Zweifelsfall in die Hände eines unseriösen Arbeitsvermittlers gelangen könnten. Ein weiterer Punkt, der viele Arbeitgeber davon abhalten dürfte, einen Personalvermittler zu beauftragen, sind die Kosten für die Vermittlung. Vor allem für jene Unternehmen, die bereits eine Personalabteilung haben.

Worauf sollte ich achten, wenn ich eine Personalvermittlungsagentur beauftrage?

Grundsätzlich sollte zwischen dir und der Personalvermittlung deiner Wahl die Chemie stimmen. Außerdem solltest du bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeiter:innen darauf achten, dass du eine:n Personalvermittler:in beauftragst, der oder die auf deine Branche spezialisiert ist, denn anders als bei der Personalberatung spielt die Vernetzung bei der Personalbeschaffung eine wichtige Rolle. Dies gilt umso mehr, seit die Entwicklung am Arbeitsmarkt und die demografische Entwicklung in vielen Branchen zu einer Fachkräfteknappheit geführt haben.

Bei der Suche nach Fachkräften mit speziellen Anforderungen, wie CNC-Spezialisten, Schweißer:innen und Elektriker:innen, die spezifische Verfahren beherrschen müssen, ist es ratsam, eine Personalberatung zu beauftragen. Wenn du eine geeignete Personalvermittlung gefunden hast, nimm dir Zeit für das Anforderungsprofil und sprich möglichst detailliert über deine Erwartungen an neue Mitarbeitende. Auf der Grundlage dieser Informationen werden dann die Bedingungen vereinbart und schließlich in einem schriftlichen Vertrag festgehalten.